Inceputul unui an nou este pentru antreprenori un moment de verificari, de analize si de regandire a strategiei pentru perioada urmatoare. Fiindca inceputul anului este de regula marcat si de schimbari in materie fiscala care impacteaza activitatea afacerilor, este bine sa fie regandit si bugetul pe anul in curs in functie de acestea. Iata o lista de verificari si actiuni pe care ar fi bine sa le urmareasca un antreprenor in 2020:
1. Inventarierea
Este important sa se verifice daca s-a efectuat inventarierea la finalul anului 2019, pentru a putea porni cu stocuri corecte (reale), cu solduri verificate si situatii pe furnizori si clienti reconciliate. Inventarierea nu numai ca este utila si necesara pentru a putea reflecta in contabilitate o situatie reala, dar si obligatorie potrivit legii. Exista si amenzi in cazul nerespectarii prevederilor cu privire la inventariere care pot fi cuprinse intre 400 si 5.000 lei. Inventarierea este obligatorie atat inainte de intocmirea situatiilor financiare anuale, cat si inainte de intocmirea situatiilor financiare intermediare.
2. Contabilitatea
Trebuie de asemenea verificat daca contabilitatea firmei este tinuta conform prevederilor legale, de catre persoane care au dreptul sa faca acest lucru fie intern, prin angajati cu studii superioare economice, fie externalizat prin contracte catre firme sau persoane fizice membre CECCAR.
3. Documente si fluxuri
Asigurat-va ca documentele si fluxul prin care circula acestea in firma se realizeaza in cel mai eficient mod. Eficient inseamna:
- emitere usoara a facturilor, chitantelor
- evitarea dublarii anumitor operatiuni
- impartirea corecta a responsabilitatilor privind emiterea documentelor (segregarea responsabilitatilor ajuta inclusiv la reducerea riscului de frauda)
- stabilirea de proceduri interne privind numerotarea, modul de circulatie si arhivare
- respectarea legislatiei privind continutul obligatoriu al documentelor
Pentru toate aceste lucruri recomandam folosirea unui program de facturare online. Veti descoperi ca este de mare ajutor.
4. Salarii
Verificati salariile angajatilor pentru a vedea daca este necesara sau nu majorarea acestora conform noilor salarii minime aplicabile din 2020. Noul salariu minim este 2.230 lei (fara studii superioare) incepand cu 01.01.2020, iar majorarea trebuie inregistrata in REVISAL pana in 31.01.2020. Majorarea salariului minim in 2020 va impacta si bugetul firmei, prin majorarea taxelor pe care le veti avea de platit la stat. Astfel, daca anterior, pentru un salariu brut de 2.080 lei, trebuiau achitate taxe lunare in valoare de 864 lei, iar angajatul beneficia de un salariul lunar net de 1.263 lei, incepand cu 2020, pentru un salariu brut de 2.230 lei se vor plati taxe in valoare de 934 lei, iar angajatul va avea un salariu net de 1.346 lei. Impactul pe fluxul de numerar la nivel de an este o iesire mai mare de numerar de: 12 * (1.346 lei – 1.263 lei) + 12 * (934 lei – 864 lei) = 1.836 lei. Acest impact se multiplica cu numarul de angajati in acesta situatie.
5. Statut fiscal: neplatitor de TVA sau platitor
Daca nu sunteti platitor de TVA, trebuie verificat daca cifra de afaceri nu a depasit la 31.12.2019 plafonul pentru care exista obligatia de a se inregistra ca platitor de TVA (300.000 lei).
6. TVA
Daca sunteti platitor de TVA, trebuie verificate urmatoarele:
- daca aplicati sistemul split TVA, luati in calcul ca acesta va fi eliminat incepand cu 01.02.2020
- verificati daca puteti pastra perioada fiscala pe care ati avut-o in 2019 si in 2020. De exemplu, daca cifra de afaceri in anul 2019 a depasit 100.000 euro si ati avut perioada fiscala trimestrul, in 2020 perioada fiscala devine luna
- cota standard de TVA ramane in continuare 19%, insa au existat discutii la finalul anului precedent de scadere la 16%
7. Politica de dividende pentru anul 2020
Trebuie sa tineti cont de aspectele fiscale valabile in 2020 cu privire la dividende:
- impozitul pe dividende inca ramane la nivelul de 5%
- veti datora CASS ca persoana fizica daca venitul din dividende depaseste 12 salarii minime (respectiv 12*2.230 lei= 26.760 lei). Anterior, in 2019, plafonul era de 24.960 lei. Aceasta va avea drept consecinta si majorarea sumei pe care o veti avea de platit drept CASS : 10**26.760 lei = 2.676 lei
In ce priveste strategia de dividende, aveti posibilitatea de a retrage dividendele anual, dar si trimestrial. Daca ati procedat la repartizarea de dividende trimestriale in 2019 , la inceputul anului 2020 va trebui sa le regularizati. Tot la inceputul anului 2020, mai precis pana pe 27 ianuarie 2020, va trebui achitat impozitul pe dividendele repartizate in 2020 (chiar daca nu au fost platite inca).
8. Gestiunea
Gestiunea este una din activitatile cele mai consumatoare de timp si care ridica multe spete si situatii care trebuie rezolvate. Credem ca exista doua cauze importante: una – ca in gestiune pot opera persoane care nu au neaparat cunostiinte in domeniul economic (sau nu au parte de o instruire adecvata), si a doua – pentru ca entitatea nu utilizeaza aplicatii de gestiune indispensabile unei bune organizari a activitatii.
De aceea, inceputul de an poate fi un prilej sa analizati cu atentie:
- care sunt gestiunile cu care lucrati
- ce tipuri de gestiuni aveti si ce reguli urmeaza fiecare
- trebuie stabilite proceduri clare pentru toate situatiile posibile: retururi, marfa lipsa in gestiune etc.
- trebuie implementate aplicatii usor de utilizat si de incredere
- este indicat sa fie alocate reponsabilitati pentru fiecare gestiune
9. Analiza stocurilor
Daca lucrati cu stocuri, este bine sa faceti cel putin o data pe an o analiza pentru a vedea daca:
- ati pastrat un nivel optim al acestora nici nu le-ati supradimensionat (implicand astfel costuri suplimentare de stocare, depozitare, securitate etc.), dar nici nu ati ramas in situatia de a nu putea onora comenzile din lipsa acestora
- ati avut pierderi datorita uzurii, deteriorarii, expirarii
- aveti in gestiune stocuri vechi, greu vandabile
- exista sezonalitate in afacerea pe care o administrati
10. Alte obligatii legale
Pe langa obligatiile fiscale si contabile pe care firma le are si care de cele mai multe ori sunt gestionate de persoana care se ocupa cu contabilitatea firmei, mai pot exista si altele care vor trebui analizate si respectate, daca este cazul. Acestea pot fi legate de diverse domenii precum: protectia consumatorului, GDPR, deseuri, reciclare, ambalaje, fond de mediu, concurenta etc. Acestea nu sunt in responsabilitatea contabilului, desi de multe ori contabilii se implica in rezolvarea lor prin prisma faptului ca studiaza frecvent legislatia, insa daca nu beneficiati de un consilier juridic care sa va tina la curent cu toate noutatile, va trebui sa va alocati timp pentru aceasta parte de reglementare.
