Inventarierea patrimoniului este una dintre activitatile esentiale care trebuie, in mod obligatoriu, sa fie prezenta in orice entitate, fiind reglementata de Ordinul nr. 2861/2009 pentru aprobarea normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.
In acest sens, exista cateva aspecte importante pe care membrii din conducerea unei societati ar trebui sa le cunoasca, astfel incat acestia sa actioneze conform legii.
Obligativitate:
Entitatile au obligatia sa efectueze inventarierea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii detinute, la inceputul activitatii, cel putin o data in cursul exercitiului financiar pe parcursul functionarii lor, in cazul fuziunii sau incetarii activitatii, precum si in urmatoarele situatii:
? la cererea organelor de control, cu prilejul efectuarii controlului, sau a altor organe prevazute de lege;
? ori de cate ori sunt indicii ca exista lipsuri sau plusuri in gestiune, care nu pot fi stabilite cert decat prin inventariere;
? ori de cate ori intervine o predare-primire de gestiune;
? cu prilejul reorganizarii gestiunilor;
? ca urmare a calamitatilor naturale sau a unor cazuri de forta majora;
? in alte cazuri prevazute de lege.
In general, entitatile opteaza pentru pregatirea lucrarilor de inventariere a patrimoniului la apropierea finalului de an, fiind o perioada potrivita pentru astfel de operatiuni.
Responsabilitate:
Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, si in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii.
Pe de alta parte, persoanele mai sus mentionate aproba proceduri scrise, adaptate specificului activitatii, pe care ulterior le transmit comisiilor de inventariere.
Pentru desfasurarea in bune conditii a operatiunilor de inventariere, in comisiile de inventariere vor fi numite persoane cu pregatire corespunzatoare economica si tehnica, care sa asigure efectuarea corecta si la timp a inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, inclusiv evaluarea lor conform reglementarilor contabile aplicabile.
Inventarierea cu membrii interni sau externi:
Inventarierea si evaluarea elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii se pot efectua atat cu salariati proprii, cat si pe baza de contracte de prestari de servicii incheiate cu persoane juridice sau fizice cu pregatire corespunzatoare.
Aceasta din urma situatie este mai putin utilizata, in practica fiind mai greu de implementat fiindca ar presupune un efort de familiarizare a externilor cu locatiile firmei, produsele si codurile de produse etc.
Exista firme mari care au personal suficient pentru a intocmi comisii individuale si centrale si a numi responsabili pentru fiecare din ele, insa sunt si firme mai mici cu un angajat sau chiar fara.
Astfel, la societatile al caror numar de salariati este mai redus, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana iar la societatile care nu au niciun salariat operatiunea de inventariere se va realiza de catre administrator.
Nu pot participa la inventariere:
Din comisia de inventariere nu pot face parte gestionarii depozitelor supuse inventarierii, contabilii care tin evidenta gestiunii respective si nici auditorii interni sau statutari.
Aspecte organizatorice ce tin de responsabil:
Pentru buna desfasurare a inventarierii, administratorii, ordonatorii de credite sau alte persoane care au obligatia gestionarii entitatii trebuie sa ia masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru comisiei de inventariere, prin:
? organizarea depozitarii bunurilor grupate pe sortimente, tipuri si dimensiuni, codificarea acestora si intocmirea etichetelor de raft;
? tinerea la zi a evidentei tehnico-operative la gestiuni si a celei contabile si efectuarea confruntarii datelor din aceste evidente;
? participarea intregii comisii de inventariere la lucrarile de inventariere;
? asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariaza;
? asigurarea participarii la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, pret etc.) si la evaluarea lor;
? dotarea gestiunii cu aparate si instrumente adecvate si in numar suficient pentru masurare, cantarire, cu cititoare de coduri de bare, cu mijloace de identificare, precum si cu birotica necesara;
? dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate;
? asigurarea protectiei membrilor comisiei de inventariere in conformitate cu normele de protectie a muncii;
? asigurarea securitatii usilor, ferestrelor, portilor etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc.
