Minusul de Inventar: Cauze, Implicatii Fiscale si Masuri de Prevenire
Minusul de inventar reprezinta diferentele negative intre stocurile scriptice si cele fizice, adica intre cantitatile de bunuri inregistrate in evidentele contabile ale unei companii si cantitatile efectiv existente in gestiune. Aceste diferente pot aparea din diverse cauze:
– Furturi sau disparitii fizice necontrolate: Bunurile pot fi sustrase de angajati, colaboratori sau terti, ceea ce duce la diminuarea stocurilor.
– Erori de contabilitate: Inscrierea gresita a cantitatilor, unitatilor de masura sau alte erori administrative. De exemplu, in loc sa se faca o receptie de 1.000 de produse la 10 lei bucata, se poate inregistra o receptie de 1 produs la 10.000 lei bucata. Desi suma totala ramane aceeasi, la inventar se constata o lipsa de 999 de produse.
Un aspect esential pe care firmele ar trebui sa-l ia in considerare, si care poate reduce impactul fiscal al lipsurilor din inventar, este realizarea compensarilor.
Compensarea diferentelor de inventar
Conform Ordinului 2861/09.10.2009, compensarea intre surplusurile si lipsurile constatate la inventar este permisa daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:
– Exista riscul unei confuzii intre sortimentele aceluiasi tip de bunuri, datorita asemanarilor in privinta aspectului exterior, cum ar fi culoarea, designul, modelul, dimensiunile, ambalajul sau alte caracteristici similare;
– Diferentele constatate, fie in plus, fie in minus, corespund aceleasi perioade si aceleasi gestiuni.
Compensarea nu este permisa in situatiile in care se demonstreaza ca lipsurile din inventar sunt cauzate de sustragerea sau degradarea bunurilor din culpa persoanelor responsabile de gestionarea acestora.
Implicatii fiscale ale minusurilor de inventar
Deductibilitatea cheltuielii cu minusul de inventar
Minusurile de inventar au implicatii directe asupra bazei de calcul a impozitului pe profit. Potrivit legislatiei fiscale din Romania, aceste minusuri pot fi considerate deductibile doar in anumite conditii.
Art. 25 alin. (4) lit. c) din Codul fiscal arata ca sunt nedeductibile cheltuielile privind bunurile de natura stocurilor sau a mijloacelor fixe amortizabile constatate lipsa din gestiune ori degradate, neimputabile, precum si TVA aferenta acestora, daca aceasta este datorata potrivit prevederilor titlului VII.
Cu toate acestea, aceste cheltuieli sunt deductibile in urmatoarele situatii:
– Bunurile/mijloacele fixe amortizabile distruse ca urmare a unor calamitate naturale sau a altor cauze de forta majora, in conditiile stabilite prin norme;
– Bunurile/mijloacele fixe amortizabile pentru care au fost incheiate contracte de asigurare;
– Bunurile/mijloacele fixe amortizabile degradate calitativ, daca se face dovada distrugerii;
– Alimentele destinate consumului uman, cu data-limita de consum aproape de expirare, altele decat cele aflate in situatiile/conditiile prevazute la pct. 1 si 2, daca transferul acestora este efectuat conform prevederilor legale privind diminuarea risipei alimentare;
– Subprodusele de origine animala, nedestinate consumului uman, altele decat cele aflate in situatiile/conditiile prevazute la pct. 1 – 3, daca eliminarea acestora este efectuata conform prevederilor legale privind diminuarea risipei alimentare;
– Produsele agroalimentare, devenite improprii consumului uman sau animal, daca directionarea/dirijarea vizeaza transformarea acestora in compost/biogaz sau neutralizarea lor, conform prevederilor legale privind diminuarea risipei alimentare;
– Alte bunuri decat cele aflate in situatiile/conditiile prevazute la pct. 1 – 6, daca termenul de valabilitate/expirare este depasit, conform legii.
Daca lipsurile sunt imputabile – de exemplu, unui salariat – atunci cheltuiala este deductibila.
Ajustarea TVA
Art. 304 alin. (1) lit. c) din Codul fiscal arata ca, in conditiile in care regulile privind livrarea catre sine sau prestarea catre sine nu se aplica, deducerea initiala se ajusteaza in urmatoarele cazuri: persoana impozabila isi pierde sau castiga dreptul de deducere a taxei pentru bunurile mobile nelivrate si serviciile neutilizate.
In norme sunt date ca exemple la acest paragraf bunurile lipsa in gestiune. In cazul bunurilor lipsa din gestiune care sunt imputate, sumele imputate nu sunt considerate contravaloarea unor operatiuni in sfera de aplicare a TVA, indiferent daca pentru acestea este sau nu obligatorie ajustarea taxei.
Ca exceptie, nu se ajusteaza deducerea initiala a taxei in cazul bunurilor distruse, pierdute sau furate, in conditiile in care aceste situatii sunt demonstrate sau confirmate corespunzator de persoana impozabila. In cazul bunurilor furate, persoana impozabila trebuie sa demonstreze furtul bunurilor pe baza actelor doveditoare emise de organele judiciare.
Exemple in care nu se ajusteaza TVA (daca sunt dovedite corespunzator):
– Calamitati naturale
-Cauze de forta majora
– Furt demonstrat
– Leasing financiar in anumite situatii
– Bunurile de natura stocurilor degradate calitativ, care nu mai pot fi valorificate si pentru care se face dovada distrugerii
– Pierderi tehnologice
– Perisabilitati
Ce poti sa faci pentru a minimiza riscul de lipsuri la inventar?
Exemple de bune practici in gestionarea minusurilor de inventar:
Pentru a reduce riscul minusurilor de inventar si a limita implicatiile fiscale nefavorabile, companiile pot lua urmatoarele masuri:
– Automatizarea proceselor de inventariere: Scanere de coduri de bare, software de urmarire si alte solutii automatizate pot reduce erorile de contabilitate si minimiza riscul furturilor.
– Stabilirea unor politici clare de manipulare si depozitare: Crearea unor proceduri stricte pentru manipularea si depozitarea bunurilor poate preveni pierderile.
– Desfasurarea de inventare periodice: Inventarele regulate ajuta la identificarea si corectarea minusurilor de inventar inainte ca acestea sa se acumuleze.
– Documentarea minutioasa a pierderilor: Fiecare pierdere de inventar ar trebui sa fie documentata corespunzator pentru a putea fi justificata in fata autoritatilor fiscale.
– Evaluarea periodica a riscurilor de furt sau frauda: Implementarea unor controale interne pentru a preveni fraudele interne sau externe.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
