Firmele pot obtine rapid condica de prezenta a angajatilor lor cu noua functionalitate din SmartBill Conta care permite:
- Introducerea in aplicatie a programului de lucru al fiecarui salariat (ora sosire, ora plecare si durata pauzei de masa)
- Descarcarea din aplicatie a unei machete excel continand pontajul si condica de prezenta pe o anumita luna, precompletata cu informatiile privind angajatii si prezenta lor, conform datelor existente in aplicatie (numarul de ore lucrate si programul de lucru, concedii medicale, suspendari, incetari)
- Editarea pontajului prin completarea prezentei cu celelalte tipuri de situatii (concedii de odihna, ore suplimentare, absente nemotivate, etc.) care se vor reflecta automat si in condica de prezenta
Introducerea programului de lucru al salariatilor
Pentru fiecare salariat, se pot introduce in aplicatie informatiile privind programul de lucru: ora sosire, ora plecare si pauza de masa (durata in ore si munte). Acestea se gasesc in pagina salariatului, in sectiunea Date contractuale, subsectiunea Tip contract.
Orele de sosire si plecare introduse se vor reflecta in condica de prezenta care se va descarca din aplicatie impreuna cu pontajul salariatilor. Informatiile privind programul de lucru se vor reflecta si in contractele individuale de munca si actele aditionale exportate din aplicatie.
Descarcare pontaj si condica de prezenta din aplicatie (fisier excel)
Din pagina Calcul salarii, se poate descarca pontajul aferent lunii selectate, un fisier excel care contine doua foi de calcul: pontaj si condica de prezenta.
Obiectivul acestui fisier este obtinerea unei machete de pontaj si condica de prezenta, precompletata cu datele existente in aplicatie, la momentul descarcarii (salariatii activi, numarul de ore lucrate si programul de lucru, concedii medicale, suspendari, incetari).
Ce date se exporta in condica de prezenta?
- Informatii privind societatea: Denumire, CIF
- Informarii privind perioada condicii: Luna, Anul, Zile lucratore, Ore lucratoare
- Informatii privind salariatii: Nume, Prenume, CNP, Norma (ore), Tip norma (ore/zi, ore/sapt, ore/luna), Ora sosire, Ora plecare
- Programul angajatilor pe zile:
- concedii medicale: se va completa automat simbolul „CM” pentru fiecare zi lucratoare de concediu medical, conform certificatelor de concedii medicale care exista inregistrate in aplicatie
- suspendari: se va completa automat simbolul „S”- ore suspendare sau „ST” – zile somaj tehnic, dupa caz, pentru fiecare zi lucratoare de suspendare, conform suspendarilor inregistrate in aplicatie, in functie de temeiul legal de suspendare
- zile inactive: se va completa automat simbolul „-” pentru fiecare zi lucratoare in care contractul salariatului a fost inactiv, pentru ca salariatul a fost angajat sau incetat in cursul lunii
- program de lucru in zilele lucrate:
- pentru salariatii cu Tip norma ore/zi, pentru fiecare zi lucratoare in care salariatul nu este in concediu medical, suspendat sau inactiv, se va completa automat programul de lucru zilnic valabil pe luna respectiva, asa cum a fost introdus el in aplicatie, respectiv ora de sosire si ora de plecare
- pentru salariatii cu Tip norma ore/sapt sau ore/luna, nu se va completa automat programul de lucru
Recomandare: Inainte de a descarca pontajul cu condica, recomandam sa fie operate in aplicatie datele care se exporta in fisierul de pontaj (angajarile, incetarile, suspendarile si concediile medicale).
Editare fisier de pontaj si condica de prezenta
Condica de prezenta presupune prezentarea pe zile a programului de lucru. In zilele in care salariatul are ore pontate, in condica se vor evidentia ora de sosire si ora de plecare, iar in restul zilelor se vor reflecta simbolurile din legenda (CO, CM, etc), in corelatie cu pontajul salariatului. Pentru a obtine condica completa si corecta a angajatilor, dupa descarcarea fisierului cu pontaj si condica, se recomanda sa fie urmati urmatorii pasi:
Editarea pontajului
Se completeaza mai intai, in zona de calendar a pontajului, alte tipuri de situatii, daca exista: concedii de odihna, ore suplimentare, absente nemotivate, zile liber platite, etc. Mai multe detalii legate de modul de utilizare si completare a pontajului gasiti aici.
Foaia de calcul condica de prezenta este corelata de foaia de calcul pontaj prin formule, deci modificarile manuale efectuate in pontaj se vor reflecta in mod automat si in condica de prezenta, astfel:
- daca in pontaj apare unul dintre simbolurile din legenda (CO, CM, FP, AN, S, LP, DL, ST, CF, – ), in condica se va reflecta in mod automat acelasi simbol, pe ziua respectiva
- daca nu este completat nimic in ziua respectiva in pontaj, nici in condica nu se va completa nimic
- daca in pontaj este completat un numar de ore (indiferent cat), in condica se va completa programul de lucru standard: Ora sosire – Ora plecare (cele din fisier, care sunt exportate din aplicatie, dar pot fi modificate manual direct in fisier)
Editarea condicii de prezenta
Este necesara editarea manuala a condicii de prezenta doar in cazul in care programul de lucru standard nu reflecta corect realitatea, cum ar fi in urmatoarele situatii:
- numarul de ore pontate depaseste norma de lucru zilnica
- numarul de ore pontate este sub norma de lucru zilnica
- se realizeaza norma de lucru zilnica, dar programul de lucru in acea zi nu este cel standard
- se lucreaza in zile nelucratoare (weekenduri sau sarbatori legale)
- salariatii au tip norma „ore/sapt” sau „ore/luna”
Exemplu: norma de lucru este de 8 ore/zi , programul standard de lucru: 08:00 16:00. Pontajul va fi completat implicit cu 8 ore/zi in zilele lucratoare, iar condica de prezenta cu 08:00 16:00. Intr-o zi salariatul a lucrat 10 ore. Se va modifica manual pontajul pe ziua respectiva si se vor trece 10 ore. Condica de prezenta din ziua respectiva trebuie modificata manual (de ex. cu 08:00 18:00).
Dupa ce a fost descarcat si editat, se va putea importa fisierul excel de pontaj in aplicatie, in pagina Calcul salarii. Condica de prezenta nu are nicio relevanta la importul pontajului. Mai multe detalii legate de importul pontajului gasiti intr-un articol separat:
Testeaza programul nostru de contabilitate online printr-un cont gratuit peSmartBill Contasi afla mai multe despre avantajele ecosistemului SmartBill. Urmareste tutorialele SmartBill Conta pe contul nostru de Youtube.
