Cheltuieli cu autoturismul – implicatii fiscale

In desfasurarea activitatilor de zi cu zi ale unei societati, antreprenorul poate avea nevoie sa inregistreze pe firma un autoturism. Acest lucru are anumite avantaje si implicatii fiscale care difera in functie de tipul autoturismului si structura fiscala a firmei.

Inregistrarea pe firma a unui autoturism poate avea loc sub urmatoarele forme:

• ca aport al asociatilor;
• ca o achizitie;
• ca un contract de leasing financiar;
• ca un contract de leasing operational;
• ca un contract de comodat.

Tipuri de cheltuieli care pot fi inregistrate in legatura cu autoturismul:

• cheltuieli legate de achizitia autoturismului (taxe de intermediere, transport, inmatriculare, etc);
• amortizarea ;
• cheltuieli rezultate din contractul de leasing: dobanzi, comisioane;
• cheltuieli cu impozitul pe mijloace de transport;
• cheltuieli cu asigurarile;
• cheltuieli cu inspectiile tehnice;
• cheltuieli cu rovinieta;
• cheltuieli cu intretinerea si reparatiile;
• cheltuieli cu combustibilul, etc;

Cheltuielile cu autovehiculele rutiere (daca exista documente justificative), fie ca vorbim despre cheltuielile cu intretinerea si punerea in functiune a acestora, fie ca vorbim despre inregistrarea unui contract de leasing sau combustibil, trebuie sa stim faptul ca acestea sunt cheltuieli deductibile limitat la calculul impozitului pe profit dar si a TVA-ului astfel:

• Deductibile integral (100%) – daca autoturismul este folosit integral in scopul derularii activitatii firmei;
• Deductibile partial (50%) – daca autoturismul este folosit partial in scopul derularii activitatii firmei.

Ce inseamna derularea activitatii firmei ?

Utilizarea in scopul activitatii economice a unui vehicul cuprinde:

• deplasari in tara sau in strainatate la clienti/furnizori, pentru prospectarea pietei,
• deplasari la locatii unde se afla puncte de lucru la banca, la vama, la oficiile postale, la autoritatile fiscale,
• utilizarea vehiculului de catre personalul de conducere in exercitarea atributiilor de serviciu, deplasari pentru interventie, service, reparatii, utilizarea vehiculelor de test-drive de catre dealerii auto.

Exemplu de deductibilitate partiala (50%) a TVA-ului pentru bonurile de combustibil:

Sa presupunem ca o societate platitoare de TVA si impozit pe profit doreste sa inregistreze in contabilitate un bon de combustibil (care contine CUI-ul beneficiarului) pentru un autoturism care nu a fost utilizat exclusiv in scopul activitatii economice. Bonul de combustibil prezinta urmatoarele informatii:

• Valoare fara TVA: 150 lei;
• TVA (19%): 28.5 lei
• Total bon: 178.5 lei

Calcul:

• TVA nedeductibil -> 28.5/2= 14.25 lei
• Cheltuiala cu combustibilul (nedeductibila) -> 50%* (150+14.25)= 82.12 lei
• TVA deductibil -> 28.5/2 = 14.25 lei.

In cazul in care un astfel de autoturism este utilizat partial in activitatea firmei, se pune intrebarea : 50% din cheltuiala este considerata avantaj in natura si supusa taxarii asemenea salariilor? Incepand cu 2016, legislatia prevede clar ca aceasta parte a cheltuielii nu este considerata avantaj de natura salariala.

Altfel stau lucrurile in cazul in care autoturismul este declarat ca fiind utilizat 100% in scopul activitatii firmei si el este dat si in folosinta personala a unui angajat. Pentru aceasta parte trebuie ca entitatea sa recunoasca un avantaj de natura salariala pentru respectivul angajat.

Exemplu privind calcularea valorii nedeductibile a cheltuielilor cu intretinerea si reparatiile aferente unui vehicul care nu este utilizat exclusiv in scopul activitatii economice:

• cheltuielile cu intretinerea si reparatiile – BAZA – 2 000 lei ; TVA – 380 lei 
• partea de TVA nedeductibila – 190 lei (19%*1.000 lei)
• baza de calcul al valorii nedeductibile a cheltuielilor cu intretinerea si reparatiile – 2.190 lei (2.000 + 190)
• valoarea nedeductibila a cheltuielilor cu intretinerea si reparatiile – 2.190x 50% = 1.095 lei.

Contractul de comodat privind utilizarea unui autoturism pentru firma

In calitate de persoana fizica, administratorul sau salariatul poate intocmi un contract de comodat (act cu titlu gratuit) cu firma prin care pune la dispozitia firmei un autoturism.

De exemplu, acesta poate fi utilizat la o deplasare in afara localitatii in interes de serviciu si astfel se poate deduce cheltuiala cu combustibilul (in limitele stabilite mai sus).

Amortizarea

Atat autoturismele proprietatea firmei, cat si cele in leasing financiar se amortizeaza de catre companie. La celelalte forme: leasing operational, comodat – amortizarea o face proprietarul.

• Durata de viata pentru autoturisme, de obicei este intre 4 si 6 ani, iar pentru autoturismele utilizate in regim de taxi este intre 3 si 5 ani.
• Mijloacele de transport pot fi amortizate si in functie de numarul de kilometri sau numarul de ore de functionare prevazut in cartile tehnice.
• Pentru mijloacele de transport de persoane care au cel mult 9 scaune de pasageri, incluzand si scaunul soferului, din categoria M1, cheltuielile cu amortizarea sunt deductibile, pentru fiecare, in limita a 1.500 lei/luna (cu exceptia vehiculelor utilizate exclusiv pentru servicii de urgenta, servicii de paza si protectie si servicii de curierat; vehiculelor utilizate de agentii de vanzari si de achizitii, precum si pentru test drive si pentru demonstratii; vehiculelor utilizate pentru transportul de persoane cu plata, inclusiv pentru serviciile de taximetrie; vehiculelor utilizate pentru prestarea de servicii cu plata, inclusiv pentru inchiriere catre alte persoane, transmiterea dreptului de folosinta, in cadrul contractelor de leasing operational sau pentru instruire de catre scolile de soferi).

Asadar, atentie la masinile scumpe!

Impozitele si taxele locale

In cazul in care autoturismul este in proprietatea firmei, inclusiv leasing financiar, entitatea datoreaza impozit local.

Pentru autovehiculele actionate electric nu se datoreaza impozit local, iar in cazul mijloacelor de transport hibride, impozitul se reduce cu minimum 50%, conform hotararii consiliului local.

Impozitul pe mijlocul de transport se plateste anual, in doua rate egale, pana la datele de 31 martie si 30 septembrie inclusiv.

Documente justificative in vederea decontarii cheltuielilor cu autoturismele:

Cheltuielile privind autoturismele se vor inregistra in contabilitate in baza urmatoarelor documente justificative:

• facturi;
• decont de cheltuieli;
• bonuri de combustibil;
• foaie de parcurs care sa contina cel putin urmatoarele informatii: categoria de vehicul folosit; scopul si locul deplasarii; kilometri parcursi; consumul autovehiculului pe kilometru parcurs.

Atunci cand bonul de combustibil depaseste valoarea de 100 euro inclusiv TVA, pentru a putea deduce TVA (partial sau integral), va trebui sa solicitati factura.

Model de calcul a cheltuielilor cu autoturismul utilizat sub forma mixta:

Sa presupunem ca o societate a achizitionat un autoturism pe firma, cu scopul de a-l utiliza atat pentru desfasurarea activitatii societatii cat si pentru activitatile personale. Costul de achizitie al autoturismului este de 95.000 lei cu o durata utila de viata de 5 ani, iar data achizitiei a fost 15.12.2016.

La sfarsitul anului 2017, societatea a inregistrat urmatoarele cheltuieli privind autoturismul achizitionat pe firma:

• cheltuieli cu combustibilul -> BAZA – 10.000 lei ; TVA – 1.900 lei;
• cheltuieli cu asigurarile -> 4.000 lei;
• cheltuieli cu amortizarile -> 19.000 lei;
• cheltuieli cu impozitul pe autoturism -> 100 lei;
• cheltuieli cu inspectiile tehnice -> 120 lei;
• cheltuieli cu rovinieta -> 250 lei;
• cheltuieli cu intretinerea si reparatiile -> BAZA – 1.500 lei ; TVA – 285 lei.

Cat este deductibil si cat este nedeductibil din valoarea cheltuielilor de mai sus?

Potrivit art. 28 alin. 13 din Codul Fiscal, amortizarea este deductibila dar numai pana la valoarea de 1500 lei pe luna.

Nota: Cheltuielile de functionare, intretinere si reparatii, aferente autoturismelor folosite de persoanele cu functii de conducere si de administrare ale persoanei juridice, sunt deductibile limitat la un singur autoturism aferent fiecarei persoane cu astfel de atributii.