Codurile de bare- un ajutor in gestiune

Codurile de bare se utilizeaza acum aproape peste tot in comertul cu bunuri dar si in alte domenii, cum ar fi in industrie, sanatate. Chiar si ANAF apeleaza la coduri de bare pentru acceptarea unor declaratii.

Daca ar fi sa il definim, un cod de bare este o reprezentare de date codificata formata dintr-un sir de bare de diverse grosimi (de regula negre) pe un fundal deschis la culoare (de regula alb), care se citeste optic cu ajutorul unui scanner numit cititor de cod de bare. Cititoarele actuale recunosc mai multe formate.

Imediat sub codurile de bare exista un set de caractere (de cele mai multe ori cifre) care contin si ele informatia din codurile de bare insa se folosesc ca si back-up atunci cand din diverse motive nu functioneaza citirea codurilor de bare. 

Codurile de bare se genereaza cu ajutorul unui generator de coduri de bare. Acestea sunt niste aplicatii care se pot accesa inclusiv online, unele fiind gratuite. Chiar si excelul poate genera coduri de bare, asa cum se va vedea mai jos.

Codurile de bare pot fi numerice (cu un numar diferit de caractere),  alfa-numerice, etc. Printre cele mai cunoscute sunt EAN8, EAN13, Code128, Datamatrix.

Cum alegi codul de bare pe care sa-l utilizezi?

Alegerea codului de bare se face in functie de activitatea pe care o desfasori:

• daca esti gestionarul unui stoc simplu de produse, si doresti sa urmaresti mai usor intrarile si iesirile, poti sa folosesti  aproape orice tip – insa recomandabil cele mai simple ;
• daca informatia pe care doresti sa o codifici este mai vasta, poti utiliza PDF417;
• pentru informatii mai simple se poate utiliza cu succes DataMatrix.

Care sunt beneficiile unui sistem cu cod de bare?

Daca produsele care intra si ies din gestiune sunt purtatoare de coduri de bare vei avea urmatoarele beneficii:

• identificarea cu exactitate a  tututor produselor – fie ca sunt materii prime, produse finite, ambalaje sau alte tipuri, prin simpla citire cu un cititor de cod de bare;
• cresterea rapiditatii cu care facturezi : in loc sa introduci manual pe factura sau pe bon elementele de identificare a produsului poti sa citesti in cateva secunde informatia cu un cititor, informatie care va aparea pe documentele de vanzare imediat.
• efectuarea inventarierii stocurilor, mijloacelor fixe, obiectelor de inventar si altor bunuri in timp record; echipa de inventariere se poate deplasa cu un cititor de cod de bare pe teren de unde culege informatia pe care apoi o prelucreaza si o compara cu situatia din contabilitate. Aceasta facilitate este disponibila si in Smart Bill si ajuta mult la fluidizarea procesului de inventariere.
• urmarirea marfurilor pe circuit (pe perioada transportului);
• reducerea erorilor de operare precum si a costurilor aferente acestora.

Tips and tricks

• Poti sa utilizezi codurile de bare drept numere de inventar pentru mijloace fixe si astfel nu trebuie sa mai tii si alta evidenta cu alta numerotare.
• Cum poti sa generezi un cod de bare in Excel?

Sunt mai multe metode de a codifica informatia sub forma de coduri de bare, insa pentru ca un cititor de coduri de bare sa citeasca codurile generate trebuie respectate anumite reguli de compunere a textului care este codificat.

Iata un exemplu simplu pentru Code 39.

Pasii sunt:

• Mai intai trebuie sa descarci fonturile pentru coduri de bare (Code 39) si sa le instalezi 
• Apoi trebuie sa deschizi un Excel Worksheet.
• Completeaza campurile dorite incadrate intre caracterul” *” , de exemplu 1234 va trebui scris  *1234*;
• Selecteaza codul de bare si apoi alege fontul descarcat;
• Iata rezultatul:

• Poti sa creezi coduri de bare proprii sau poti sa le utilizezi pe cele ale furnizorilor tai;

In Smart Bill codurile de bare se pot folosi in momentul de fata si pentru emiterea de bonuri fiscale, urmand ca pe viitor sa fie extinse si pentru alte ferestre.