Indiferent de domeniul in care activeaza o entitate, aceasta poate inregistra ocazional cheltuieli privind deplasarea personalului. Deplasarile pot fi interne sau externe.
In calitate de antreprenor, poti avea angajati care pleaca in deplasare si care antreneaza cheltuieli sau poti pleca chiar tu: fie in calitate de salariat in propria firma, fie in calitate de administrator.
Se pune frecvent intrebarea: ce cheltuieli putem deconta in cazul deplasarilor?
Cel mai important lucru este ca decontarea cheltuielilor sa urmeze unui scop de business, fiindca de multe ori suntem tentati sa decontam inclusiv cheltuielile cu cazarea din perioada concediului, ceea ce nu este o practica corecta.
Salariatii/administratorii care se deplaseaza in interes de serviciu au dreptul la plata cheltuielilor cu transportul si cazarea, avand totodata dreptul la o indemnizatie de delegare (diurna), conform Codului Muncii.
Cheltuielile care se pot deconta pentru deplasarea angajatilor sunt in general:
- transportul si cazarea;
- masa servita;
- indemnizatia de deplasare (diurna);
- cheltuielile cu autoturismul – daca deplasarea se realizeaza cu autoturismul angajatului/firmei.
Conditii de decontare a cheltuielilor cu transportul
Cheltuielile cu transportul se deconteaza prin documente justificative. Pentru a fi eligibila spre decontare, deplasarea trebuie sa se faca, conform legii, cu mijloace de transport: auto, avion, tren etc. Documentele justificative care trebuie pastrate sunt factura, chitanta, extrasul de cont.
Daca deplasarea se face cu autoturismul exista doua situatii:
- autoturismul este proprietatea salariatului: trebuie adus un contract de comodat iar in ceea ce priveste decontarea trebuie pastrate bonurile de combustibil/taxe rutiere/alte cheltuieli cu autoturismul si data de pe acestea trebuie sa coincida cu perioada in care a avut loc deplasarea.
In cazul particular al personalului institutiilor publice care utilizeaza propriul autoturism pentru deplasarea in scopul societatii, exista o limitare a sumei care se va deconta respectiv contravaloarea a 7,5 litri carburant la 100 km parcursi pe distanta cea mai scurta.
- autoturismul este proprietatea societatii: deductibilitatea este de 50% daca autoturismul este folosit partial in scopul derularii activitatii si 100% daca autoturismul este utilizat integral in scopul derularii activitatii firmei. Pentru decontare este nevoie de pastrarea documentelor justificative (bonuri, facturi etc).
Atentie! In cazul autoturismelor utilizate exclusiv in scopul derularii activitatii firmei, pentru acordarea deductibilitatii integrale la calculul rezultatului fiscal a cheltuielilor cu autoturismul, este nevoie de intocmirea foii de parcurs care trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele informatii:
- categoria de vehicul utilizat;
- scopul si locul deplasarii;
- kilometrii parcursi;
- norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs.
In cazul in care nu se poate demonstra ca autoturismele sunt utilizate exclusiv pentru desfasurarea activitatii firmei atat cheltuielile antrenate cat si TVA sunt deductibile doar in proportie de 50% iar foaia de parcurs nu mai este obligatorie.
In delegatie se pot deconta si cheltuielile de transport efectuate in localitatea de destinatie folosind bon de taxi, bilete de autobuz sau alte documente.
Conditii de decontare a cazarii si a mesei servite
In ceea ce priveste deductibilitatea cheltuielilor cu cazarea, este bine de stiut ca:
- localitatea in care angajatul este trimis in deplasare trebuie sa fie situata la o distanta mai mare de 5 km de localitatea in care acesta isi are locul permanent de munca;
- pentru firmele private nu exista restrictii legislative sau limitari externe cu privire la tipul cazarii; acestea pot fi stabilite intern prin decizii ale conducerii, de exemplu;
- pentru institutiile publice exista anumite limitari cu privire la numarul de stele ale structurii turistice (2 sau 3 stele, in anumite conditii).
Pentru decontarea cazarii si a mesei este nevoie de documente justificative (facturi, bonuri, chitanta, extras de cont) care sa ateste cheltuielile efectuate.
In cazul in care in cursul delegatiei se organizeaza mese cu partenerii de afaceri, cheltuiala cu masa servita este deductibila in limita cheltuielilor de protocol, stabilita prin Codul fiscal.
Ca regula generala, diurna este destinata acoperirii cheltuielilor de masa si a altor cheltuieli cu exceptia cazarii si transportului. Salariatii care au masa asigurata (inclusa in serviciile de cazare) pot beneficia si de diurna insa apare o impozitare suplimentara.
In cazul in care se acorda si diurna si masa servita se va determina suma cumulata, iar ceea ce depaseste plafonul deductibil se supune impozitului si contributiilor sociale.
Este important modul de facturare: daca se factureaza separat masa servita, atunci aceasta este asimilata indemnizatiei de deplasare. Daca este inclusa in valoarea cazarii, atunci se considera cheltuiala de cazare si nu se asimileaza diurnei.
Potrivit O 60/2015 care modifica Hotararea Guvernului nr. 1.860/2006 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, privind cuantumul sumei ce reprezinta compensarea cheltuielilor de cazare ale personalului aflat in delegare si care nu se cazeaza in structuri de cazare potrivit legii este de 45 de lei.
Conditii de decontare a diurnei
Diurna este o suma de bani acordata salariatilor, care vor efectua deplasari interne (in interiorul tarii) sau externe (in strainatate). Aceasta se acorda pe zi calendaristica iar cuantumul acesteia este stabilit de lege.
Valoarea diurnei acordate se stabileste de catre fiecare entitate. Exista un nivel pana la care diurna este considerata cheltuiala deductibila – acesta este de 2.5 ori nivelul diurnei stabilite pentru salariatii institutiilor publice iar in strainatate de 2,5 ori nivelul legal stabilit pentru diurna prin hotarare a Guvernului pentru personalul roman trimis in strainatate pentru indeplinirea unor misiuni cu caracter temporar.
Suma deductibila pe zi, pentru deplasari in tara, este de 42.5 lei.
Nivelul diurnei externe ce poate fi acordat personalului trimis in stainatate pentru realizarea unor misiuni temporare este prevazut pentru fiecare tara in parte in anexa din HG 518/1995. In majoritatea tarilor spatiului UE nivelul diurnei este de 35 euro, ceea ce multiplicat cu 2.5 ajunge la suma de 87.5 euro/zi, pentru societatile private.
Important !
- Diurna interna se acorda in cazul delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in cadrul localitatii, in interes de serviciu, pentru o distanta mai mare de 5 kilometri fata de localitatea unde isi are locul permanent de munca.
- Nivelul diurnei se poate stabili si la un alt nivel de catre societate. Diurna este deductibila in limita prevazuta mai sus, tot ceea ce depaseste aceasta valoare va fi tratata ca si un venit de natura salariala si supusa contributiilor sociale (atat la angajat cat si la angajator) si impozitului pe venit.
- Plafonul zilnic neimpozabil se acorda numai daca durata deplasarii este mai mare de 12 ore, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi de deplasare in interesul desfasurarii activitatii.
- Din 2016 si administratorii pot beneficia de diurna.
La sfarsitul deplasarii salariatului, tuturor acestor documente justificative li se anexeaza:
- Ordinul de deplasare, care se intocmeste in formatul prevazut de Ordinul nr. 2634/2015.
Acesta este documentul care serveste ca dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea pe teritoriul tarii, document pentru decontarea cheltuielilor efectuate, document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans.
Ordinul de deplasare (delegatie) se intocmeste pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar.
Stampila nu mai este obligatorie pe ordinul de deplasare inca din 2016. Pe formatul noului document nu mai este prevazut loc pentru stampila, asa cum era prevazut pe vechiul format al documentului aprobat prin O 3512/2008 si valabil pana la 31.12.2015.
De asemenea, modul in care circula intern si numarul de exemplare nu mai sunt stabilite prin lege. Acestea vor trebui stabilite de fiecare entitate prin proceduri proprii.
Ordinul de deplasare se completeaza de catre persoana care pleaca in delegatie.
- Dispozitia de plata/incasare
In cazul in care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul primit, pentru diferenta de primit de catre titularul de avans se intocmeste Dispozitie de plata catre casierie.
In cazul in care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit, diferenta de restituit de catre titularul de avans se depune la casierie pe baza de Dispozitie de incasare catre casierie.
Restituirile sau diferentele de achitat nu este obligatoriu sa fie efectuate prin casierie. Acesta se pot deconta si prin banca.
Dispozitiile de plata/incasare se completeaza de catre casier sau contabil.
buna ziua
eu ca PFA daca lucrez cu persoane fizice si merg in deplasare….cum fac cu ordinul de deplasare…persoanele fizice nu au stamplila, atunci se poate trece altceva pe ordinul de deplasare?
multumesc
Buna ziua,
Raspunsul este:
O 2634/2015 care reglementeaza documentele financiar-contabile nu mai prevede obligativitatea stampilarii ordinului de deplasare.
Asadar, stampila nu este obligatorie pe acest document.
Elementele obligatorii sunt:
– denumirea documentului;
– denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul;
– numarul documentului si data intocmirii acestuia;
– mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
– continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
– datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
– numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare;
In cuprinsul oricarui document emis de catre o entitate trebuie sa se mentioneze si elementele prevazute de legislatia in domeniu, respectiv forma juridica, codul de identificare fiscala si capitalul social, dup? caz.
Mai jos este structura actuala a documentului:
//blogsmartbill.b-cdn.net/wp-content/uploads/2018/08/image.png
Speram ca raspunsul nostru va este de folos.
O zi frumoasa!
multumesc de raspuns,
sa inteleg ca atunci pot trece doar numele persoanei fizice si gata? sau trebuie si un CNP?
multumesc
Buna ziua,
CNP-ul nu este un element obligatoriu, prin urmare va fi suficient sa indicati numele si prenumele.
Zi frumoasa!
Buna ziua,
De unde se poate descarca template-ul pentru ordin de deplasare?
Multumesc
Buna seara Andrei,
Exista tipizate pe care le puteti achizitiona din magazine de papetarie sau puteti gasi modele valabile pe internet.
Seara frumoasa!
Buna ziua,
Tot vorbiti de salariati in sus, angajati in jos …dar cum se procedeaza la microintreprinderile care NU au angajati?
Poate administratorul sa isi deconteze astfel de cheltuieli !?!?
Multumesc
Buna ziua,
Multumim pentru atentia cu care ne urmariti si intrebarea adresata.
Asa cum este mentionat si in articol, in calitate de antreprenor, poti avea angajati care pleaca in deplasare si care antreneaza cheltuieli sau poti pleca chiar tu: fie in calitate de salariat in propria firma, fie in calitate de administrator. Acest lucru inseamna ca diversele cheltuieli cu deplasarile interne sau externe se aplica atat in cazul angajatilor, cat si al administratorilor. Inclusiv diurna care din 2016 se poate acorda si administratorilor.
Asadar, pe scurt si administratorii (chiar daca nu sunt anajati in firma) isi pot deconta aceste cheltuieli de deplasare in interesul firmei.
O zi frumoasa!
Buna ziua,
Am avut un control de la ANAF si mi-au scos toate cheltuielile cu diurna din ultimii 5 ani. Mi-au argumentat cu faptul ca, daca sunt PFA, nu am dreptul la diurna, doar daca sunt angajat la propriul PFA. Am achitat impozit retroactiv, inclusiv penalitati. Activitatea mea de consultanta, presupune deplasari in strainatate de minim 7 zile/luna, deci va puteti imagina cat am avut de achitat, pentru 5 ani.
Buna ziua Aurel,
Ne pare rau sa aflam de aceasta situatie.
Conform legii, insa, pot primi diurna doar urmatoarele categorii de persoane: angajatii din cadrul firmei, administratorii (mentionati in actul constitutiv sau in contractul de administrare/mandat), directorii care activeaza in baza unui contract de mandat sau managerii, in baza contractului de management.
Speram ca aceste informatii sa va fie utile.
Zi frumoasa!
Buna ziua,
Sunt putin confuza. Spuneti ca daca am profesie liberala si lucrez in cadrul propriului cabinet, nefiind angajata, nefiind numita director sau administrator, nu pot sa decontez cheltuieli legate de deplasari?!
Buna ziua Anda,
Articolul este scris din perspectiva SRL-urilor, deci tot ce este scris se aplica acestora.
Zi frumoasa!
Buna ziua, sunt cheltuieli de deplasare efectuate in scopul obtinerii de venituri. Nu inteleg de ce vi le-au scos!Trebuie sa gasiti echivalentul in romana, nu am timp sa caut, If, either alone or in partnership, an individual carries on a trade wholly outside the UK (a foreign trade), a deduction is allowable in calculating the profits of the trade for certain expenditure on travel, board and lodging incurred in connection with that trade and which would not otherwise be allowable solely due to its failing to meet the ?wholly and exclusively? test at BIM37000 onwards.
Se pot deconta si deplasarile in interiorul localitatii de domiciliu al angajatului?
Unde gasesc detalii in legislatie?
Buna ziua,
Multumim pentru atentia cu care ne urmariti si intrebarea adresata.
Da, se pot deconta, in conditiile in care va referiti la cheltuieli ce presupun deplasarea de la domiciliul angajatului la locul de munca. Conform Normelor metodologice la Codul Fiscal, Cap III, alin 7:
(7) Nu sunt considerate avantaje:
a) contravaloarea abonamentelor pe mijloacele de transport in comun pentru angajatii a caror activitate presupune deplasarea frecventa in interiorul localitatii.
O zi frumoasa!
Bun?,
?n cazul. ?n care am. F?cut o rezervare pe o platforma online pentru cazare iar plata am f?cut o online, societatea mi a emis factura iar pentru decontarea caz?rii ata?ez OP ca justificare a pl??ii se va lua ?n considerare?
M ar ajuta ?i un articol de lege care atesta asta.
Buna ziua,
Multumim pentru atentia cu care ne urmariti si intrebarea adresata.
Desigur, se va lua in considerare plata efectuata cu OP, prin banca. Nu exista nici un motiv pentru care sa se refuze decontarea unei cheltuieli pe acest criteriu. Va trebui sa aveti totusi decontul de deplasare.
Puteti utiliza punctul 68 alin 7 din normele la Codul fiscal care prevede ca:
<<(7) Facturile emise pe numele salaria?ilor unei persoane impozabile, afla?i ?n deplasare ?n interesul serviciului, pentru transport sau cazarea ?n hoteluri ori ?n alte unit??i similare, permit deducerea taxei pe valoarea ad?ugat? de c?tre persoana impozabil? dac? sunt ?nso?ite de decontul de deplasare.>>
Aliniatul se refera la deducerea TVA insa se aplica si pentru cheltuiala in sine. In paragraf nu se mentioneaza metoda de decontare a facturii ca un criteriu de justificare, prin urmare se accepta atat numerar cat si plata prin banca.
O zi frumoasa!
” Restituirile sau diferentele de achitat nu este obligatoriu sa fie efectuate prin casierie. Acesta se pot deconta si prin banca.”
Buna ziua. Imi puteti indica, va rog, un document oficial de unde sa reiasa acest lucru? Multumesc frumos! Mona
Buna ziua,
Multumim pentru intrebarea adresata,
Avansurile acordate angajatilor pentru decontarea cheltuielilor cu deplasarile se pot face atat in numerar cat si prin virament bancar, astfel ca si restituirile sau diferentele de achitat se pot face atat in numerar cat si prin virament bancar, cu conditia sa existe documente justificative (in numerar – dispozitie de plata/incasare; prin banca – extrasul de cont/OP-ul).
Acest lucru rezulta din Ordinul nr. 1802/2014:
„Sumele acordate personalului prin sistemul de carduri, cu titlu de avansuri spre decontare in vederea platii unor achizitii sau prestari de servicii, se evidentiaz? in contul 542 „Avansuri de trezorerie”/analitic distinct”
si
„Sumele ?n numerar, puse la dispozi?ia personalului sau a tertilor, in vederea efectuarii unor plati in favoarea entitatii, se inregistreaza distinct ?n contabilitate (contul 542 „Avansuri de trezorerie”, respectiv contul 461 „Debitori diversi”, in cazul ter?ilor).”
Speram ca raspunsul nostru va este de folos.
O zi frumoasa!
Multumesc pentru raspuns. Nu imi dau seama exact ce inseama „prin sistemul de carduri”. Nu este vorba de carduri ale companiei. Pur si simplu sa ii dai anagajtului 200 lei prin transfer bancar pe contul lui personal in loc sa ii dai 200 lei cash.
Din folosirea contului 542 mi-e evident ca banii ies din firma, deci e vorba de carduri personale, nu ale firmei. Dar exprimarea „prin sistemul de carduri” ma face sa ma gandesc la altceva, nu la un transfer bancar catre contul personal al angajatului.
Buna ziua,
Din punctul nostru de vedere prin sintagma „sistemul de carduri” se intelege virament bancar din contul firmei in contul angajatului.
Speram ca raspunsul nostru va este de folos.
O zi frumoasa!
Multumesc! Da, este foarte logic. Eu doar incercam sa lamuresc situatia asta cu contabila. Inca o data, multumesc!
Buna ziua,
As dori sa stiu daca se mai poate inregistra in contabilitatea anului 2018 ca si cheltuiala deductibila, cheltuielile cu diurna (exista ordin de deplasare datat DEC 2018) chiar daca nu s-a facut nici un avans cu OP sau cu dispozitie de plata in dec 2018 pentru aceste cheltuieli. Se mai poate face OP sau dispozitie de plata in ian 2019 pentru plata acestor cheltuieli, dar sa fie inregistrata in bilantul anului 2018?
Multumesc, Bianca
Buna Bianca,
Atata timp cat nu ati inchis anul 2018, puteti sa inregistrati pe luna decembrie cheltuiala cu diurna, care va fi deductibila pe perioada cat se acorda conform legii. Plata efectiva o puteti face in ianuarie 2019.
Sper ca raspunsul nostru sa va fie de folos.
Zi frumoasa!
Buna ziua. Avand in vedere reglementarile din HG 714/2018 (art1(2)b) si art 1(4) din anexa), decontarea cheltuielilor de cazare se face pe baza de factura emisa de unitatea de cazare sau nu?
Buna ziua Monica,
La art. 1 alin. (2) libera b) este vorba despre – alocatia de cazare, in cuantum 230 lei/zi, in limita careia trebuie sa isi acopere cheltuielile de cazare iar la art. 1 alin. (4) este vorba despre indemnizatia de delegare (diurna) – indemnizatia de delegare sau alocatia zilnica de delegare, dupa caz, se acorda fara prezentarea de documente justificative, cu exceptia situatiei prevazute la alin. (3).
Decontarea cheltuielilor de cazare trebuie sa se faca in baza documentelor justificative (facturi, bonuri, chitanta, extras de cont) care sa ateste aceste cheltuieli.
Pe de alta parte, pentru acordarea indemnizatiei de delegare (diurna) nu trebuie prezentate documente justificative: fiecare angajat este liber sa utilizeze banii asa cum doreste, desi scopul acesteia este de a acoperi necesarul de hrana si pentru transport.
Sper ca aceste informatii sa va fie utile.
Zi frumoasa!
Buna ziua,
Anexa: Art. 1, Alineatul 4: (4) Indemniza?ia de delegare sau aloca?ia zilnic? de delegare, dup? caz, se acord? f?r?
prezentarea de documente justificative, cu excep?ia situa?iei prev?zute la alin. (3).
(2) Persoana delegat? ?ntr-o localitate situat? la o distan?? mai mare de 50 km de localitatea ?n
care ??i are locul permanent de munc? ?i care nu se poate ?napoia la sf?r?itul zilei de lucru
beneficiaz? de o aloca?ie zilnic? de delegare compus? din:
a) o indemniza?ie de delegare, ?n cuantum de 20 lei/zi, indiferent de func?ia pe care o
?ndepline?te ?i de autoritatea sau institu?ia public? ?n care ??i desf??oar? activitatea;
b) o aloca?ie de cazare, ?n cuantum 230 lei/zi, ?n limita c?reia trebuie s? ??i acopere cheltuielile de
cazare.
Alocatia zilnica de delagare este compusa atat din indemnizatia de delegare, cat si din alocatia de cazare, fiecare cu limitarile aferente.
In acest caz, cel mai corect inteleg ca nu este nevoie de documente justificative pentru cazare, atat timp cat se plateste impreuna cu indemnizatia de delegare.
Multumesc!
Buna ziua Elena,
Anexa la care faceti referire este din HG 714 din 13 septembrie 2018 privind drepturile si obligatiile personalului autoritatilor si institutiilor publice pe perioada delegarii si detasarii in alta localitate, precum si in cazul deplasarii in interesul serviciului.
La fel intelegem si noi: indemnizatia de delegare sau alocatia zilnica de delegare, dupa caz, se acorda fara prezentarea de documente justificative. Iar alocatia zilnica de delegare se compune din indemnizatia de delegare si din alocatia de cazare.
Zi frumoasa!
Buna ziua,
As dori sa stiu care este limita cheltuielilor de cazare pentru deplasari externe ale administratorului ,si daca este nevoie de documente justificative ,facturi,pentru a se deconta acesta cheltuiala .
Multumesc
Buna ziua Mioara,
La entitatile private nu exista o limita (un plafon) al cheltuielilor de cazare prevazut prin lege. Limitarile sunt de regula stabilite prin procedurile interne ale companiei.
Insa trebuie respectata regula ca aceste cheltuieli sa fie desfasurate in scopul activitatii firmei. Se intocmeste decontul de deplasare si se ataseaza factura/bonuri/chitante.
Speram ca aceste informatii sa va fie de folos.
Zi frumoasa!
Buna ziua,
in situatia in care un salariat este detasat in strainate pentru o perioada de 6 luni, i se poate acorda diurna? Daca da, niveul maxim al diurnei neimpozabil ar fi 87.5 euro/ zi (Italia).
Multumesc anticipat!
Buna ziua Mihaela,
Pentru a clarifica toate conditiile in care se efectueaza detasarea transnationala, va recomandam sa cititi Legea 16/2017.
Se poate acorda diurna pentru detasarea externa.
Art. 46 alin. (4) Codul muncii arata ca: ?Salariatul detasat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de detasare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil.?
Plafonul stabilit de lege pentru Italia este de 2,5* 35 eur/zi = 87.5 eur/zi.
Speram ca aceste informatii sa va fie utile.
Zi frumoasa!
BUNA ZIUA! VA ROG SA IMI SPUNETI IN SITUATIA IN CARE AM UN SALARIAT DE ORIGINE FILIPINEZA, CUM POT SA II ACORD CAZARE SI MASA SI DACA SE POATE SA IMI SPUNETI BAZA LEGALA DACA ACEST LUCRU ESTE POSIBIL. MULTUMESC!
Buna ziua Amalia,
In general, orice avantaje care se acorda angajatilor pe langa salariu se asimileaza veniturilor din salarii si se taxeaza ca atare. Exista si cateva exceptii, cum ar fi:
– locuinta de serviciu care se acorda in anumite conditii (va recomandam in acest sens sa studiati art. 76 alin (4) lit d) din Codul fiscal: („d) contravaloarea folosintei locuintei de serviciu sau a locuintei din incinta unitatii ori caminului militar de garnizoana si de unitate, potrivit repartitiei de serviciu, numirii conform legii sau specificitatii activitatii prin cadrul normativ specific domeniului de activitate, compensatia lunara pentru chirie pentru personalul din sectorul de aparare nationala, ordine publica si siguranta nationala, precum si compensarea diferentei de chirie, suportata de persoana fizica, conform legilor speciale. In aplicarea prevederilor art. 76 alin. (4) lit. d) prin locuinte acordate ca urmare a specificitatii activitatii se intelege acele locuinte asigurate angajatilor cand activitatea se desfasoara in locuri izolate, precum statiile meteo, statiile pentru controlul miscarilor seismice, sau in conditiile in care este solicitata prezenta permanenta pentru supravegherea unor instalatii, utilaje si altele asemenea.”) sau
– masa, care nu constituite avantaj in natura daca hrana este acordata in cazul in care potrivit legislatiei in materie este interzisa introducerea alimentelor ?n incinta unitatii sau daca vorbim de drepturi de hrana pentru sportivi, militari.
Daca nu va incadrati la aceste exceptii, hrana si cazarea vor trebui impozitate ca venituri din salarii.
Speram ca aceste informatii sa va fie utile.
Zi frumoasa!
Buna ziua. Vreau sa va rog sa-mi spuneti cum pot obtine plata cheltuielilor cu transportul pe autobuz de la locul de domiciliu la autogara de unde luam microbuzul, pe 2018. Mi s-a decontat doar transportul de la autogara cu microbuzul pana in orasul unde lucrez, la 85 km de orasul meu de domiciliu. Nu mi s-a decontat transportul in interiorul orasului meu de domiciliu, in nici o luna din 2018 si nici pe 2019. Firma are cheltuieli mari cu salariile, deci nu se pune problema ca nu ar avea de unde sa plateasca. Sunt in perioada de preaviz, caci mi-am dat demisia.
Buna ziua Iolanda,
Trebuie sa vedeti ce este prevazut in contractul individual de munca/contractul colectiv de munca sau in regulamentul intern al societatii in ceea ce priveste decontarea transportului pana la locul de munca.
Exista posibilitatea ca in aceste documente sa nu fie inclusa si decontarea transportului in localitatea de domiciliu.
Angajatorul nu este obligat sa va deconteze cheltuielile cu transportul in interiorul localitatii de domiciliu ? este o facilitate pe care o poate acorda si care nu este impozabila (nu este considerat avantaj in natura). Ramane la latitudinea angajatorului daca doreste sau nu sa suporte aceste cheltuieli cu abonamentele pe mijloacele de transport in comun pentru localitatea de domiciliu a angajatilor.
Potrivit art. 76 alin. (4) din Codul Fiscal litera g), nu sunt impozabile:
?g) contravaloarea cheltuielilor de deplasare pentru transportul intre localitatea in care angajatii isi au resedinta si localitatea unde se afla locul de munca al acestora, pentru situatiile in care nu se asigura locuinta sau nu se suporta contravaloarea chiriei, conform legii.?
Pe de alta parte, nu sunt considerate avantaje:
?a) contravaloarea abonamentelor pe mijloacele de transport in comun pentru angajatii a caror activitate presupune deplasarea frecventa in interiorul localitatii?.
O zi placuta!
Buna ziua, in cazul unei institutii publice,
Conform HG 714/2018 Art. 1, Alineatul 4: (4) Indemniza?ia de delegare sau aloca?ia zilnic? de delegare, dup? caz, se acord? f?r? prezentarea de documente justificative, cu excep?ia situa?iei prev?zute la alin. (3).
(2) Persoana delegat? ?ntr-o localitate situat? la o distan?? mai mare de 50 km de localitatea ?n care ??i are locul permanent de munc? ?i care nu se poate ?napoia la sf?r?itul zilei de lucru beneficiaz? de o aloca?ie zilnic? de delegare compus? din:
a) o indemniza?ie de delegare, ?n cuantum de 20 lei/zi, indiferent de func?ia pe care o
?ndepline?te ?i de autoritatea sau institu?ia public? ?n care ??i desf??oar? activitatea;
b) o aloca?ie de cazare, ?n cuantum 230 lei/zi, ?n limita c?reia trebuie s? ??i acopere cheltuielile de cazare.
Ce se intampla in cazul in care salariatul solicita in referat, cazare la o suma mai mare de 230 lei pentru care aduce factura (participa la curs de perfectionare, conferinta, etc. si sunt cazati intrun anume hotel toti) SAU nu se mai poate deconta cazare doar pana la 230 lei indiferent daca aduce doc justificativ sau nu?
Daca se poate deconta factura de cazare peste 230 lei, doar in hotal de max. 3 stele?
Multumesc.
Buna ziua,
Fara a fi familiarizati cu practica institutiilor publice, in baza articolelor mentionate, apreciem ca se va putea deconta suma de 230 lei fara documente, ca alocatie de cazare.
Pe de alta parte, la alin. (3) al aceluiasi articol se mentioneaza ca:” Ordonatorul de credite poate aproba, in situatii temeinic fundamentate, majorarea alocatiei de cazare prevazute la alin. (2) lit. b) cu pana la 50%.”. Conform acestei prevederi, daca in baza referatului se aproba aceasta majorare de catre conducerea institutiei publice, se va putea deconta o suma mai mare, si atunci va trebui sa detineti ca document justificativ factura.
Speram ca aceste informatii sa va fie de folos.
Zi frumoasa!
Buna ziua,
am o situatie care imi da dureri de cap. Lucrez in domeniu public (MApN) aici deplasarile/decontarile se fac in baza L-17 . In baza acestui ordin al ministrului se deconteaza documentele de transport eliberate si de operatorii de transport privat. Problem este ca sunt doua tipuri de operator: operatori de transport autorizati de ARR si operatori de transport autorizati de primarie inregistrati ca PFA. Acestia din urma pot face transport ambulant de persoane si in afara judetului, conform actelor aprobate de primaria dar financiarul refuza sa face decontul din motivul ca, desi le-am explicate, ca PFA-urile nu au acelasi regim de functionare cu licente de transport pe trasee. PFA-urile nu au un program fix de transport afiliat unui traseu anume. In retaliate ele merg in regim de inchiriere care in momentul in care rezervi un loc pentru a te transporta din A in B, platesti un bilet reprezentat print bon fiscal. Regula de decent impusa print L-17 este ca operatorul de transport privat sa fie autorizat, pe bonul fiscal sa fee trecut pretul, data si ora. Desi am subliniat ca conform reglementarilor nu se cere sa fie trecut pe bon traseul sau ora la care se pleaca in cursa, financiarul insista pe aceste aspect trecand peste ordinul ministrului. Intrebarea mea este ce documente sau referiri legislative mai trebuie aduse in sprijinul acestui demers pentru a deconta documentele de transport.
Buna ziua Gabriel,
Din pacate, articolul este redactat pentru societatile private, de aceea nu va putem oferi informatii cu privire la institutiile publice, nefiind de competenta noastra.
Zi frumoasa!
buna ziua
aceleasi coditii se aplica si pentru deplasarea in Sua?
multumesc anticipat
Buna ziua,
Regulile pentru deplasarile externe se aplica la fel pentru orice tara, indiferent ca este din UE sau nu.
Zi frumoasa!
Dac? am foaie de parcurs este obligatoriu sa fac ?i ordin de deplasare? Men?ionez ca deplas?rile au fost f?cute pentru distanta de 120 km de localitatea unde este firma. Deplas?rile au fost ?n interesul serviciului s-au menyionat deplasarile foar in goaia de parcurs…?i nu s-au luat diurn? sau avansuri spre decontare. Mul?umesc anticipat
Buna ziua Mirela,
Daca s-a intocmit foaie de parcurs care sa contina cel putin urmatoarele informatii: categoria de vehicul utilizat, scopul si locul deplasarii, kilometrii parcursi si norma proprie de consum carburant pe kilometru parcurs, atunci consideram ca nu mai este nevoie sa intocmiti si ordin de deplasare.
Zi frumoasa!
Buna ziua. Cum se deconteaza UBER ? Multumesc anticipat
Buna ziua Mircea,
Pentru a putea deconta cheltuielile cu transportul UBER trebuie sa pastrati documentele justificative emise de acestia: factura, chitanta, extrasul de cont.
In general, pe facturile primite de la Uber ca urmare a beneficierii de servicii de transport apar in partea stanga datele societatii pentru care s-a facturat iar in partea dreapta apare sintagma ?Document fiscal emis de Uber B.V. in numele:?.? iar sub aceasta sintagma sunt prezentate informatiile despre persoanele juridice care au prestat acest serviciu in numele Uber.
Aceste facturi trebuie pastrate pentru decontare si inregistrarea lor in contabilitate.
O zi placuta!
Buna ziua
Exista un plafon maxim nr. zile deplasare in strainatate? De ex daca ai un proiect ( un contract) ca srl cu o alta firma din UE care se deruleaza pe o perioada de 2-3 luni.
Se poate deconta diurna pe o perioada lunga de timp? Si cat ar fi maximum acceptat de lege?
Buna ziua Magda,
Termenul maxim pentru care se poate acorda diurna este legat de perioada maxima posibila a delegarii/detasarii. Va redam art 44 din codul muncii:
„(1) Delegarea poate fi dispusa pentru o perioada de cel mult 60 de zile calendaristice in 12 luni si se poate prelungi pentru perioade succesive de maximum 60 de zile calendaristice, numai cu acordul salariatului. Refuzul salariatului de prelungire a delegarii nu poate constitui motiv pentru sanctionarea disciplinara a acestuia.
(2) Salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil.”
si art. 46:
„(1) Detasarea poate fi dispusa pe o perioada de cel mult un an.
(2) In mod exceptional, perioada detasarii poate fi prelungita pentru motive obiective ce impun prezenta salariatului la angajatorul la care s-a dispus detasarea, cu acordul ambelor parti, din 6 ?n 6 luni.
(3) Salariatul poate refuza detasarea dispusa de angajatorul sau numai in mod exceptional si pentru motive personale temeinice.
(4) Salariatul detasat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de detasare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil”.
Asadar, daca vorbim de o deplasare de 2-3 luni, consideram ca va puteti incadra in termenele de la art. 44 cu acordul salariatului pentru prelungire dupa implinirea a 60 de zile.
Speram ca aceste informatii sa va fie utile.
Zi frumoasa!
Buna ziua. Am si eu o intrebare: in cazul in care angajatul lui ONG are deplasare in strainatate si achita el cazarea si transportul si facturile respective sunt emise pe numele angajatului si nu pe datele Asociatiei este ok ca la intoarcerea din deplasare sa-i fie decontate aceste cheltuieli pe baza ordinului de deplasare?
Multumesc.
Buna ziua Violeta,
Sigur, se pot deconta aceste cheltuieli, cu conditia intocmirii decontului de deplasare la care sa se ataseze facturile/bonurile/chitantele aduse de salariatul ONG-ului.
O zi placuta si o saptamana usoara!
Va multumesc frumos pentru raspuns. Va doresc de asemenea o saptamana frumoasa si usoara!
As vrea sa stiu daca este legal ca angajatorul sa imi vireze banii pentru cheltuielile de deplasare ( plata hotel, taxi, transport, diurna ) pe contul meu personal si privat tinand cont ca trebuie sa dau un extras de cont pentru a justifica cheltuielile.
Personal cred ca doar diurna mi-o poate trimite in contul personal deoarece este fixa si nu trebuie sa o justific, pentru celelalte cheltuieli ( hotel, transport, taxi, etc. ) fie ar trebui sa primesc cash fie pe un alt cont(card) de companie.
Imi puteti confirma daca exista vreo lege in ecest sens ?
Buna ziua,
In ceea ce priveste deplasarile in interes de serviciu, nu exista nicio interdictie legala ca angajatorul sa va vireze contravaloarea cheltuielilor in contul dumneavoastra persoanal. Chiar este o practica frecventa, pentru a evita complicatiile lucrului cu numerar. Insa puteti comunica firmei optiunea dumneavostra si poate agreati impreuna decontarea in numerar.
In ce priveste platile pe care dumneavoastra le efectuati in numele fimei, ar fi recomandat sa fie facute de pe cardul de companie, sau in numerar. In cazul descris de dumneavoastra, daca doriti sa pastrati confidentialitatea informatiilor de pe extras, atunci cand il prezentati ca justificare a platilor, puteti lasa vizibile doar sumele decontate in numele firmei.
Zi frumoasa!
Buna ziua,
La calculul diurnei la o delegatie in tara, cu plecare inainte de inceperea programului de lucru (ora 4), cu deplasare tren, se iau in calcul orele de plecare dupa bonul de taxi cu ruta de la domiciliul salariatului (Bucuresti) la gara (Bucuresti) sau ora de plecare a tichetului de tren??
In conditiile in care din articolul 10 din HG 714/2018 reiese ca deplasarea cu taxi in aceeasi localitate cu gara nu intra la cheltuieli de transport!!
Articolul 10
Se deconteaz? drept cheltuieli de transport ?i:
a) cheltuielile pentru transportul efectuat cu mijloacele de transport ?n comun la ?i de la aeroport, gar?, autogar? sau port, ?n cazul ?n care acestea sunt situate IN ALTA LOCALITATE.
Multumesc
Buna ziua,
Potrivit art. 1 alin. (6) din Hotararea nr. 714/2018, ?numarul zilelor calendaristice in care persoana se afla in delegare sau detasare se socoteste de la data si ora plecarii pana la data si ora inapoierii mijlocului de transport din si in localitatea unde isi are locul permanent de munca, considerandu-se fiecare 24 de ore cate o zi de delegare sau detasare?.
Astfel, diurna se stabileste si se calculeaza conform celor mentionate mai sus.
O zi placuta!
Buna ziua,
Tocmai asta era intrebarea catre dvs.
Taxi-ul sau trenul? Pentru ca ambele sunt din localitatea unde este locul permanent de munca??
Buna ziua,
Se va lua in considerare ora plecarii de pe tichetul de tren, deoarece cu acest mijloc de transport salariatul se va deplasa din localitatea locului permanent de munca intr-o alta localitate.
Cu taxiul acesta s-a deplasat strict in localitatea unde isi are locul permanent de munca.
O zi placuta!
Va multumesc pt raspuns!
Buna ziua,
Diurna externa(deplasare in interes de servici in UE) poate fi acordata in lei, nu in euro? daca sa presupunem facem o decizie a administratorului in acest sens? sa se primeasca echivalentul a 87,5 euro/zi/salariat in lei?
daca da, la ce curs BNR, va rog?
Multumim anticipat,
Buna ziua,
Diurna externa se poate acorda si in lei la cursul BNR de la data operatiunii sau de la data decontarii avansului.
OMFP 1802/2014 prevede la punctul 306 ca in cazul platilor in valuta suportate din avansuri de trezorerie, cheltuielile se recunosc in contabilitate la cursul din data efectuarii operatiunilor sau la cursul din data decontarii avansului.
Pentru a nu exista dezavantaje din curs valutar, sumele achitate cu cardul se deconteaza la cursul bancii, pentru care se ataseaza si extrasele bancare cu sumele in RON convertite automat la cursul bancii din data operatiunii.
Pentru sumele platite in numerar, se va folosi cursul BNR valabil la data decontarii.
O zi placuta!
In HG 714/2018 este mentionat ca la deplasarea in Romania se acorda diurna si o indemnizatie de cazare in cuantum de 230 lei/zi din care delegatul sa-si asigure cazarea ( fara a fi necesare domunete justificative ). In cadrul unui PFA se poate opta fie pentru indemnizatie de cazare fie pentru decontarea cazarii pe baza de documente ?
Buna ziua,
Apreciem ca se poate opta fie pentru o optiune fie pentru alta, potrivit art. 3 alin. (2) ? ?(2) Persoanele prevazute la alin. (1), care se deplaseaza in interesul serviciului in alte localitati din tara si care nu se pot inapoia la sfarsitul zilei de lucru, pot opta fie pentru acordarea alocatiei de cazare prevazute la art. 1 alin. (2) lit. b), in conditiile alin. (4) al aceluiasi articol, fie pentru decontarea cheltuielilor pentru cazare, pe baza documentelor justificative?.
O zi placuta!
Buna ziua,
As fi interesat care din aceste cheltuieli (transport, cazare, indemnizatie, diurna) sunt deductibile pentru un PFA ce lucreaza la 270 km de orasul de domiciliu, sta acolo la un prieten (deci nu are facturi pt cazare) si face deplasarea saptamanal cu masina personala.
Multumesc!
Buna ziua Radu,
Puteti gasi raspuns la art. 68 alin. (4) CF ” Conditiile generale pe care trebuie sa le indeplineasca cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii independente, pentru a putea fi deduse, ?n functie de natura acestora, sunt:…g) sa fie efectuate pentru salariati pe perioada delegarii/detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, reprezentand indemnizatiile platite acestora, precum si cheltuielile de transport si cazare;”
Zi frumoasa!
Buna ziua,
Va rog sa ma lamuriti in rezolvarea urmatoarei probleme: un salariat este detasat la 400 km fata de localitatea ?n care ??i are locul permanent de munca. Ii este acordata diurna, 50 lei/ zi calendaristica, iar cazarea este facturata pe numele societatii si achitata cu OP.
Aceasta cheltuiala cu cazarea este cumva plafonata, pentru a fi deductibila, cum este si diurna, adica ar trebui sa i se cuvina o anumita suma pe fiecare zi calendaristica?
Mai exact, cazarea este in valoare de 200 lei/zi. Aceasta suma este deductibila integral, sau exista un anumit plafon?
Multumesc!
Buna ziua Gabi,
Pentru entitatile private nu exista un plafon legal al sumei care poate fi alocata pentru cazare. Dar angajatorul poate decide prin politica interna de calatorie de exemplu, daca doreste sa plafoneze suma care se poate aloca pentru cazare. Cat timp nu exista asa ceva, puteti deconta integral cazarea pe baza facturii primite.
Zi frumoasa!
Buna ziua,
in cazul in care un salariat trebuie sa se deplaseze de la sediul firmei pana la aeroport (aprox 5 ore fara posibilitatea intoarcerii in aceeasi zi la sediul firmei) pentru o deplasare externa de mai multe zile) se poate acorda diurna pentru aceea durata?
(Din ceea ce am observat calculul diurnei externe se face de la momentul trecerii punctului de frontiera respectiv decolarea avionului dar diferenta de timp aferenta transportului ramane neacoperita)
Buna ziua,
In cazul deplasarilor externe, diurna se ia in calcul intr-adevar pornind de la momentul decolarii avionului. Apreciem ca nu se poata acorda diurna decat in conditiile de mai sus, insa puteti deconta transportul pe parcurs intern.
Zi frumoasa!
Buna ziua
Sunt un PFA fara angajati. In cursul anului 2018 am decontat chelt de cazare pentru delegatie fara doc justif prin compensare prin plata pt fiecare noapte in suma de 45 lei. In conditiile modificarii legislatiei in anul 2019 m ai am acest drept?
Buna ziua,
Apreciem ca toate cheltuielile trebuie justificate cu documente (cazarea cu factura de cazare).
Din pacate, nu intelegem exact la ce compensare va referiti.
Zi frumoasa!
Buna ziua!
Ma refeream la art 28 din HG 1860/2006
„?n situa?ia ?n care personalul aflat ?n delegare nu se cazeaz? ?n condi?iile prev?zute la art. 26, cheltuielile de cazare se compenseaz? prin plata, pentru fiecare noapte, a sumei de 45 lei.”
Buna ziua Violeta,
HG 1860/2006 facea referire doar la institutii publice, astfel ca noi consideram ca nu se aplica la SRL sau PFA. Pe de alta parte, acelasi lucru se intampla si cu H 714/2018 care abroga HG 1860/2006. Aceasta se refera numai la insitutii publice.
Zi frumoasa!
Buna Ziua , in cazul ONG , Club sportiv Privat , exista reglememtari privind deplasarea la o intalnire intre cluburi (conmferinte , promovare …) ?
Buna ziua,
Nu exista reglementari strict specifice pentru ONG. Exista doar prevederile codului fiscal si reglementarile contabile pentru ONG.
Zi frumoasa!
Buna ziua ! Care e limita deductibila pt cazare externa fara document/factura in Franta si Germania la societati ? Multumesc .
Buna ziua Cristi,
La societati comerciale trebuie justificate cheltuielile cu cazarea prin documente justificative, respectiv factura de la hotel. Nu se poate deconta o anumita suma fara documente justificative. In cazul unei deplasari, interne sau externe, singura decontare pentru care nu este nevoie de document justificativ este diurna.
Zi frumoasa!
Este Diurna obligatorie, sau se poate deconta cheltuiala pe baza chitantelor? De expemplu, in loc sa se plateasca diurna de $53 pe zi in SUA, sa se ramburseze suma in baza chitantelor de pe cele trei mese din ziua respectiva in valoare totala de $40.
Buna ziua,
Diurna este un drept, care se acorda la solicitarea angajatului care se intoarce din delegatie prin completarea decontului de cheltuieli. Diurna este o cheltuiala care nu are la baza un document justificativ.
Asadar, daca mentionati diurna pe decont, nu trebuie documente justiticative. In schimb, daca decontati masa servita, atunci pentru aceasta sunt necesare documente justificative: bonuri, facturi etc.
Zi frumoasa!
Buna seara, pentru un administrator care nu are autoturism, pe firma nu sunt angajati si nu este cumparat niciun autoturism, se pot deconta bonuri de carburant? Se poate face contract de comodat cu o alta persoana?
Multumesc mult!
Buna ziua Simona,
Daca exista contract de comodat, atunci in baza acestuia se poate deconta cheltuiala cu combustibilul.
Zi frumoasa!
Buna ziua,
Pentru o deplasare externa a administratorului, in care merg sa gasesc potentiali clienti prin a le arata produsele noastre in speranta unei colaborari, care este procedura pentru a dovedi, in cazul unui control, ca intradevar aceste actiuni au fost intreprinse? Sunt suficiente ordinul de deplasare, facturile de la hotel, biletele de avion/tren si carti de vizita de la locatiile in care am fost sa discut cu clientii, acestea nefiind stabilite anterior?
Contabilul meu imi cere proces verbal facut cu fiecare din reprezentantii magazinelor, facut in limba tarii respective si apoi tradus in romana, insa nu toti sunt dispusi sa faca acest lucru mai ales daca nu sunt de acord cu o colaborare.
Buna ziua,
Aceasta situatie nu este transpunsa in legislatie intr-o recomandare standard in sensul unui set de documente fixe care sa justifice deplasarea. De aceea, fiecare firma si profesionist contabil incearca sa gaseasca o solutie suficient de rezonabila pentru a fi acceptata la un eventual control fiscal, cum este cazul procesului verbal propus de contabilul dumneavoastra. Puteti insa sa intocmiti dumneavoastra o documentatie in plus fata de ordinul de deplasare, cum ar fi un plan de intalniri cu potentialii clienti, scopul intalnirii, un rezumat al acesteia, semnaturile lor in masura posibilitatilor, eventual o oferta de coloaborare transmisa in baza intalnirii avute.
Zi frumoasa!
Buna ziua. La locul actual de munca va trebui sa lucrez la peste 50 de km distanta de sediul firmei. Eu sunt platit la ora. Este necesar sa plec la ora 07:00 si ajung dupa ora 20:00. Intrebarea mea este. Imi calculez orele de cand plec de la firma si pana ajung sau numai ce lucrez acolo? Multumesc
Buna ziua Ionut,
Pentru veniturile din salarii, se stabileste programul de munca din momentul in care ajungeti la munca pana in momentul in care plecati. Nu se ia in calcul durata transportului.
Zi frumoasa!
Bun? seara,
Nu g?sesc nici o lege care sa ne spun? c?nd se acorda diurna, ?nainte, ?n timpul, sau la ?ncetarea detasarii/delegarii.
In cazul meu ?ofer de camion, ?n mai toate situa?iile angajatorii mi-au acordat-o, odat? cu salariul, adic? undeva la jum?tatea luni urm?toare. Deci, dac? ?ncep deta?area pe data de 1 noiembrie ?i se ?ncheie pe 30 noiembrie, diurn? ?mi este pl?tit? abia la jum?tatea luni decembrie. ?n toat? perioada aceasta a trebuit sa ma ?ntre?in din propriul buzunar ?i nu mi se pare tocmai ok. Normal cred ca ar trebui diurna sa fie pl?tit? ?n avans, ?naintea sau la momentul deta??rii.
?ntrebare mea este, exista lege care sa clarifice c?nd se plateste concret diurna?
Multumesc!
Buna ziua Marcian,
Nu exista o prevedere expresa pentru companii private care sa reglementeze momentul in care se acorda diurna. Se poate acorda un avans la plecarea in delegatie (care sa includa si diurna estimata pentru zilele respective) sau se poate deconta la venirea din delegatie prin depunerea decontului de depasare. Aceste lucruri se stabilesc de regula prin politica interna a firmei, prin regulamentul intern.
Zi frumoasa!
Buna ziua! As vrea sa stiu daca ( vorbesc despre un salariat bugetar) se pot deconta cheltuielile de parcare. Salariatul a fost plecat cu masina pana in orsadul alaturat, acolo a parcat-o si mai departe s-a imbarcat in avio. Se poate deconta parcarea in aeroport ?
Buna ziua Gabriela,
Fara a cunoaste particularitatile legislatiei aplicabile institutiilor publice, consideram ca aceasta cheltuiala se poate deconta fiindca este realizata in cursul delegatiei, fiind de aceeasi natura ca si cheltuielile de transport.
Zi frumoasa!
Buna ziua!
Dac? angajatul locuie?te intr-o localitate ?i are domiciliul in alta, (mai departe de locul de munca dec?t unde locuie?te), ce distan?a i se va deconta? ?i in baza carei legi?
Mul?umesc!
Buna ziua Georgiana,
Este important sa stabilim daca este vorba de o delegare sau este o simpla deplasare dintr-o localitate in care se afla domiciliul catre o alta in care se afla locul de munca. In acest al doilea caz, angajatorul nu are obligatia de a deconta diurna. Poate decide sa achite contravaloarea transportului, insa nu este o obligatie legala.
Zi frumoasa!
Buna ziua,
am o intrebare in legatura cu urmatorul aspect:
„Documentele justificative care trebuie pastrate sunt factura, chitanta, extrasul de cont.”
Documentele respective pot fi emise pe numele salariatului care face deplasarea? (factura emisa pe persoana fizica) sau este obligatoriu si in tara si in strainatate sa fie adaugat CUI-ul si datele de identificare ale companiei. Din experienta in alte tari, este acceptata factura si pe pers. fizica (binenteles insotita de decontul de deplasare), dar biroul de contabilitate cu care colaborez mi-a transmis ca Romania este mai restrictiva in aceasta privinta si este obligatoriu ca pe facturi sa apara SRL-ul?! nu am reusit momentan sa gasesc clar definita aceasta speta
Va multumesc anticipat pentru ajutor.
Buna ziua,
Pct. 69 alin. (7) din Normele de aplicare a Codului fiscal arata ca ? Facturile emise pe numele salariatilor unei persoane impozabile, aflati in deplasare in interesul serviciului, pentru transport sau cazarea in hoteluri ori in alte unitati similare, permit deducerea taxei pe valoarea adaugata de catre persoana impozabila daca sunt insotite de decontul de deplasare. Aceleasi prevederi se aplica si in cazul personalului pus la dispozitie de o alta persoana impozabila sau pentru administratorii unei societati comerciale.”
Asadar, se pot inregistra in contabilitate facturi pe numele salariatilor aflati in deplasare si se poate deduce TVA de pe ele. Insa recomandam ca in masura posibilitatilor sa se intocmeasca factura pe SRL, mai degraba decat pe persoana fizica.
Zi frumoasa!
Buna ziua, am o intrebare, daca firma trebuie sa suporte cheltuieli de cazare si masa pentru un colaborator care vine sa regleze niste aparate in sectie cum se inregistreaza factura de cazare si masa cu 625 sau 625 nedeductibil? Multumesc frumos
Buna ziua,
Art. 25 alin. (1) arata ca pentru determinarea rezultatului fiscal sunt considerate cheltuieli deductibile cheltuielile efectuate in scopul desfasurarii activitatii economice, inclusiv cele reglementate prin acte normative in vigoare, precum si taxele de inscriere, cotizatiile si contributiile datorate catre camerele de comert si industrie, organizatiile patronale si organizatiile sindicale.
Normele de aplicare ale acestui articol (pct. 13 lit. b)) arata ca se cuprind aici si cheltuielile de transport si de cazare in tara si in strainatate si pentru alte persoane fizice in conditiile in care cheltuielile respective sunt efectuate in legatura cu lucrari executate sau servicii prestate de acestea in scopul desfasurarii activitatii economice a contribuabilului.
Asadar, sunt deductibile cazarea si transportul si pentru colaboratori, in conditiile in care cheltuielile respective sunt efectuate in legatura cu lucrari executate sau servicii prestate de acestea in scopul desfasurarii activitatii economice a contribuabilului.
Speram ca aceste informatii sa va fie utile.
Zi frumoasa!
sunt pfa ne platitor de tva din calarasi , care isi desfasoara activitate in deplasare in diferite locatii din tara – focsani , curtea de argesi slatina oltenita craiova . in fiecare zi plec in alta locatie . pentru asta am inchiriat o garsoniera in bucuresti pentru cazare , nu punct de lucru – contractul de inchiriere este pentru locuit . la control inspectorul fiscal spune in procesul verbal verbal : . fara aceast loc de cazare nu-mi pot desfasura activitate si treb sa inchid acest pfa
va multumesc
nelu
Buna ziua,
Va rugam sa reformulati intrebarea – credem ca s-a pierdut din text.
Multumim.
Zi frumoasa!
buna ziua !
inspectorul fiscal considera cheltuiala cu chiria , nedeductibila si treb impozitata
Buna ziua,
Art. 68 din Codul fiscal mentioneaza ca sunt cheltuieli deductibile cheltuielile care urmeaza:
(….) a) sa fie efectuate in cadrul activitatilor independente, justificate prin documente;
(….) g) sa fie efectuate pentru salariati pe perioada delegarii/detasarii in alta localitate, in tara si in strainatate, in interesul serviciului, reprezentand indemnizatiile platite acestora, precum si cheltuielile de transport si cazare;
h) sa fie efectuate pe perioada deplasarii contribuabilului care isi desfasoara activitatea individuala si/sau intr-o forma de asociere, in tara si in strainatate, in scopul desfasurarii activitatii, reprezentand cheltuieli de cazare si transport, altele decat cele prevazute la alin. (7) lit. k)
Asadar, desi chiria dumneavoastra nu este o cheltuiala enumerata in lista de cheltuieli deductibile pentru PFA in sistem real, ea este o cheltuiala deductibila atata timp cat este efectuata in cadrul activitatilor independente, justificate prin documente.
Este responsbilitatea dumneavoastra sa justificati prin documente deplasarile efectuate, distantele parcurse, durata proiectelor, faptul ca aceasta este o cheltuiala absolut necesara in scopul derularii activitatii firmei. Cazarea este o cheltuiala deductibila pe durata deplasarii. Daca dumneavoastra aveti deplasari frecvente si este mai convenabil din punct de vedere financiar sa platiti chirie decat cazare in sector hotelier, atunci va trebui sa aveti o documentatie prin care sa puteti justifica acest lucru.
Mult succes!
va multumesc pentru raspunsul dv .
pot deduce cheltuiala cu chirea ? locatia este destinata ca si cazare nu punct de lucru .
Buna ziua,
Raspunsul este acelasi ca la intrebarea precedenta pe care ne-ati adresat-o.
Numai bine!
Buna ziua, sunt administrator de firma de transport, as dori sa va intreb care este posibilitatea de retragere valuta (EURO) din contul firmei pentru cheltuielile de deplasare ale soferilor. Mentionez ca pana acum schimbam valuta din contul EUR in contul LEI si alimentam cardurile.
Multumesc anticipat !
Buna ziua Adriana,
Firmele pot sa detina si casierie in valuta, unde pot fi pastrate sumele in valuta retrase din contul bancar si utilizate pentru decontarea sumelor catre angajati. De exemplu, pot fi acordate avansuri in valuta catre angajati, la plecarea in delegatie sau la intoarcere, cand depun decontul, sa se faca decontarea in valuta a diurnei, cheltuielilor de deplasare etc. Se va tine in aceasta situatie un registru de casa si pentru casa in valuta, asa cum se tine pe casa in lei.
Zi linistita!
Buna ziua, firma in care lucrez ca electrician are punctul de lucru in Bucuresti. Mentionez ca lucrez in salopeta potrivit locului de munca si adesea sunt plin de mizerii la sfarsitul programului. Dispozitia administratorului a fost sa ma deplasez pe cheltuiala proprie la o locatie mai indepartata tot din Bucuresti urmand sa imi deconteze transportul ulterior. Va sa imi spuneti daca nu sunt preluat cu masina firmei de acasa ca si pana acum sau de la sediul firmei unde a fost semnat traseu inclus in protectia muncii, eu am obligativitatea sa respect dispozitia administratorului si sa fac din propriul buzunar cheltuieli in avans pentru transport urmand sa imi deconteze ulterior. Intreb acest lucru deoarece este posibil sa nu am bani de transport pana la locatie si sa fiu nevoit sa imprumut.
Buna ziua Lucian,
In practica exista doua situatii la antrenarea unor cheltuieli ale angajatilor, in numele firmei:
a) fie se solicita de catre angajat un avans spre decontare si apoi, dupa efectuarea cheltuielii, se intocmeste un decont justificativ pentru cheltuiala respectiva care se preda la contabilitate
b) fie angajatul efecteaza cheltuiala din surse proprii urmand ca apoi sa isi recupereze banii de la angajator, depunand decontul de cheltuieli.
Varianta b) este o varianta utilizabila in cazul in care este acceptata de angajat. Angajatorul nu va poate obliga sa efectuati dumneavoastra plati pentru cheltuielile firmei, din surse proprii. Asadar, va recomandam sa solicitati un avans spre decontare.
Speram ca aceste informtii sa va fie utile.
Zi frumoasa!
Buna ziua,
Va rog sa-mi explicati cum se calculeaza Actualizare curs BNR, cont contabil 542 la transporturi.
O zi buna!
Buna ziua Maria,
Va rugam sa ne dati mai multe detalii in ceea ce priveste actualizarea despre care este vorba.
Daca este vorba despre reevaluarea lunara a sumelor acordate in valuta pentru angajati, din contul 542, atunci, la finalul fiecarei luni, in ultima zi a lunii, se calculeaza echivalentul in lei al sumei in valuta, la cursul BNR publicat in ultima zi a lunii. Diferentele de curs inregistrate se recunosc in contabilitate la venituri sau cheltuieli din diferente de curs valutar, dupa caz. Exemplu: Daca in urma reevaluarii conturilor in valuta se constata o pierdere (cheltuiala):
6651?Diferente nefavorabile de curs valutar legate de elementele monetare exprimate in valuta? = 542 ?Avansuri de trezorerie?
Daca in urma reevaluarii conturilor in valuta se constata un castig (venit):
542 ?Avansuri de trezorerie? = 7651?Diferente favorabile de curs valutar legate de elementele monetare exprimate ?n valuta?
Speram ca aceste informatii sa va fie utile.
Zi frumoasa!
buna ziua.
Sunt angajat intro firma si in fiecare dimineata ma deplasez cu automobilul propriu pina la baza companiei apoi ma urc in masina firmei si pornesc spre locul santierului unde lucrez, timpul de calatorie poate dura 30 minutes 60 minutes pina la santier si de la santier la fel 30- 60min .
Angajatorul meu este obligat sa imi achite timpul de deplasare cu masina companie ca timp de lucru sau nu?
Buna ziua,
In opinia noastra, este important ce scrie in contractul de munca la locul muncii si la programul de munca. Daca la locul muncii este trecut sediul firmei, si ora de incepere ora 08:00 de exemplu, practic, din momentul in care ati ajuns la sediu acesteia, la ora 08.00, de atunci ar trebui sa fiti pontat si platit. Daca la locul muncii scrie santierul unde va desfasurati activitatea, atunci angajatorul nu are obligatia sa plateasca si orele in care se realizeaza transportul la locul respectiv.
Zi frumoasa!
Buna ziua,
Am un SRL si fac deplasari frecvente cu jobul in strainatate, in general 14 zile. Daca aceste 14 zile nu pica toate intr-o luna si se intind pe 2 luni, cum trebui sa completez ordinul de deplasare si pe ce luna sa il incadrez in contabilitate?
Sau trebuiesc completate 2 formulare, cate unul pentru fiecare luna cu zilele cuprinse doar in acea luna? In acest caz ar trebui sa declar ca, la final de luna, eu am incheiat deplasarea desi eu inca sunt in strainatate.
Multumesc!
Buna ziua Costin,
Regulile contabile prevad ca toate cheltuielile trebuie reflectate in perioada la care se refera. Asadar, daca vorbim de doua luni diferite, fiecare dintre cheltuieli trebuie reflectata in luna la care se refera. Chiar daca nu ati depus un decont, cheltuielile pot fi inregistrate in contabilitate pe baza unei estimari. Asadar, puteti intocmi decontul doar la revenirea din delegatie, iar la fiecare luna inregistrati cheltuielile pe baza unei estimari.
Zi frumoasa!
buna ziua, foarte bun articol. Am o intrebare, spuneti-mi va rog am inteles ca de ceva vreme nu se pune stampila pe delegatie, ce trebuie sa completez sau sa fac pentru a imi lua diurna in caz de deplasare. (deci in loc de stampila, las casuta goala pe delegatie?) multumesc
Buna ziua,
Multumim frumos pentru apreciere!
Raspunzand intrebarii adresate, completati formularul cu destinatia, data si ora plecarii si data si ora sosirii. Diurna se va calcula pe baza acestor date, fara a fi nevoie de existenta stampilei.
Zi frumoasa!
Buna ziua,
In cazul unui ONG, pentru decontarea cazarii si a mesei, mai este necesara delegatia sau este suficienta factura emisa de centrul de recuperare? (Se merge pentru recuperare psiho-motorie la diferite centre particulare de recuperare).
Multumesc!
Buna ziua Ioana,
Apreciem ca este nevoie sa intocmiti ordin de deplasare. Articolele 42, 43, 44 din Codul Muncii reglementeaza delegarea sau delegatia. Astfel, conducatorul societatii emite decizia de delegare (ordinul de deplasare) prin completarea, in ordinul de deplasare, a datelor persoanei care urmeaza sa efectueze deplasarea, respectiv functia, sarcina pe care o are de indeplinit, locul si durata delegatiei.
Ordinul de deplasare este practic documentul care demonstreaza ca angajatul se afla in delegatie si trebuie intocmit pentru orice deplasare, indiferent de durata acesteia sau daca este sau nu in aceeasi localitate, avand scopul de a justifica eventualul avans sau solicitarea de decontare a cheltuielilor.
Conform Ordinului 2634/2015, documentele justificative care se refera la deplasarea unui angajat, indiferent de durata sau locul acesteia – in localitatea de resedinta sau in alta, trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
• denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul, ca reprezentant al angajatorului;
• numarul documentului si data intocmirii acestuia;
• mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
• continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
• datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
• numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare.
Speram ca aceste informatii sa va fie utile.
Zi frumoasa!
Buna seara,
Am urmatoarea situatie: salariatul unui SRL se deplaseaza la locul delegatiei cu masina proprie.
Intrebari:
1. Trebuie sa prezinte bonul de combustibil? Daca nu, cum se stabileste pretul combustibilului?
2. Este valabila limitarea de 7,5l/100km?
3. Trebuie sa existe un contract de comodat?
Multumesc anticipat pentru raspunsuri
Buna ziua Vera,
In opinia noastra, in cazul in care deplasarea se efectueaza cu masina proprie a angajatului, ar trebui sa existe un contract de comodat incheiat cu firma, bonul fiscal de combustibil sa fie emis pe numele societatii, iar ordinul de deplasare sa contina numarul de km parcursi si norma de consum combustibil, astfel incat se considera deductibila numai suma aferenta respectivei deplasari.
Zi frumoasa!
Buna ziua,
La o firma de transport un sofer pleaca pe 09.07 si se intoarce pe 17.07, ruta Romania-Germania-Austria-Cehia-Romania, patronul ii acorda 3100 lei diurna, cum pot sa ii calculez (87.5 zi X 4.85 euro=424.37 lei), deci 3100:424.37=7.30( 7 zile si 30 ore).
Nu se dau bani cash, soferul are card(al firmei) si toate cheltuielile sunt pe cardul firmei el aduce facturi si chitante pe tot ce cheltuie ii pun (542), iar diurna o pune in contul personal ii pun direct (625), nu stiu daca se fac corect inregistrarile, daca mai angajaza trebuie analitic si la 542 si 625?
Daca se deplaseaza in tara ii acorda 150 lei diurna. Cred ca este prea mult, dar daca nu ii da atat pleaca soferul. Va rog sa ma ajutati cu un raspuns , mai trebuie cei 625 sa ii pun in 542? Sau este bine 5121=625
nu se acorda masa nici cazare!
Multumesc anticipat !
Buna ziua,
Daca preconizati ca vor fi mai multi angajati in firma, atunci ar fi bine sa creati analitic pentru fiecare angajat la contul 542 (ulterior veti putea urmari mai usor sumele din decont). Notele contabile pentru acordare diurna sunt urmatoarele: 625 = 542, apoi cand se plateste diurna se face 542 = 5121 sau 5311.
Zi frumoasa!
Buna seara,
In cazul unei deplasari in tara cheltuielile cu transportul in interiorul localitatii unde s-a facut deplasarea se deconteaza ?
Aceeasi intrebare si in cazul unei deplasari in strainatate.
Va multumesc!
Buna ziua,
Sigur, se pot deconta si cheltuielile cu transportul in interiorul unei localitati pe baza prezentarii de documente justificative (bonuri taxi, bilete sau abonamente autobuz, cartele etc.)
Zi frumoasa!
Buna ziua,
Va rog sa ma ajutati cu un raspuns. Administratorul companiei noastre are deplasari in UE de 2 ori/luna si sta cam 10 zile ( in scop de serviciu). Pana acum nu a solicitat diurna pentru nicio deplasare. Acum, ma roaga sa-i acord diurna conform legislatiei, dar vrea si retroactiv de la inceputul anului pana in prezent. Putem sa emitem un decont care sa contina toata diurna pentru deplasarile lui de la inceputul anului pana in prezent? sau nu se mai poate face nimic, urmand ca incepand cu luna in curs sa i se calculeze?Multumesc de raspuns
Buna ziua Cristi,
Consideram ca este un drept al sau, care nu a fost solicitat la timp, dar care poate fi acordat si ulterior, printr-un decont separat in care sa fie evidentiate sumele cuvenite, cu referire la numarul de decont precedent la care se refera.
Zi frumoasa!
Buna ziua.
Daca un angajat (sofer),care este in cursa interna, din cauza vremii nefavorabile se cazeaza la hotel, se mai plateste diurna pentru ziua urmatoare?
Mentionez ca a primit diurna pentru ziua in curs.
Multumesc.
Buna ziua Bogdan,
Diurna este o suma care se acorda separat de cheltuielile de cazare. Astfel, daca se cazeaza la hotel, se poate acorda diurna integral. Redam extrasul din Codul muncii, art. 44 alin.(2): „Salariatul delegat are dreptul la plata cheltuielilor de transport si cazare, precum si la o indemnizatie de delegare, in conditiile prevazute de lege sau de contractul colectiv de munca aplicabil.”
Mult succes!
Bună ziua,
Vă rog să mă ajutați în următoarea speță,
Primarul placa la Budapesta invitat de un oraș înfrățit, deplasarea se face cu mașina proprie personala in data 22.06.ora plecări este 6 și revine în țară pe data de 26.06 ora24. Menționez faptul că invitatul îi asigură masa și cazarea. Cu să calculez diurna și deplasarea. Multumesc
Buna ziua Ana,
In cazul diurnelor externe este important a se cunoaste data si ora la care s-a trecut frontiera tarii la dus si la intors.
Diurna se calculeaza din momentul trecerii cu trenul sau cu mijloacele auto prin punctele de trecere a frontierei de stat a Romaniei, atat la plecarea in strainatate, cat si la inapoierea in tara.
Pentru fractiunile de timp care nu insumeaza 24 de ore, diurna se acorda astfel:50% pana la 12 ore si 100% pentru perioada care depaseste 12 ore. Asadar este nevoie si de aceasta informatie pentru a putea face calculul.
Mult succes!
Buna ziua,
Va rog sa ma ajutati cu urmatoarea informatie. Sunt asociat si administrator unic la un SRL, dar nu am contract de munca sau de mandat pe firma, deci nu obtin venituri din firma mea, in acest caz pot beneficia de diurna neimpozitabila daca deplasarile mele se realieaza in strainatate cu scopul de a obtine venituri in firma si fac ordinul de deplasare?
In cazul in care se tine cont, am un singur angajat pe firma cu 1 ora, inregistrat ca si sofer, deci platesc impozit pe profit 16%.
Buna ziua Alina,
Fiindca in calitate de administrator nu sunteti indemnizat nu puteti beneficia de diurna netaxabila. Codul fiscal stabileste un plafon al diurnei pentru administratori-de 3 remunerații prevazute de raportul juridic (contractul de management/administrar). Fiindca remuneratia este 0 rezulta ca si plafonul este 0.
Mult succes!
Buna ziua,
Ma poate ajuta cineva cu un raspuns legat de documentul justificativ – extras bancar solicitat ca document la deplasare. Care este prevederea legala (HG, OUG sau orice alt document legislativ) prin care se cere explicit la decontul de deplasare sa se prezinte si extrasul de cont bancar ca dovada a platii, in cazul in care factura a fost emise pe PF- angajat al institutiei publice. Este o dezbatere arzatoare.
Multumesc anticipat, Liliana
Buna ziua Liliana,
Nu exista o prevedere explicita care sa solicite anexarea extrasului de banca la deconturi. Dar entitatea prin procedurile interne poate solicita ca dovada a platii prezentarea extrasului de banca. Este mai degraba o regula interna decat o prevedere explicita din legislatie.
Mult succes!