Pana acum, deconturile se puteau adauga doar din interfata dedicata, iar decontarea se putea face doar prin editarea unui decont existent. Pentru a simplifica modul de adaugare a informatiilor pe un decont nou sau existent, de acum, detaliile unui decont nou sau inregistrarile pe un decont existent se vor putea adauga de oriunde se foloseste un cont de tip 542.
De unde se acceseaza?
Cand se foloseste contul 542, pe interfetele de mai jos va aparea un buton care permite adaugarea unui decont nou sau editarea unui decont existent:
- Registru de casa
- Jurnal de banca
- Achizitii, zona Plateste acum
- Note contabile diverse
Dand click pe butonul Decont, se deschide o fereastra de configurare care permite adaugarea unui decont nou sau editarea unuia existent. Comportamentul este acelasi, indiferent de interfata din care se face configurarea decontului.
Cum functioneaza?
Este suficient sa folosesti contul 542 pe Registru de casa, Jurnal de banca, Achizitii > Plateste acum, Note contabile diverse: butonul care permite configurarea decontului va aparea automat. Din ecranul de configurare decont se poate adauga un decont nou sau se poate edita unul existent.
Adaugarea unui decont nou
Tranzactia inregistrata se poate adauga automat pe un decont nou:
Se completeaza detaliile decontului (nr. decontului, data decontului, titularul, tipul tranzactiei, data tranzactiei si suma).
Tipul tranzactiei depinde de zona din care se acceseaza configurarea decontului:
- Din Registru de casa / Jurnal de banca:
- Plata catre titular
- Pe decont, suma va fi inregistrata in zona de Sume acordate
- In Casa / Banca suma va fi inregistrata pe plati
- Incasare de la titular
- Pe decont, suma va fi inregistrata in zona de Sume decontate
- In Casa / Banca suma va fi inregistrata pe incasari
- Plata catre titular
- Din Achizitii / Plateste acum
- Decontare avans
- Este singura optiune disponibila
- Pe decont, suma va fi inregistrata in zona de Sume decontate
- Decontare avans
- Din note contabile diverse
- Daca 542 este pe debit
- Plata catre titular / Acordare avans, in functie de contul folosit in contrapartida
- Pe decont, suma va fi inregistrata in zona de Sume acordate
- Daca 542 este pe credit
- Incasare de la titular / Decontare avans, in functie de contul folosit in contrapartida
- Pe decont, suma va fi inregistrata in zona de Sume decontate
- Daca 542 este pe debit
Cand se salveaza tranzactia, va fi adaugat automat si decontul cu sectiunea Sume acordate sau Sume decontate, dupa caz, precompletata.
Decontul nou adaugat poate fi gasit in raportul de deconturi.
Daca se fac editari din raportul de deconturi, sumele se vor reflecta automat in Casa / Banca / Achizitii/ Note contabile diverse, dupa caz. De asemenea, daca se fac modificari din Casa / Banca / Achizitii/ Note contabile diverse, acestea se vor reflecta automat in deconturile asociate.
Editarea unui decont existent
Din fereastra de configurare se poate edita un decont existent. Astfel tranzactia din Casa / Banca / Achizitii/ Note contabile diverse va fi adaugata pe un decont existent.
Click pe Alege decont pentru a selecta decontul care sa fie asociat cu aceasta tranzactie. Se va deschide un ecran din care se poate alege decontul dorit. Se pot selecta doar deconturile care respecta, cumulat, urmatoarele conditii:
- Sunt emise pe contul 542 folosit in tranzactia din care se initiaza configurarea
- Sunt emise pe moneda tranzactie din care se initiaza configurarea
- Ex: daca din registrul de casa se inregistreaza o plata pe 542.1, in lei si se doreste adaugarea acesteia pe un decont, se vor putea alege doar deconturi care au cont 542.1 si sunt emise in lei.
Dupa alegerea decontului, pe ecranul de configurare decont se vor completa automat campurile Nr decont, Data decont, Titular decont:
Numarul decontului nu poate fi editat. Daca se editeaza restul campurilor precompletate, se va edita automat si decontul care a fost selectat anterior.
Se completeaza tipul trazactiei si se salveaza.
Tipul tranzactiei are acelasi comportament ca si in cazul adaugarii unui decont nou.
Plata unei facturi din 542, din note contabile diverse
Cand se platesc facturi din decont, este recomandat ca aceasta actiune sa fie facuta fie prin editarea decontului, fie prin sectiunea Plateste acum a facturii respective.
Daca aceste doua metode nu sunt practice in anumite situatii, se pot face plati de facturi prin note de genul 401x = 542x direct din note contabile diverse.
In aceasta situatie, trebuie selectate doua tipuri de informatii:
- Ce facturi se platesc
- Pe ce decont se asociaza platile
Aplicatia pune la dispozitie doua butoane care permit completarea acestor informatii:
La click pe Selecteaza se deschide fereastra care permite selectarea facturilor care sunt platite. La click pe Decont se deschide fereastra de configurare decont. Nu are importanta in ce ordine sa apasa pe aceste butoane.
Bine de stiut
- Aplicatia va propune automat explicatia tranzactiei atunci cand se inregistreaza deconturi. Daca este nevoie, aceasta explicatie poate fi oricand editata.
- Cand se fac tranzactii de tipul plata catre titular / incasare de la titular din cont de casa aplicatia va propune automat la document Dispozitie de plata / Dispozitie de incasare, dupa caz. Tipul documentului poate fi oricand modificat, daca este necesar.
- Cand o tranzactie din Casa / Banca / Achizitii/ Note contabile diverse este asociata cu un decont:
- Daca se fac editari din decont, se vor reflecta automat si in tranzactia asociata.
- Daca se fac editari in tranzactia asociata, se vor reflecta automat si in decont.
Restrictii
Principala restrictie este legata de monede: atunci cand dintr-o tranzactie se adauga un decont, este obligatoriu ca moneda tranzactiei si cea a contului 542 sa fie identice. In caz contrar, decontul nu se va salva corect.
De exemplu, daca se inregistreaza in Registrul de casa, pe 5311 o tranzactie pe un analitic al lui 542, este obligatoriu ca analiticul respectiv sa aiba setat ca moneda LEI.
Afla mai multe despre sectiunea Deconturi din SmartBill Conta din prima parte a acestui articol.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
