Documente financiar-contabile – 10 aspecte pe care trebuie sa le cunosti

Pentru ca singurele dovezi care atesta existenta, activitatea si parcursul oricarei entitati sunt documentele, ne-am gandit sa tratam o tema destul de importanta, sa amintim cateva aspecte esentiale cu privire la documentele financiar-contabile.

Baza legala care reglementeaza modul de intocmire, de utilizare si de pastrare a documentelor financiar-contabile este Ordinul Nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile emis de Ministerul Finantelor Publice si publicat in Monitorul Oficial nr. 910 din 9 decembrie 2015.

In orice entitate modul in care circula documentele financiar-contabile precum si numarul de exemplare al acestora se stabilesc prin intermediul unor proceduri proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii, care ulterior vor fi aprobate de administratorul societatii, ordonatorul de credite sau de o alta persoana care are obligatia gestionarii societatii respective.

Elemente obligatorii document justificativ

Orice document justificativ trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele elemente:
? denumirea documentului;
? denumirea / numele si prenumele si, dupa caz, sediul PJ / adresa PF care intocmeste documentul;
? numarul documentului si data intocmirii acestuia;
? mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
? continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
? datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
? numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare.

Pe de alta parte, in cuprinsul oricarui document emis trebuie sa se mentioneze si elementele precum: forma juridica; codul de identificare fiscala si capitalul social, dupa caz.

Elemente obligatorii documente contabile

Orice document contabil (registre, jurnale, fise, note etc.) trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele elemente cu privire la:
? denumirea entitatii;
? data intocmirii documentului contabil;
? felul, numarul si data documentului justificativ;
? sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;
? conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare;
? semnatura persoanei responsabile cu intocmirea documentelor contabile.

Atentie! Daca documentele financiar-contabile sunt intocmite si preluate in contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor – semnatura nu constituie element obligatoriu.

Erorile din documentele financiar-contabile

In documentele financiar-contabile nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea procedee, si nici lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa.

Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, concomitent inscriindu-se alaturi textul sau cifra corecta. Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit / corectat documentul, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.

Perioada de arhivare si pastrare

Pentru o perioada de 50 de ani se arhiveaza si se pastreaza statele de plata si pontajele in baza carora au fost intocmite statele de plata.

Pentru o perioada de 10 ani se arhiveaza si se pastreaza registrele de contabilitate si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate.

Pentru o perioada de 5 ani se arhiveaza si se pastreaza urmatoarele documente: nota de receptie si constatare diferente; bon de predare/transfer/restituire; bon de consum; bon de consum (colectiv); lista zilnica de alimente; dispozitie de livrare; fisa de magazie; lista de inventariere; lista de inventariere (gestiuni global-valorice); chitanta; dispozitie de incasare/plata; borderou de achizitie; decont de operatiuni in participatie; ordin de deplasare; decont de cheltuieli; nota de debitare/creditare; fisa de cont pentru operatiuni diverse; decizie de imputare; angajament de plata.

Numerotare documentelor financiar-contabile

La fiecare inceput de an nu uita ca trebuie sa aloci cate o serie si un numar (secventiale, unice) pentru documentele pe care le vei emite: facturi; chitante; proforme; dispozitii de incasare/plata; etc.

Mai mult decat atat, persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente.

Documente pierdute, sustrase sau distruse

Exista in practica si asemenea situatii, de aceea, orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile va avea obligatia sa aduca la cunostinta, in scris, intr-un termen de 24 de ore de la constatare, conducatorului entitatii situatia constatata.

Mai apoi, conducatorul entitatii, intr-un termen de 3 zile lucratoare, va dispune incheierea unui proces verbal care trebuie sa cuprinda:
? datele de identificare a documentelor disparute;
? numele si prenumele persoanei responsabile cu pastrarea documentelor;
? data si imprejurarile in care s-a constatat lipsa documentelor respective.

Atentie! Daca una dintre situatiile de mai sus a fost cauzata de conducatorul societatii, atunci alti membri ai consiliului de administratie vor intocmi procesul verbal.

Reconstituirea documentelor se face pe baza unui dosar de reconstituirea, care trebuie sa contina:
? sesizarea scrisa a persoanei care a constatat disparitia documentelor;
? procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii;
? dovada sesizarii organelor de urmarire penala sau dovada sanctionarii disciplinare a persoanei vinovate;
? dispozitia scrisa a conducatorului entitatii pentru reconstituirea documentelor;
? o copie a documentelor reconstituite.

Nu se vor putea reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de calatorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse inainte de a fi inregistrate in contabilitate.

Registre contabile obligatorii ? partida dubla

Entitatile a caror contabilitate este tinuta in partida dubla, au obligatia de a intocmi si pastra cateva registre contabile: registrul-jurnal, registrul-inventar si cartea mare.

Registre contabile obligatorii ? partida simpla

Entitatile a caror contabilitate este tinuta in partida simpla si a caror venituri sunt stabilite in sistem real, au obligatia de a intocmi si pastra cateva registre contabile: registrul-jurnal de incasari si plati; registrul-inventar.

Modelele documentelor

Legislatia amintita prevede modele pentru documentele financiar-contabile dar fiecare societate poate adapta respectivele modele, in functie de necesitati.

Circuitul documentelor financiar-contabile si numarul de exemplare al acestora se stabilesc prin proceduri proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii, aprobate de administratorul entitatii.

Utilizarea programelor informatice

Societatile care tin evidenta financiar-contabila prin intermediul programelor informatice, au obligatia de a asigura in orice moment listarea documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control.