Documentele Financiar-Contabile: Reguli, Obligatii si Consecinte
In orice societate, documentele financiar-contabile joaca un rol esential in asigurarea unei evidente corecte a tranzactiilor si in respectarea legislatiei fiscale. Reglementarile privind intocmirea, arhivarea si utilizarea documentelor financiar-contabile sunt stabilite prin acte normative specifice, iar nerespectarea acestora poate atrage sanctiuni semnificative.
Actele Normative care Reglementeaza Documentele Financiar-Contabile
Actul normativ principal care reglementeaza normele de intocmire si utilizare a documentelor contabile este Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015, care stabileste:
– Modelele documentelor financiar-contabile
– Elementele obligatorii ce trebuie sa le contina documentele financiar-contabile
– Normele de intocmire si utilizare a acestora
Alte acte normative relevante includ:
– Legea contabilitatii nr. 82/1991: Stabileste obligativitatea organizarii si conducerii contabilitatii pentru toate persoanele juridice si fizice ce desfasoara activitati economice.
– Codul fiscal si Codul de procedura fiscala: Reglementeaza aspectele fiscale legate de evidenta contabila si calculul taxelor.
Responsabilitatile si Obligatiile Persoanelor Involved in Documentele Financiar-Contabile
Documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate.
Orice persoana care constata pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile trebuie sa aduca la cunostinta, in scris, in termen de 24 de ore, conducatorului entitatii situatia constatata. In cazurile in care disparitia documentelor poate constitui infractiune, se instiinteaza imediat organele de urmarire penala.
Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.
Durata de Arhivare a Documentelor Financiar-Contabile
Documentele justificative se pastreaza in arhiva timp de 5 ani, calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii. Ca exceptie, documentele care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.
Contraventii si Sanctiuni pentru Nerespectarea Reglementarilor
1. Nerespectarea reglementarilor legale privind documentele justificative si contabile:
– Intocmirea si utilizarea documentelor justificative pentru toate operatiunile efectuate
– Inregistrarea acestora in contabilitate in perioada corespunzatoare
– Pastrarea si arhivarea acestora corect
– Reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse
Aceste contraventii pot atrage o amenda intre 2.000 lei si 20.000 lei, conform Legii contabilitatii.
2. Activitati economice cu bunuri fara documente de provenienta:
Conform Legii nr. 296/2023, este interzis sa se desfasoare activitati economice cu bunuri care nu sunt insotite de documente de provenienta. Documentele pot include facturi, avize de insotire a marfii, documente vamale sau alte acte justificative prevazute de lege.
Nerespectarea acestei reglementari constituie contraventie si poate atrage sanctiuni intre 2.000 lei si 15.000 lei pentru persoane fizice, respectiv intre 5.000 lei si 30.000 lei pentru persoane juridice. Bunurile implicate in contraventie pot fi confiscate.
Concluzie
Atentia la modul de intocmire, arhivare si utilizare a documentelor financiar-contabile nu este doar o formalitate, ci o necesitate esentiala pentru a evita riscurile de neconformare si sanctiunile care pot surveni. Respectarea reglementarilor legale ajuta la mentinerea unei activitati economice legale si transparente, protejand in acelasi timp integritatea si reputatia afacerii.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
