Fisa de magazie – raportul de baza privind miscarile de stocuri

Atunci cand vine vorba de gestionarea stocurilor, unul dintre documentele justificative util de intocmit de catre gestionar sau de catre compartimentul financiar-contabil este fisa de magazie.

Fisa de magazie este un document justificativ cu ajutorul caruia se tine evidenta cantitativa a stocurilor. Pe o fisa se evidentiaza:

• locul de depozitare a stocurilor, 
• intrarile si iesirile din gestiune, precum si
• stocul existent la momentul respectiv.

Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la ter?i sau in custodie se intocmesc fise distincte, care se ?in separat de cele aferente propriilor valori materiale.

Inregistrarile in fisele de magazie se fac document cu document.

Pe de alta parte, fisa de magazie este o sursa importanta de informatii pentru controlul operativ curent si contabil al stocurilor de valori materiale.

Iata cateva exemple de situatii cand ai nevoie de fisa de magazie:

• cand la inventarierea unui cod de produs constati o diferenta intre soldul din contabilitate si situatia reala, pentru a investiga diferentele poti incepe de la fisa de magazie prin analiza tranzactiilor de intrare-iesire. De exemplu, este posibil ca diferenta sa provina de la faptul ca nu ai inregistrat in contabilitate un bon de consum care insa este operat pe fisa de magazie, sau in aplicatia de gestiune nu s-a efectuat un transfer de pe o gestiune pe alta;
• cand vrei sa investighezi o posibila frauda, poti sa incepi de la analiza tuturor fiselor de magazie de care persoana suspecta este responsabila.

Cu ajutorul fisei de magazie, stocul se poate stabili dupa fiecare operatiune inregistrata.

Exista cateva informatii minimale obligatorii care ar trebui sa se regaseasca pe o fisa de magazie, acestea fiind:

• denumirea formularului;
• numarul paginii;
• denumirea unitatii, a magazinului, a materialului, a produsului finit, a sortimentului;
• informatii cu privire la produs: calitatea, marca, profilul, dimensiunea, unitatea de masura, pretul unitar;
• data (ziua, luna, anul);
• numarul si felul documentului;
• tipul operatiunii: intrare, iesire, stoc;
• explicatia fiecarei miscari.

Cum se intocmeste si de catre cine?

Fisa de magazie trebuie intocmita de regula intr-un singur exemplar, pentru fiecare tip de produs finit, materie prima, material, de catre gestionarul responsabil de evidenta stocurilor sau de catre compartimentul financiar-contabil, daca acesta este responsabil de evidenta stocurilor.

Pentru o evidenta corecta a stocurilor din magazie, persoanele desemnate de la compartimentul financiar-contabil trebuie sa verifice, in mod aleatoriu, corectitudinea si modul in care se fac inregistrarile in fisele de magazie.

Daca utilizezi Smart Bill, poti sa urmaresti in permanenta si de oriunde exista conexiune la internet miscarea stocurilor din gestiunea ta. Din sectiunea „RAPOARTE STOCURI, VANZARI & ACHIZITII” se acceseaza butonul „MISCARI STOCURI”:

 

 

Pentru a genera o fisa de magazie, se vor putea aplica numeroase filtrari la raportul privind miscarea stocurilor, cum ar fi:

• filtrare dupa tipul de gestiune (in cazul in care administrezi mai multe gestiuni);
• filtrare dupa tipul de produs;
• filtrare dupa tipul de document;
• daca doresti sa se afiseze detaliu cost unitar;
• daca doresti sa se afiseze produsele fara miscare;
• daca doresti sa se afiseze produsele cu stoc zero;
• daca doresti sa se afiseze totalurile pe produs etc.

 

 

Pentru a putea realiza verificari ulterioare, in Smart Bill poti genera automat rapoarte atat in format .pdf cat si in Excel. Iata mai jos un model de raport privind miscarea stocurilor din gestiune.

 

 

Acesta este un raport complex, bogat in informatii, cu ajutorul caruia vei putea analiza toate tranzactiile pe stoc: intrarile, iesirile, stocul.

Daca utilizezi frecvent raportul privind miscarea stocurilor in Smart Bill, atunci il poti adauga la lista ta de rapoarte favorite, cu scopul unei accesari mai eficiente.