Procedura si documentele necesare pentru infiintarea unui magazin online

Comertul online este unul dintre cele mai cautate business-uri din Romania, ales de catre antreprenorii care doresc sa se lanseze in mediul de afaceri.

Magazinul online sau virtual este un site web de comert electronic dedicat vanzarii de produse sau prestarii de servicii. Acesta are ca scop prezentarea si vanzarea unor produse sau servicii existand posibilitatea realizarii unor magazine virtuale pe platforme e-commerce.

Pe site-ul web al unui magazin online pot fi regasite numeroase produse si servicii care se pot achizitiona foarte usor, plata realizandu-se prin transfer bancar, card de credit, depunere numerar la banca sau ramburs la primirea coletului.

In vederea deschiderii unui magazin online de succes, antreprenorii trebuie sa aiba in vedere faptul ca acest business de e-commerce presupune:

• alocarea unui buget;
• efectuarea unei strategii de promovare;
• implicare activa si permanenta a personalului profesionist.

Precum oricare alt bussines, magazinul online detine atat avantaje cat si dezavantaje in ceea ce priveste comercializarea de produse sau servicii. Ca si avantaje ale acestui sistem de comercializare am putea enumera:

• program de lucru flexibil (se poate lucra de acasa);
• numeroase modalitati de promovare online si la costuri reduse;
• modalitate de afisare a ofertelor avantajoasa;
• cheltuieli mici cu utilitatile sau cu chiria (uneori chiar inexistente daca se lucreaza de acasa);
• pot avea acces la produsele sau serviciile tale si persoane din afara tarii (plaja de clienti mai larga);
• numarul angajatilor, respectiv cheltuielile cu acestia sunt mai reduse decat in cazul unui magazin „offline”;
• modalitatea de a ajunge la segmentul de piata dorit;
• activitate cu program 24/24 h.

Cateva dintre dezavantajele acestui sistem de comercializare ar putea fi:

• cheltuieli cu privire la pagina web;
• cheltuieli cu transportul produselor;
• cheltuieli cu ambalarea si expeditia produselor (produsele transportate trebuie ambalate corespunzator pentru a ajunge in siguranta la destinatar);
• cheltuieli suplimentare in cazul returului de produse;
• traficul de oameni pe site-ul web este dependent de promovarea efectuata;
• existenta unei plaje de clienti cu o retinere in ceea ce priveste comertul online, datorita faptului ca produsele nu sunt palpabile decat in momentul livrarii;
• produsele nu pot fi procurate pe loc, acestea fiind livrate dupa o anumita perioada de timp de la comanda.

Legea care reglementeaza comertul electronic este Legea nr. 365/2002 privind comertul electronic, republicata.

 

Care sunt pasii, respectiv procedura de urmat in vederea deschiderii unui magazin online?

Inregistrarea intr-o forma juridica:

O prima etapa in vederea deschiderii unui magazin online ar fi aceea de inregistrare la ONRC intr-o forma juridica (persoana fizica autorizata, intreprindere individuala, intreprindere familiala, societate cu raspundere limitata debutant, societate cu raspundere limitata sau alte forme). Toate documentele necesare inregistrarii intr-o forma juridica sunt disponibile pe site-ul: www.onrc.ro la sectiunea INMATRICULARI (persoane fizice sau persoane juridice).

Alegerea codului CAEN:

Pentru desfasurarea activitatii in conditii legale, actul constitutiv trebuie sa contina ca obiect principal de activitate codul CAEN 4791 „Comertul cu amanuntul prin intermediul caselor de comenzi sau prin Internet” care va fi autorizat de ONRC.

Informatii obligatorii pentru magazinele online:

Orice societate comerciala care isi desfasoara activitatea online are obligatia de a pune (pe pagina web) la dispozitia clientilor si a autoritatilor publice informatiile cu privire la:

• Datele de identificare: numele/denumirea entitatii; domiciliul/sediul; numar de inmatriculare; codul de inregistrare fiscala; numar de telefon; titlul profesional si statutul;
• Date cu privire la produsele sau serviciile comercializate: tarifele aferente cu precizarea scutirii, includerii sau neincluderii taxei pe valoare adaugata, respectiv cuantumul acesteia; includerea sau neincluderea in pretul afisat a cheltuielilor de livrare, respectiv cuantumul acestora (daca exista);  orice alte informatii pe care furnizorul de servicii este obligat sa le puna la dispozitie destinatarilor.

Sigla ANPC

Toti operatorii economici care administreaza site-uri de vanzari, preluare comenzi on-line si/sau publicitate la produse si/sau servicii, la serviciile turistice, de comercializare de pachete de servicii turistice sau bilete de avion, inclusiv e-commerce (comert electronic), sunt obligati sa prezinte pe prima pagina a site-ului (home page) un link vizibil catre adresa oficiala de web a Autoritatii Nationale pentru Protectia Consumatorilor (www.anpc.gov.ro), denumit PROTECTIA CONSUMATORILOR – A.N.P.C.

Inregistrarea ca operator de date cu caracter personal

Pentru operatorii care prelucreaza date cu caracter personal trebuie avute in vedere si prevederile Legii nr. 677/2001 pentru protectia persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal si libera circulatie a acestor date.

Atentie! In domeniul protectiei datelor cu caracter personal, anul 2018 aduce modificari importante – marcate prin inceperea aplicabilitatii Regulamentului General de Protec?ia Datelor incepand cu 25 mai 2018.

De asemenea, va intra in vigoare Regulamentul nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protec?ia persoanelor fizice în ceea ce prive?te prelucrarea datelor cu caracter personal ?i privind libera circula?ie a acestor date ?i de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protec?ia datelor).  

Contractele cu clientii in cazul magazinelor online:

Atunci cand vine vorba de comercializare apare automat si notiunea de contract. In cazul magazinelor online, contractele incheiate (la distanta) cu clientii prin mijloace electronice isi produc toate efectele pe care legea le recunoaste contractelor. Pentru validitatea contractelor nu este necesar consimtamantul prealabil al partilor asupra utilizarii mijloacelor electronice.

Contractele la distanta sunt reglementate de OUG nr. 34/2014 privind drepturile consumatorilor in cadrul contractelor incheiate cu profesionistii. In contract trebuie mentionati foarte clar termenii si conditiile, acesta fiind considerat incheiat in momentul in care profesionistul a transmis consumatorului, pe un suport durabil, confirmarea comenzii transmisa de consumator.

Politica de retur

Nu in ultimul rand, atunci cand ai un magazin online trebuie sa tii cont de reglementarile legale privind returul produselor comercializate.

Exista reglementari legale care te obliga sa accepti returul in anumite conditii pe de o parte si pe de alta parte trebuie sa ai in vedere costurile asociate retururilor.

Potrivit OUG nr. 34/2014  exista un drept de retur de 14 zile calendaristice, valabil doar pentru persoane fizice. 

Mai precis, art. 9 Dreptul de retragere prevede ca, exceptand anumite situatii (cum ar fi de exemplu furnizarea de produse care sunt susceptibile a se deteriora sau a expira rapid,  furnizarea de ziare, periodice ?i reviste, etc.) consumatorul beneficiaza de o perioada de 14 zile calendaristice pentru a se retrage dintr-un contract la distanta sau dintr-un contract in afara spatiilor comerciale, fara a fi nevoit sa justifice decizia de retragere.

Reclamatiile si sesizarile catre ANPC pot fi depuse doar de catre consumatori persoane fizice.

Divergentele intre operatorii economici nu intra in sfera de competenta a comisarilor de protectie a consumatorilor. In ceea ce priveste relatia cu persoanele juridice prevaleaza prevederile contractuale.

In functie de politica proprie unele magazine online pot acorda si persoanelor juridice acelasi termen ca si persoanelor fizice sau pot sa extinda perioada de retur dincolo de cele 14 zile.