Inventarierea patrimoniului: un proces esential pentru orice entitate
Inventarierea patrimoniului este un proces important pentru orice societate, indiferent de dimensiunea sau domeniul sau de activitate. Dincolo de importanta sa operationala, aceasta reprezinta si o obligatie legala reglementata de cadrul legislativ actual din Romania.
Inventarierea are ca scop principal stabilirea situatiei reale a tuturor elementelor de natura a activelor, datoriilor si capitalurilor proprii ale fiecarei entitati, precum si a bunurilor si valorilor detinute cu orice titlu, apartinand altor persoane juridice sau fizice, in vederea intocmirii situatiilor financiare anuale, care trebuie sa ofere o imagine fidela a pozitiei financiare si a performantei entitatii pentru respectivul exercitiu financiar.
Ce este inventarierea patrimoniului?
Inventarierea patrimoniului reprezinta procesul prin care o entitate identifica, evalueaza si inregistreaza bunurile, datoriile si capitalurile pe care le detine.
Cadrul legislativ aplicabil
Legislatia din Romania reglementeaza clar obligatia de inventariere a patrimoniului. Cele mai importante prevederi se regasesc in:
– Legea contabilitatii nr. 82/1991, republicata si actualizata, care stabileste ca toate entitatile au obligatia de a efectua inventarierea anuala a patrimoniului.
– Ordinul nr. 2861/2009 privind normele de inventariere, care detaliaza procedurile ce trebuie urmate in acest proces.
Obligatii si pasi in procesul de inventariere
Legislatia impune urmatoarele obligatii principale pentru entitati:
– Stabilirea comisiei de inventariere: Este obligatoriu sa fie desemnata o comisie formata din persoane competente, care nu gestioneaza direct bunurile inventariate.
– Pregatirea documentatiei necesare: Acest pas include intocmirea listelor de inventariere, a registrului inventar si a altor documente auxiliare.
– Efectuarea inventarierii fizice: Este necesara identificarea efectiva a bunurilor, verificarea stocurilor, a mijloacelor fixe, a creantelor si datoriilor.
– Evaluarea bunurilor: Bunurile trebuie evaluate conform normelor contabile, luand in considerare deprecierea sau pierderile de valoare.
– Intocmirea procesului-verbal de inventariere: Acest document certifica incheierea procesului si trebuie semnat de comisie.
Consecintele nerespectarii obligatiilor
Conform Legii contabilitatii, amenzile pentru neefectuarea inventarierii pot ajunge pana la 5.000 lei.
Odata cu digitalizarea, exista mai multe modalitati de a face acest proces al inventarierii mai usor:
– Utilizarea unui software de gestiune a inventarului: Acestea permit generarea automata a documentelor necesare si gestionarea eficienta a informatiilor.
– Utilizarea codurilor de bare care simplifica procesul de verificare si actualizare a stocurilor.
Ce impact are lipsa unui inventar complet?
Pe langa posibilitatea de a primi amenzi pentru nerespectarea obligatiilor legale privind efectuarea inventarierii, consecintele unui inventar incomplet sunt:
– Corectitudinea bilantului contabil: Valoarea activelor si pasivelor poate fi raportata gresit, ceea ce ofera o imagine distorsionata asupra sanatatii financiare a companiei.
– Deciziile eronate: Investitiile gresite sau neglijarea unor riscuri importante pot fi rezultatul unor date eronate.
– Refacerea inventarului: Remedierea erorilor poate consuma resurse financiare si timp.
– Lipsa controlului asupra stocurilor: Poate duce la surplusuri sau lipsuri, afectand capacitatea de a raspunde cerintelor pietei.
Sfaturi practice pentru efectuarea inventarierii patrimoniului
Este foarte importanta pregatirea prealabila a inventarului si instruirea membrilor comisiei de inventariere astfel incat, in ziua inventarului, fiecare sa stie ce are de facut. Alte recomandari includ:
– Utilizarea de personal cunoscator al produselor: Astfel, acestea vor fi mult mai usor de identificat.
– Pregatirea din timp a documentatiei care urmeaza sa fie completata.
– Gruparea articolelor similare in functie de tip, locatie sau utilizare.
– Etichetarea corespunzatoare a produselor.
– Numararea atenta: Efectuarea a cel putin doua verificari independente pentru a evita erorile.
– Pregatirea si aprobarea de liste de produse compensabile la inventar.
Raspunderea administratorului
– Aprobarea politicii contabile: Societatile au obligatia de a emite proceduri proprii privind inventarierea, aprobate de administratorul entitatii, ordonatorul de credite sau alta persoana responsabila cu gestionarea entitatii.
– Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere: Revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
