Odata cu apropierea finalului de an, se apropie si momentul inventarierii patrimoniului. De regula, aceasta se desfasoara cu data de referinta 31 decembrie a anului respectiv.
Exista un act normativ special dedicat acestui subiect, Ordinul nr. 2.861 din 9 octombrie 2009 pentru aprobarea normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii.
Acest ordin prevede cateva obligatii pentru administratori, astfel:
- administratorul este cel care trebuie sa aprobe procedurile proprii de inventariere pe care trebuie sa le detina orice firma. Aceste proceduri se emit in baza actului legislativ mentionat care constituie un reper in acest sens. Aceste proceduri trebuie sa fie adaptate specificului entitatii.
- raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor legii contabilitatiI si in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii.
Asadar, administratorul este cel care raspunde pentru organizarea inventarierii patrimoniului firmei.
- toate elementele de natura activelor trebuie sa fie date in raspundere gestionara sau in folosinta, dupa caz, salariatilor ori administratorilor entitatii. Asadar, in functie de numarul de angajati ai entitatii si de delegarea responsabilitatilor, administratorul poate sa aiba in raspundere gestionara o parte sau toate elementele de natura activelor.
- in cazul firmelor cu un numar de salariati redus, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana. In aceasta situatie, raspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului.
- in situatia in care firma nu are niciun salariat care sa poata efectua operatiunea de inventariere, aceasta se efectueaza de catre administrator.
- in vederea bunei desfasurari a operatiunilor de inventariere, administratorii maiau obligatia sa ia masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru comisiei de inventariere, prin:
- organizarea depozitarii bunurilor grupate pe sorto-tipodimensiuni, codificarea acestora si intocmirea etichetelor de raft
- tinerea la zi a evidentei tehnico-operative la gestiuni si a celei contabile ?i efectuarea confruntarii datelor din aceste evidente
- participarea intregii comisii de inventariere la lucrarile de inventariere
- asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariaza, respectiv pentru sortare, a?ezare, cantarire, masurare, numarare etc.
- asigurarea participarii la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, pret etc.) si la evaluarea lor, conform reglementarilor contabile aplicabile, a unor specialisti din entitate sau din afara acesteia, la solicitarea presedintelui comisiei de inventariere. Aceste persoane au obligatia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor inscrise
- dotarea gestiunii cu aparate si instrumente adecvate si in numar suficient pentru masurare, cantarire, cu cititoare de coduri de bare etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum si cu birotica necesara
- dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate
- asigurarea protectiei membrilor comisiei de inventariere in conformitate cu normele de protectie a muncii
- asigurarea securitatii usilor, ferestrelor, portilor etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc
- in cazul in care gestionarul nu s-a prezentat la data si ora fixate pentru inceperea operatiunilor de inventariere, comisia de inventariere sigileaza gestiunea si comunica aceasta comisiei centrale sau administratorului care are obligatia gestionarii entitatii, conform procedurilor proprii privind inventarierea. Aceste persoane au obligatia sa il instiinteze imediat in scris pe gestionar despre reprogramarea inventarierii ce trebuie sa se efectueze, indicand locul, ziua si ora fixate pentru inceperea operatiunilor de inventariere.
- in cazul constatarii unor lipsuri imputabile in gestiune, administratorii trebuie sa imputa persoanelor vinovate bunurile lipsa la valoarea lor de inlocuire.
- administratorii mai au obligatia sa aprobe anual listele cu sorturile de produse, marfuri, ambalaje si alte valori materiale care intrunesc conditiile de compensare datorita riscului de confuzie. Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusurile si lipsurile constatate. In cazul in care cantitatile sorturilor supuse compensarii, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari decat cantitatile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a diferentei in plus. Aceasta eliminare se face incepand cu sorturile care au preturile unitare cele mai scazute, in ordine crescatoare. In cazul in care cantitatile sorturilor supuse compensarii, la care s-au constatat lipsuri, sunt mai mari decat cantitatile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri, se va proceda, de asemenea, la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a cantitatii care depaseste totalul cantitativ al plusurilor. Eliminarea se face incepand cu sorturile care au preturile unitare cele mai scazute, in ordine crescatoare.
- dupa primirea propunerilor centralizate in cuprinsul procesului-verbal al comisiei de inventariere care se prezinta, in termen de 7 zile lucratoare de la data incheierii operatiunilor de inventariere, administratorului, cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil si al conducatorului compartimentului juridic, decide asupra solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale.
Asadar, administratorul este direct raspunzator de modul de organizare a inventarierii si de toate etapele acestui proces de aceea este bine sa cunoasca prevederile legale si responsabilitatile care ii revin.
Daca vrei sa afli cat de usor se face inventarierea cu programul de contabilitatea SmartBill Conta citeste articolul Obiecte de inventar.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
