In urma procesului de inventariere, care este obligatoriu pentru orice firma, de cele mai multe ori se regasesc diferente la inventar: plusuri sau minusuri. Cea mai frecventa situatie este insa cea a lipsurilor la inventar. Acestea se constata atunci cand, in urma verificarilor faptice, cantitatile sau numarul de bunuri identificate nu corespund cu cele din contabilitate.
Pentru ca situatiile financiare sa reflecte corect situatia patrimoniului, in contabilitate vor trebui inregistrate aceste diferente, astfel incat, in final, contabilitatea sa fie ajustata cu situatia faptica a gestiunii.
Atunci cand in urma inventarierii faptice se constata lipsuri la inventar este bine sa fie verificate si efectuate urmatoarele:
Declaratia initiala a gestionarului
Una din primele masuri organizatorice care se ia de catre comisia de inventariere, inainte de a incepe efectiv operatiunea este de a la lua de la gestionarul raspunzator de gestiunea bunurilor o declaratie scrisa din care sa rezulte daca:
- gestioneaza bunuri si in alte locuri de depozitare
- in afara bunurilor entitatii respective are in gestiune si alte bunuri apartinand tertilor, primite cu sau fara documente
- are plusuri sau lipsuri in gestiune, despre a caror cantitate ori valoare are cunostinta
- are bunuri nereceptionate sau care trebuie expediate (livrate), pentru care s-au intocmit documentele aferente
- a primit sau a eliberat bunuri fara documente legale
- detine numerar sau alte hartii de valoare rezultate din vanzarea bunurilor aflate in gestiunea sa
- are documente de primire-eliberare care nu au fost operate in evidenta gestiunii sau care nu au fost predate la contabilitate
Asadar, o parte din lipsurile constatate ar putea fi explicate prin declaratia gestionarului
Imputarea
Punctul 40 din Normele de inventariere arata ca in cazul constatarii unor lipsuri imputabile in gestiune, administratorii trebuie sa imputa persoanelor vinovate bunurile lipsa la valoarea lor de inlocuire.
Valoarea de inlocuire este costul de achizitie al unui bun cu caracteristici si grad de uzura similare celui lipsa in gestiune la data constatarii pagubei, care cuprinde pretul de cumparare practicat pe piata, la care se adauga taxele nerecuperabile, inclusiv TVA, cheltuielile de transport, aprovizionare si alte cheltuieli, accesorii necesare pentru punerea in stare de utilitate sau pentru intrarea in gestiune a bunului respectiv. In cazul bunurilor constatate lipsa, ce urmeaza a fi imputate, care nu pot fi cumparate de pe piata, valoarea de imputare se stabileste de catre o comisie formata din specialisti in domeniul respectiv.
Compensarea intre plusuri si minusuri
In situatia in care lipsurile in gestiune nu sunt considerate infractiuni, firmele pot face compensari cu eventuale plusuri constatate, doar daca sunt respectate cateva conditii:
- sa existe riscul de confuzie intre produse, din cauza asemanarii in ceea ce priveste aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;
- diferentele constatate in plus sau in minus sa se refere la aceeasi perioada de gestiune si la aceeasi gestiune.
Nu se admite compensarea in cazurile in care s-a facut dovada ca lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorata vinovatiei persoanelor care raspund de gestionarea acestor bunuri.
Administratorii trebuie sa aprobe anual, o lista cu produsele compensabile din cadrul firmei. Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusurile si lipsurile constatate.
In cazul in care cantitatile sorturilor supuse compensarii, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari decat cantitatile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a diferentei in plus. Aceasta eliminare se face incepand cu sorturile care au preturile unitare cele mai scazute, in ordine crescatoare.
In cazul in care cantitatile sorturilor supuse compensarii, la care s-au constatat lipsuri, sunt mai mari decat cantitatile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri, se va proceda, de asemenea, la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a cantitatii care depaseste totalul cantitativ al plusurilor. Eliminarea se face incepand cu sorturile care au preturile unitare cele mai scazute, in ordine crescatoare.
Taxe asociate evidentierii in contabilitate a lipsurilor
TVA la imputare
In cazul bunurilor lipsa din gestiune care sunt imputate, sumele imputate nu sunt considerate contravaloarea unor operatiuni in sfera de aplicare a TVA, indiferent daca pentru acestea este sau nu obligatorie ajustarea taxei. Asadar, la imputare nu se colecteaza TVA.
TVA la minusul de inventar
La minus de inventar se ajusteaza TVA dedus initial si se intocmeste ca document justificativ autofactura pe care se trece valoarea lipsurilor si TVA-ul aferent. Exceptie fac cazurile de distrugere, pierdere, furt demonstrate corespunzator.
Art. 304 alin. (1) lit. c) din Codul fiscal prevede ca, in conditiile in care regulile privind livrarea catre sine sau prestarea catre sine nu se aplica, deducerea initiala se ajusteaza in cazul in care persoana impozabila isi pierde sau castiga dreptul de deducere a taxei pentru bunurile mobile nelivrate si serviciile neutilizate.
Normele de aplicare pentru acest articol arata ca, persoana impozabila realizeaza o ajustare pozitiva sau, dupa caz, trebuie sa efectueze o ajustare negativa a taxei deductibile in situatii precum bunuri lipsa in gestiune din alte cauze decat distrugerea, pierderea, furtul in conditiile in care aceste situatii sunt demonstrate sau confirmate in mod corespunzator de persoana impozabila.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
