Raportarea SAF-T este o raportare complexa care a fost implementata etapizat in Romania, incepand cu contribuabilii mari, apoi cu cei mijlocii si, incepand cu anul 2025, se va aplica si contribuabililor mici.
Iata cateva lucruri importante de stiut despre implementarea SAF-T:
1. Identificarea termenelor limita de raportare si a frecventei depunerii
Termenele limita de raportare
Declaratia informativa D406 se transmite in format electronic, data-limita de transmitere fiind:
– ultima zi calendaristica a lunii urmatoare perioadei de raportare (luna/trimestrul calendaristic, dupa caz) pentru alte informatii decat cele privind sectiunile Stocuri si Active;
– la termenul de depunere a situatiilor financiare aferente exercitiului financiar, in cazul sectiunii Active;
– la termenul stabilit de organul fiscal central, care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice de la data solicitarii, in cazul sectiunii Stocuri.
Entitatile beneficiaza de o perioada de gratie dupa cum urmeaza:
– 6 luni pentru prima raportare,
– 5 luni pentru a doua raportare,
– 4 luni pentru a treia raportare,
– 3 luni pentru a patra raportare,
– 2 luni pentru a cincea raportare, pentru contribuabilii care au obligatia de transmitere lunara a fisierului SAF-T;
– 3 luni pentru prima raportare, pentru contribuabilii care au obligatia de transmitere trimestriala a fisierului SAF-T.
Perioada de gratie se calculeaza pornind de la ultima zi a perioadei de raportare pentru care aceasta se acorda, cand obligatia de transmitere devine efectiva pentru respectivul contribuabil.
Frecventa depunerii
Societatile trebuie sa porneasca de la incadrarea fiscala: daca sunt platitoare de TVA sau nu.
– Daca societatea este platitoare de TVA lunar, va depune SAF-T lunar.
– Daca societatea este platitoare de TVA trimestrial, va depune SAF-T trimestrial.
– Daca societatea nu este platitoare de TVA, va depune D406 trimestrial.
De exemplu, daca o societate este platitoare de TVA cu perioada fiscala luna calendaristica, atunci pentru luna ianuarie 2025, termenul de depunere este ultima zi a lunii februarie 2025.
Informatiile privind „Activele” din cadrul Declaratiei informative D406 sunt intocmite la nivelul anului financiar aplicat de catre contribuabili si transmise printr-o singura depunere, respectiv o singura raportare a Declaratiei informative D406, pana la data depunerii situatiei financiare aferente exercitiului financiar la care se refera.
Informatiile privind „stocurile de produse” si „productia in curs” sunt transmise pe baza unei solicitari specifice din partea organelor fiscale centrale. Declaratiile informative D406 pentru „Stocuri” se depun in termenul stabilit de organul fiscal central, care nu poate fi mai mic de 30 de zile calendaristice de la data solicitarii.
2. Intelegerea cerintelor SAF-T
Structura fisierului:
Fisierul SAF-T are o structura standard XML care include:
– Date despre companie
– Date contabile (conturi, tranzactii)
– Date despre stocuri
– Detalii despre clienti si furnizori
– Codificarile cerute: Verificati cerintele privind codurile (exemplu: conturi contabile, produse, TVA)
3. Evaluarea aplicatiilor si calitatii datelor
Este important ca softul utilizat pentru contabilitate sa poata genera fisiere SAF-T in formatul XML cerut de ANAF.
De asemenea, pentru raportarea privind stocurile, este important ca si softul de gestiune sa poata furniza informatiile necesare si, mai mult, ar trebui ca raportarile din contabilitate si gestiune sa poata fi integrate. Acest lucru este mai complicat de realizat daca sunt utilizate doua softuri diferite.
De asemenea, este important sa verificati daca datele contabile si fiscale sunt complete si corect introduse.
Aceasta presupune, in primul rand:
– analiza nomenclatoarelor de clienti si furnizori: sa aiba toti partenerii denumire, CIF corect, adresa, tara etc.
– analiza nomenclatorului de produse: introducerea codurilor NC-8. Codurile NC-8 fac parte din Nomenclatura Combinata (NC), un sistem utilizat de Uniunea Europeana pentru clasificarea marfurilor in scopuri vamale si statistice.
– conturile contabile utilizate trebuie sa fie conform planului de conturi aplicabil, in baza reglementarilor contabile.
Acestea sunt primele verificari care se pot face pentru a pregati implementarea raportarii SAF-T.
Ce erori se pot regasi?
– Date lipsa: lipsesc informatii obligatorii, cum ar fi CUI-ul companiei, detalii despre clienti sau furnizori, codurile produselor sau conturilor.
– Date incorecte: valori gresite, cum ar fi TVA incorect sau solduri care nu se potrivesc cu documentele contabile.
– Incoerente intre date: diferente intre totalurile raportate si cele din registrele contabile.
4. Testarea procesului de raportare
Pentru familiarizarea cu raportarea, se poate genera un fisier SAF-T de test care poate fi validat folosind instrumentele puse la dispozitie de ANAF.
Daca validarea este cu erori, se corecteaza erorile si se ajusteaza sistemele in functie de feedback-ul primit in urma validarii fisierului.
5. Crearea unor proceduri interne
Pentru a evita replicarea erorilor, este necesar ca pasii sa fie documentati intr-o procedura interna, astfel incat procesul sa fie repetabil si eficient.
Prin urmarea acestor pasi, firmele pot asigura o tranzitie lina catre conformitatea cu cerintele SAF-T, reducand riscurile asociate neconformitatii.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
