La finalul fiecarui an, societatile trebuie sa efectueze verificari riguroase asupra stocurilor, atat din motive de conformare, cat si pentru a se asigura ca situatiile financiare reflecta corect realitatea.
Iata principalele aspecte care trebuie verificate:
1. Inventarierea fizica a stocurilor
Inventarierea fizica reprezinta procesul de numarare si verificare a stocurilor existente in depozite, magazine sau alte locatii. Aceasta presupune:
– Compararea stocurilor fizice cu cele din evidenta contabila;
– Identificarea eventualelor diferente (lipsuri sau surplusuri);
– Investigarea cauzelor diferentelor (erori de inregistrare, pierderi, furturi etc.).
Rezultatele inventarierii trebuie consemnate intr-un proces-verbal care sa detalieze toate constatarile.
Un aspect important este si verificarea stocurilor aflate in tranzit:
– Daca exista stocuri in tranzit (in drum spre depozit sau livrate clientilor, dar neconfirmate), acestea trebuie evidentiated corect.
– Se verifica documentele justificative pentru a asigura ca aceste stocuri sunt incluse sau excluse corect din inventar, in functie de clauzele contractuale.
2. Evaluarea stocurilor la inventar
Activele de natura stocurilor se evalueaza la cost, mai putin ajustarile pentru depreciere constatate. Ajustarile pentru depreciere se constata inclusiv pentru stocurile fara miscare.
In cazul in care valoarea contabila a stocurilor este mai mare decat valoarea de inventar, valoarea stocurilor se diminueaza pana la valoarea realizabila neta, prin constituirea unei ajustari pentru depreciere.
Fac obiectul evaluarii si stocurile in curs de executie.
Prin valoare realizabila neta a stocurilor se intelege pretul de vanzare estimat care ar putea fi obtinut pe parcursul desfasurarii normale a activitatii, minus costurile estimate pentru finalizarea bunului, atunci cand este cazul, si costurile estimate necesare vanzarii.
Exemple de situatii cand valoarea realizabila neta este mai mica decat costul:
– Inventar in exces, greu de vandut in contextul in care a scazut cererea;
– Sezonalitatea afacerii;
– Fluctuatii ale pretului pietei;
– Daca produsele devin depasite din cauza avansurilor tehnologice sau a schimbarilor in preferintele consumatorilor.
3. Ajustari pentru depreciere
O ajustare pentru depreciere este o „corectie” a valorii de inregistrare a unui activ, care urmareste identificarea unor diferente intre valoarea de inventar si valoarea contabila.
Ajustarile pentru deprecierea stocurilor nu sunt cheltuieli deductibile la calculul impozitului pe profit.
4. Analiza indicatorilor financiari
La final de an, se recomanda analiza indicatorilor specifici gestionarii stocurilor, precum:
– Nivelul mediu al stocurilor: daca acestea sunt supradimensionate sau insuficiente.
Un stoc prea mare implica costuri de depozitare mai ridicate (chirii, utilitati, personal, echipamente). Cunoasterea stocului mediu ajuta la mentinerea unui echilibru intre a avea suficiente produse pentru a satisface cererea si a nu ocupa prea mult spatiu.
Un stoc prea mic poate duce la pierderi de vanzari si chiar la penalitati contractuale in cazul intarzierilor.
Stocul mediu permite prevenirea golurilor de stoc.
– Rotatia stocurilor: numarul de rotatii pe an sau durata in zile a unei rotatii.
Cand exista o viteza mica de rotatie a stocurilor, aceasta presupune ca departamentele de aprovizionare au cumparat prea multe stocuri sau ca s-au achizitionat prea multe stocuri anticipandu-se o crestere a vanzarilor care nu s-a mai intamplat. Indiferent care este motivul, riscul este ca stocurile sa devina invechite, ceea ce se traduce mai departe prin vanzari la un pret mai mic.
Cand exista o viteza mare de rotatie a stocurilor, aceasta inseamna ca functia de achizitii este bine si totodata foarte strans coordonata. Mai poate insemna si faptul ca societatea nu are suficiente resurse financiare pentru a mentine stocurile la un anumit nivel, ceea ce ar putea insemna ca nu ar putea raspunde unei cresteri a cererii.
Verificarile asupra stocurilor la final de an depasesc simpla inventariere fizica. Ele implica un proces complex de analiza a inregistrarilor contabile, evaluare a calitatii stocurilor, verificare a documentatiei si analiza indicatorilor.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
