Orice firma are nevoie de o persoana sau mai multe (in functie de volumul activitatilor si de dimensiunea firmei) care sa se ocupe de partea financiar-contabila. Pentru buna functionare a unei companii este esential ca departamentul financiar-contabil sa functioneze ireprosabil, indiferent daca acest serviciu este asigurat de un departament intern sau de unul externalizat.
Potrivit legii contabilitatii nr. 82/1991 exista doua posibilitati pentru a tine contabilitatea unei companii:
- fie intern, prin compartimente distincte, conduse de catre directorul economic, contabilul-sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. Aceste persoane trebuie sa aiba studii economice superioare. Prin persoana imputernicita sa indeplineasca functia de director economic sau contabil-sef se intelege o persoana angajata potrivit legii care are studii economice superioare si care are atributii privind conducerea contabilitatii entitatii.
- fie externalizat, pe baza de contracte de prestari de servicii în domeniul contabilitatii, incheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale CECCAR din Romania. Raspunderea pentru aplicarea necorespunzatoare a reglementarilor contabile revine directorului economic, contabilului-sef sau altei persoane imputernicite sa indeplineasca aceasta functie, impreuna cu personalul din subordine. In cazul in care contabilitatea este condusa pe baza de contract de prestari de servicii, incheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale CECCAR din Romania, raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestora, potrivit legii si prevederilor contractuale.
Observam ca de cele mai multe ori firmele de dimensiuni mai mici aleg sa isi externalizeze serviciile financiar – contabile in loc sa angajeze o persoana, care sa se ocupe de aceasta activitate.
Acest fenomen de externalizare a serviciilor de contabilitate nu intotdeauna se potriveste oricarei firme, in sensul ca daca volumul de activitate este complex si ridicat, atunci se preteaza sa construiesti un departament intern (angajare persoane cu contract individual de munca care sa aiba studii superioare in domeniu) dedicat in acest domeniu.
Daca, insa nu exista un volum mare de tranzactii de procesat, atunci poti alege varianta externalizarii acestui serviciu cautand in piata firme din domeniu care te-ar putea ajuta in acest sens.
La baza externalizarii serviciilor de contabilitate sta un contract de prestari servicii care ar trebui sa contina cel putin urmatoarele elemente:
- date cu privire la partile contractului
- obiectul contractului – aici se detaliaza serviciile pe care firma de contabilitate le va presta
- pretul serviciilor prestate
- obligatiile partilor
- raspunderi
- forta majora
- alte clauza
- numarul contractului, data si semnatura partilor
La sectiunea obiectul contractului serviciile de care ar putea beneficia firmele pot sa difere in functie de ceea ce s-a negociat la semnarea contractului, insa putem da cateva exemple:
- intocmirea si inregistrarea documentelor in contabilitate
- intocmirea si depunerea declaratiilor conform obligatiilor fiscale ale beneficiatului
- gestionarea personalului (contracte individuale de munca, REVISAL state de plata, pontaje, etc)
- consultanta contabila si fiscala
- intocmirea bugetelor, organizarea contabilitatii de gestiune si analize financiare periodice
- suport in inventarierea anuala
- intocmirea situatiilor financiare intermediare si anuale
- asistenta in cazul inspectiilor fiscale
- asistenta in pregatirea manualului de politici si proceduri contabile
- arhivare si predare documente arhivate catre beneficiar; etc
Avantajele externalizarii serviciilor de contabilitate:
- costuri mai reduse pentru societate – spre deosebire de a avea angajati cu contract individual de munca pentru a face aceste activitati
- lipsa altor costuri suplimentare pentru personal (echipamente de lucru – calculator, imprimanta, licente, materiale consumabile, etc)
- echipa mai mare dintr-o firma specializata in contabilitate ti-ar putea oferi solutii mai bune pentru compania ta in ceea ce priveste optimizarea fiscala (expertiza mai diversificata)
- confidentialitatea informatiilor contabile si implicit a salariilor angajatilor este asigurata de catre firma de contabilitate
- lipsa grijilor pentru manager in ceea ce priveste fluctuatia personalului si reangajarea acestora
- firma de contabilitate isi asuma raspunderea raportarilor in fara inspectorilor in cazul controalelor fiscale
Dezavantajele externalizarii serviciilor de contabilitate:
- comunicare mai greoaie, informatiile circula mai greu decat daca persoana ar fi in permanenta in interiorul firmei (contabil angajat)
- colectarea lunara a documentelor financiar-contabile si predarea catre firma de conta pentru introducerea lor
- documentele au un decalaj de o luna la inregistrarea lor in contabilitate, fata de situatia in care un contabil angajat care ar avea inregistrate documentele la zi
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
