Documente care descarca gestiunea

Descarcarea gestiunii este un proces important in cadrul gestiunii societatilor care lucreaza cu stocuri. 

Exista o lista de documente pe baza carora se poate descarca gestiunea. Astfel de documente sunt:

a) bonul de consum

b) avizul de insotire a marfii

c) factura

d) bonul fiscal

e) bonul de transfer

f) procesul verbal de inventariere

g) raportul de productie.

1. Bonul de consum este un document reglementat de Ordinul 2634/2015 si este utilizat pentru:

a) eliberarea din magazie a materialelor

b) scaderea din gestiune

c) inregistrarea in contabilitate

2. Avizul de insotire a marfii este un document reglementat de acelasi Ordin 2634/2015

a) document de insotire a marfii pe timpul transportului, dupa caz

b) document ce sta la baza intocmirii facturii, dupa caz

c) dispozitie de transfer al valorilor materiale de la o gestiune la alta, dispersate teritorial, ale aceleiasi entitati

d) document de primire in gestiune, dupa caz

e) document de descarcare din gestiune a bunurilor cedate cu titlu gratuit

Avizul de insotire a marfii se intocmeste de catre entitatile care nu au posibilitatea intocmirii facturii in momentul livrarii produselor, marfurilor sau altor valori materiale, precum si in alte situatii stabilite prin procedurile proprii ale entitatii.

In cazul transferului de bunuri intre gestiunile aceleiasi entitati, dispersate teritorial, precum si al transportului bunurilor cedate cu titlu gratuit (mostre, bunuri date pentru stimularea vanzarii sau testari la locul de desfacere, premii, materiale promotionale etc.), avizul de insotire a marfii va purta mentiunea „Fara factura”, dupa caz.

Pe Avizul de insotire a marfii emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la terti se face mentiunea „Pentru prelucrare la terti”.

In alte situatii decat cele prevazute mai sus se face mentiunea cauzei pentru care s-a intocmit Avizul de insotire a marfii si nu factura.

3. Factura

Factura este un document reglementat de Codul fiscal. Poate exista si sub forma de factura simplificata.

4. Bonul fiscal 

Este documentul emis de casa de marcat si este reglementat de OUG nr. 28 din 25 martie 1999 privind obligatia agentilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale.

5. Bonul de transfer

Bonul de transfer pentru produse finite, materiale refolosibile, semifabricate, materiale nefolosite serveste ca:

a) document justificativ pentru incarcare/descarcare in/din gestiune

b) document justificativ de inregistrare in contabilitate

In cazul utilizarii ca bon de transfer intre doua gestiuni aflate in incinta entitatii, bonul de transfer se intocmeste pe masura ce se efectueaza transferul. Transferul se efectueaza numai intre gestiuni din incinta aceleiasi entitati. In cazul gestiunilor dispersate teritorial se intocmeste Aviz de insotire a marfii.

6. Procesul verbal de inventariere este un document care se intocmeste la finalizarea procesului de inventariere si care continua constatarile comisiei si masurile care urmeaza a fi efectuate.

Dupa efectuarea inventarierii stocurilor se pot constata plusurile si minusurile de inventar. In anumite situatii aceste diferente se pot compensa.

Conform Ordinului 2861/09.10.2009, compensarea intre plusurile si minusurile constatate la inventar poate avea loc daca sunt indeplinite urmatoarele conditii:

a) sa existe riscul de confuzie intre sorturile aceluiasi bun material, din cauza asemanarii in ceea ce priveste aspectul exterior: culoare, desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente

b) diferentele constatate in plus sau in minus sa se refere la aceeasi perioada de gestiune si la aceeasi gestiune

Nu se admite compensarea in cazurile in care s-a facut dovada ca lipsurile constatate la inventariere provin din sustragerea sau din degradarea bunurilor respective datorata vinovatiei persoanelor care raspund de gestionarea acestor bunuri.

Intocmirea listelor de produse compensabile

Listele cu sorturile de produse, marfuri, ambalaje si alte valori materiale care intrunesc conditiile de compensare datorita riscului de confuzie se aproba anual de catre administratori, ordonatorii de credite sau persoana care are obligatia gestionarii si servesc pentru uz intern in cadrul entitatilor respective.

Nu exista un format standard al documentului, acesta poate fi intocmit de fiecare entitate in functie de considerentele proprii insa este important sa contina toate informatiile relevante pentru a sustine decizia de compensare.

Compensarea se face pentru cantitati egale intre plusurile si lipsurile constatate.

a) In cazul in care cantitatile sorturilor supuse compensarii, la care s-au constatat plusuri, sunt mai mari decat cantitatile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat lipsuri, se va proceda la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a diferentei in plus. Aceasta eliminare se face incepand cu sorturile care au preturile unitare cele mai scazute, in ordine crescatoare.

b) In cazul in care cantitatile sorturilor supuse compensarii, la care s-au constatat lipsuri, sunt mai mari decat cantitatile sorturilor admise la compensare, la care s-au constatat plusuri, se va proceda, de asemenea, la stabilirea egalitatii cantitative prin eliminarea din calcul a cantitatii care depaseste totalul cantitativ al plusurilor. Eliminarea se face incepand cu sorturile care au preturile uniitare cele mai scazute, in ordine crescatoare.

7. Raportul de productie este un document care permite reflectarea produselor obtinute in urma procesului de productie. Pe baza situatiei productiei si a retetarului de productie se pot stabili corect cantitatile de materie prima care pot fi descarcate.

Descarcarea corecta a stocurilor este importanta pentru a reflecta corect in situatiile financiare valoarea stocurilor si pe de alta parte, pentru a nu subestima/supraestima cheltuielile.

Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.