E-Factura in SmartBill Conta

Incepand cu 01 iulie 2024, factura electronica a devenit documentul justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate si deducerii TVA pentru tranzactiile B2B din Romania. Astfel, chiar daca facturile in format PDF sau alte formate pot continua sa circule in paralel, acestea nu mai au nicio valoare contabila sau fiscala. 

Am intrat asadar intr-o noua etapa a digitalizarii, ce presupune regandirea fluxurilor de documente in relatia client-contabil, iar contabilii pot acum sa decida cum vor lucra mai departe cu clientii lor.

SmartBill este un ecosistem de aplicatii dedicate antreprenorilor si contabililor, interconectate intre ele (Facturare, Gestiune si Contabilitate) si in acelasi timp integrate cu SPV. Oferim deci o solutie eleganta si automatizata de gestionare a relatiei SPV-client-contabil, care permite contabililor sa inregistreze in mod automat facturile in contabilitate si, in acelasi timp, sa aiba siguranta ca acestea au atat “sigiliulˮ clientilor lor, cat si “sigiliulˮ ANAF. 

Aceasta solutie a devenit disponibila incepand cu luna august 2024 in SmartBill Conta.

Cum functioneaza?

Pe scurt, fluxul pe relatia ANAF (SPV) – Client (SmartBill Facturare sau Gestiune) – Contabil (SmartBill Conta) este urmatorul:

– Clientii folosesc aplicatia SmartBill Facturare/Gestiune pentru a transmite si a prelua e-Facturi. Este responsabilitatea lor sa urmareasca e-Facturile primite in SPV de la furnizorii lor, sa le valideze si sa ia legatura cu acestia, in cazul in care constata nereguli.

– Clientii salveaza in aplicatia SmartBill Facturare/Gestiune e-Facturile, tranformandu-le usor in note de receptie sau cheltuieli, dupa caz.

– Contabilul preia in SmartBill Conta (prin procesul de sincronizare) doar acele facturi salvate, rezultand in mod automat notele contabile, cu e-Factura atasata.

– Contabilul are in SmartBill Conta un sistem de audit, care face verificari suplimentare, astfel incat sa aiba in orice moment siguranta ca datele din conta sunt in conformitate cu cele din SPV.

Haideti sa trecem in revista in cele ce urmeaza principalele intrebari care apar pe tema e-Factura din perspectiva contabilitatii si sa vedem impreuna cum le poate raspunde acestora ecosistemul SmartBill:

Ce face noua functionalitate?

– Imbunatateste procesul de sincronizare si adauga pentru fiecare factura si informatiile legate de e-Factura

– Valideaza achizitiile si vanzarile din perspectiva e-Factura si semnaleaza atunci cand sunt nereguli, astfel incat sa nu fie necesare verificari manuale.

– Ofera in listele de achizitii si vanzari noile informatii legate de e-Factura si statusul facturilor.

– Permite afisarea notelor contabile aferente achizitiilor si vanzarilor, precum si a eventualelor probleme ce ar putea sa apara intr-un singur ecran, iar a e-Facturilor intr-un format PDF usor de interpretat.

– Adauga posibilitatea de verificare in SPV, dupa sincronizare, a documentelor noi sau actualizate din listele de documente, astfel incat sa se poata reverifica in orice moment ca datele din conta sunt in conformitate cu cele actuale din SPV.

Cum garanteaza SmartBill Conta ca informatiile din contabilitate sunt conforme cu cele din SPV?

In SmartBill Conta se verifica daca:

– exista documente pentru care este obligatorie existenta unei e-Facturi, dar aceasta lipseste

– valorile de pe nota contabila corespund cu cele din e-Factura

– partenerul de pe nota contabila este acelasi cu cel din e-Factura

– exista actualizari disponibile in SPV pentru e-Facturi

In sectiunea Configurari, a fosta adaugata o zona noua: Setari e-Factura, unde se poate alege pentru ce tip de documente sa se faca verificarile legate de e-Factura si cum sa fie tratate potentialele probleme gasite. Acestea pot fi marcate ca eroare, atentionare sau pot fi ignorate.

Toate problemele vor fi identificate, dar cele marcate ca “ignorateˮ nu vor influenta statusul final al documentului.

Verificarea diferentelor de valori fata de e-Factura se aplica pentru baza, TVA si total document, tinand cont de marja de eroare acceptata, asa cum este stabilita in setari.

Noutati in procesul de sincronizare

In cadrul procesului de sincronizare, vor fi preluate e-Facturile si asociate notelor contabile aferente, pentru documentele preluate din SmartBill Facturare/Gestiune care urmeaza sa se inregistreze in contabilitate.

Totodata, in timpul procesului de sincronizare, pentru aceste documente se vor face si verificarile legate de corectitudinea e-Facturilor, in raport cu notele contabile.

A fost adaugat un pas suplimentar de verificare in SPV, pentru a afla daca exista:

– e-Facturi care au fost actualizate (sunt identificate facturile care au fost trimise de mai multe ori in SPV, se poate vizualiza cea mai recenta versiune a unei e-Facturi trimise si se poate inlocui versiunea veche atasata notei contabile)

– e-Facturi noi pentru care nu exista note contabile

Actualizari ale rapoartelor:

Ulterior sincronizarii, documentele pot fi verificate in detaliu din listele de achizitii si vanzari.

Statusurile documentelor sunt actualizate pentru a include si validarile legate de e-Factura:

De asemenea, pentru a putea fi gasite mai usor documentele cu probleme, au fost actualizate filtrele disponibile in cele doua rapoarte si a fost adaugata o coloana noua Index incarcare SPV (aceasta se regaseste si in Raport tranzactii).

Cum se poate vizualiza e-Factura in conta?

Modul de vizualizare a notelor contabile aferente achizitiilor si vanzarilor a fost actualizat, astfel incat sa includa si e-Facturile. Se pot astfel vedea in paralel atat informatiile de pe e-Factura (in format PDF), cat si cele de pe nota contabila.

Actiuni utile legate de e-Factura asociata unei note contabile

Din modul de vizualizare a notelor contabile (cu e-Facturi asociate), e-Factura se poate descarca in format XML si in format PDF sau se poate tipari. De asemenea, se poate sterge asocierea dintre e-Factura si nota contabila.

Pentru usurinta, indexul de incarcare in SPV poate fi copiat printr-un simplu click pe butonul alaturat.

Pentru situatiile in care:

– anumite note contabile nu au e-Factura asociata, desi ar trebui

– pentru o nota contabila sunt aferente mai multe e-Facturi (ex: Factura initiala + Storno + Factura finala),

exista optiunea de a asocia manual o e-Factura, pe baza indexului de incarcare in SPV:

Daca exista e-Facturi care se potrivesc cu nota contabila (din punct de vedere al CIF si tara partener, serie, numar si an document), acestea vor fi propuse automat pentru asociere.

Dupa asociere, e-Factura poate fi selectata din lista de documente asociate si vizualizata impreuna cu nota contabila. Asocierile existente pot fi modificate prin stergerea legaturii si reasociere.

Pentru situatia in care pentru o e-Factura exista o varianta mai noua, exista optiunea de a vedea atat varianta initiala, cat si pe cea actualizata. Dupa verificare, versiunea actualizata poate fi:

– Acceptata – versiunea initiala (veche) este eliminata de pe documentul contabil si se pastreaza doar versiunea actualizata. Nu se fac actualizari pe nota contabila.

– Refuzata – versiunea actualizata este eliminata de pe documentul contabil si se pastreaza doar versiunea initiala. Nu se fac actualizari pe nota contabila.

Probleme pe documentul contabil

In modul de vizualizare/modificare al notelor contabile, se poate vedea numarul problemelor de pe document (erori si atentionari), atat cele legate de parametrii fiscali ai partenerului, cat si cele legate de e-Factura. Lista lor este afisata in sectiunea de Probleme, cu posibilitatea de a le rezolva sau ignora.

Atunci cand problemele au fost rezolvate sau ignorate, statusul documentului se actualizeaza.

Cum se pot vedea eventualele modificari din SPV ulterioare sincronizarii?

Exista posibilitatea de a verifica in orice moment daca exista actualizari sau documente noi in SPV si din listele de achizitii si vanzari. Recomandam a se face acest lucru inainte de depunerea declaratiilor sau inchiderea unei luni contabile, pentru a avea certitudinea ca nu au aparut documente noi in SPV, pe acea perioada contabila, care ar trebui analizate si/sau inregistrate.

Butonul “Verifica in SPVˮ lanseaza procesul de verificare pe perioada aleasa. Cautarea se poate face pe documente incarcate in SPV in ultimele 60 de zile.

Dupa verificare, se va afisa numarul documentelor care au fost actualizate si al documentelor noi, pentru care nu sunt inregistrate note contabile. Lista cu documentele noi se poate descarca in format CSV, la fel ca in cadrul procesului de sincronizare.

Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.