In vederea intocmirii statului de salarii, document intocmit pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate, toti angajatorii au obligatia de a tine la locul de munca evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea:
? orei de incepere al programului de lucru
? orei de sfarsit al programului de lucru
Fisa de pontaj zilnica sau condica de prezenta a angajatilor este obligatorie incepand cu 7 august 2017.
Articolul 119 din Codul Muncii spune ca angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orei de incepere si a celei de sfarsit al programului de lucru, si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru.
Daca angajatorul are mai multe puncte de lucru, sedii secundare, atunci condica de prezenta se va tine la sediul fiecarui loc unde societatea isi presteaza activitatea, pentru fiecare salariat care presteaza munca la locul respectiv al angajatorului.
Pe langa faptul ca acest document sta la baza intocmirii statului de plata, scopul acestuia este de a creea posibilitatea verificarii modului in care angajatorul respecta prevederile legale privind timpul de munca si de odihna.
Mai mult decat atat, documentul poate fi foarte util si pentru angajator, nu doar pentru inspectorii care vin in control, deoarece se poate urmari mai in amanunt daca angajatii isi respecta orele de munca si de pauza mentionate in contractul individual de munca.
Condica de prezenta privind ora de sosire la munca si ora de plecare de la munca pentru fiecare salariat poate fi tinuta atat pe suport de hartie cat si electronic, pentru persoanele care au acces la locul de munca pe baza unui card sau inregistreaza intervalul in care presteaza efectiv activitatea in orice alt mod.
Atentie! Nu exista obligatia prin lege ca angajatii sa semneze condica de prezenta / fisa de pontaj zilnica.
Principalele informatii pe care ar trebui sa le contina o astfel de condica de prezenta ar putea fi:
? date cu privire la societate
? perioada pentru care se realizeaza;
? numele si prenumele salariatilor;
? toate zilele din luna pentru care se intocmeste;
? ora de inceput al programului;
? ora de sfarsit al programului;
? numarul total de ore efectuate de catre salariat;
? in zilele in care salariatii nu au fost prezenti la munca, este recomandat sa se mentioneze motivul: concediu de odihna; concediu medical; concediu de maternitate; concediu fara plata; absente nemotivate; accidente de munca; concediu pentru ingrijirea copilului; etc;
? sectiune cu semnatura responsabilului cu intocmirea documentului;
? sectiune cu semnatura directorului societatii.
Cat timp se arhiveaza condica de prezenta?
Legislatia in vigoare nu mentioneaza perioada pentru care este nevoie ca angajatorul sa pastreze condica de prezenta.
Ceea ce se cunoaste este faptul ca statele de plata se intocmesc in baza acestor documente si ca trebuie arhivate pentru o perioada de 50 de ani, deci teoretic si condica de prezenta ar trebui sa fie pastrata pentru aceeasi perioada ca statele de plata.
In cele ce urmeaza, pentru evitarea unor amenzi privind munca la negru, dorim sa va reamintim care sunt sanctiunile aplicabile conform ordonantei de urgenta nr. 53/2017:
? pentru primirea la munca a unei persoane fara incheierea unui contract individual de munca, angajatorul va primi o amenda de 20.000 RON pentru fiecare persoana identificata;
? pentru primirea la munca a unei persoane fara transmiterea raportului de munca in registrul general de evidenta a salariatilor – cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii, angajatorul va primi o amenda de 20.000 RON pentru fiecare persoana identificata;
? pentru primirea la munca a unui salariat in perioada in care acesta are contractul individual de munca suspendat, angajatorul va primi o amenda de 20.000 RON pentru fiecare persoana identificata;
? pentru primirea la munca a unui salariat in afara programului de lucru stabilit in cadrul contractelor individuale de munca cu timp partial, angajatorul va primi o amenda de 10.000 RON pentru fiecare persoana identificata.
In cazul in care un angajator este sanctionat, acesta poate achita jumatate din amenda primita intr-un termen de 15 zile, conform Legii nr. 203/2018 (in vigoare din 24.08.2018) privind masuri de eficientizare a achitarii amenzilor contraventionale.
Pana de curand, amenzile se puteau achita la valoarea injumatatita intr-un termen de doar 48 de ore.
Un model pentru condica de prezenta?
Buna ziua,
Multumim pentru atentia cu care ne cititi!
Legislatia in vigoare nu prevede un tipar standard de condica de prezenta, insa ceea ce va putem recomanda este ca modelul de condica de prezenta pe care il veti utiliza sa contina cel putin informatiile mentionate in articol.
Majoritatea soft-urilor de salarizare ofera posibilitatea de a tine evidenta orelor de sosire si plecare a personalului, respectiv de generare a condicii de prezenta. Daca nu utilizati un soft de salarizare, atunci acesta evidenta se poate tine foarte usor chiar si intr-un excel.
Speram ca raspunsul nostru va este de folos.
O zi frumoasa!
Buna ziua,
Pentru 10 muncitori in constructii, care pleaca pe santiere in tara, cate 1, 2, 3 …sau toti, depinde de lucrare, se pot face fise individuale? Fiecare ar trebui sa fie responsabil pentru semnarea la zi a fisei personale. Muncitorul ar trebui sa tina la el mereu dosarul cu fisele de prezenta din urma, iar la birou sa ajunga doar o copie, de exemplu, dupa care se face fisa de pontaj colectiva? Sau la sfarsitul lunii, fisa respectiva trebuie pusa la dosar la birou?
Astetp cu mare interes raspunsul dvs.
Va multumesc!
Buna ziua Aurelia,
Potrivit art. 119 din Codul Muncii, angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orei de incepere si a celei de sfarsit al programului de lucru si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru.
Daca angajatorul are mai multe puncte de lucru, sedii secundare, atunci fisa de prezenta se va tine la sediul fiecarui loc unde societatea isi presteaza activitatea, pentru fiecare salariat care presteaza munca la locul respectiv al angajatorului.
Nu exista obligatia prin lege ca angajatii sa semneze fisa de prezenta zilnica.
In situatia dumneavoastra, pentru angajatii care sunt plecati pe santiere, fisa de prezenta zilnica cu ora de sosire si plecare o poate tine angajatorul sau, daca acesta nu e prezent pe santier, o poate tine persoana care ii supervizeaza pe angajati, fie in format fizic, fie in format electronic. La finalul zilei, fisa de prezenta se poate transmite la dosarul de la sediu/birou.
Important este ca fisa de prezenta sa se intocmeasca zilnic si sa existe un exemplar si pe santier in cazul unui control inopinat.
O zi placuta!
Buna ziua,
Care este sanctiunea daca avem pontajul salariatilor, dar fara ora sosirii si ora plecarii?
Multumesc!
Buna ziua Adriana,
Art. 119 din Codul muncii mentioneaza: „Angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca definit potrivit art. 16^1 evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru, si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru.”
Codul muncii mai arata ca incalcarea de catre angajator a obligatiei prevazute la art. 119 se sanctioneaza cu amenda de la 1.500 lei la 3.000 lei.
Sarbatori fericite!
Bun? ziua. Dac? programul zilnic este de 12 ore pe zi,fiecare angajat lucr?nd 6 ore / zi poate semna condica de luni pana s?mb?t? inclusiv pentru a face 36 ore/ s?pt?m?na, sau ziua de s?mb?t? trebuie trecuta ca ore suplimentare? Mul?umesc!
Buna ziua,
In programul mentionat de dumneavoastra trebuie sa tineti cont ca trebuie sa existe repaus saptamanal de 2 zile consecutive , conform art.113 din Codul muncii care arata ca:
?(1) Repartizarea timpului de munca in cadrul saptamanii este, de regula, uniforma, de 8 ore pe zi timp de 5 zile, cu doua zile de repaus.
(2) In functie de specificul unitatii sau al muncii prestate, se poate opta si pentru o repartizare inegala a timpului de munca, cu respectarea duratei normale a timpului de munca de 40 de ore pe saptamana.”
Asadar, va trebui sa va asigurati ca in contractul de munca exista cele 2 zile consecutive de repaus. Cu alte cuvinte, daca au 36 de ore in program, acestea trebuie repartizate in cadrul programului de munca. Munca suplimentara ar fi daca se depasesc cele 36 de ore.
Speram ca aceste informatii sa va fie utile.
Zi frumoasa!
Cum „spune” articolul? Puneti urechea pe foaie si vorbeste?
Buna ziua Vlad,
Multumesc pentru timpul pe care vi l-ati luat pentru a ne transmite acest comentariu. Din respect, mi-am luat si eu din timp pentru a verifica ceea ce banuiam – sensurile generoase ale verbului „a spune” integreaza si mentiunile scrise:
http://www.dexonline.ro:8080/definitie/spune
Voi mai zabovi cateva secunde, doar pentru a raspunde sarcasmului delicat astfel: obiectul de activitate principal al companiei SmartBill il reprezinta comercializarea softurilor de facturare/gestiune. Continutul pe care il furnizam prin intermediul acestui blog este gratuit pentru cei care ne citesc, desi de calitate si cu titlul de investitie in educarea antreprenoriala si financiar-contabila a celor ce isi manifesta aceasta dorinta prin simpla inscriere la newsletter, pentru noi.
Am convingerea ca veti gasi si lucruri bune de spus despre eforturile noastre, deloc de neglijat. Este suficient doar sa le cautati pe acelea 🙂
Va doresc multa sanatate si liniste.
Seara frumoasa.