Orice antreprenor isi doreste sa aiba control permanent asupra tuturor activitatilor care se desfasoara in societate. Chiar daca nu intotdeauna poate realiza acest lucru singur, este bine sa poata seta un sistem de control periodic, pentru a stabili care sunt operatiunile care necesita imbunatatiri sau care expun entitatea unui anumit risc.
Atunci cand volumul de munca, numarul de angajati si dimesiunea societatii sunt relativ mici, elementele cheie ale activitatii sunt destul de usor de urmarit si verificat.
Apare insa o problema atunci cand societatea creste si apar departamente cu diverse obiective (uneori cu obiective care se intersecteaza) cand informatiile ajung din ce in ce mai greu la persoanele de la conducerea societatii, fiind astfel destul de greu de urmarit toate procesele si posibilele riscuri la care aceasta se expune.
In acest caz, se recomanda aplicarea unui sistem de control intern de catre anumite persoane dedicate acestei activitati (fie integral fie partial), prin care sa se efectueze o analiza permanenta sau periodica a activitatii / situatiilor existente, cu scopul de a urmari parcursul ei / lor si de a se putea lua masuri de imbunatatire.
Conform OMFP nr. 1802/2014, scopul controlului intern este sa asigure coerenta obiectivelor, sa identifice factorii?cheie de reusita si sa comunice conducatorilor entitatii, in timp real, informatiile referitoare la performante si perspective. Controlul intern vizeaza asigurarea:
? conformitatii cu legislatia in vigoare;
? aplicarii deciziilor luate de conducerea entitatii;
? bunei functionari a activitatii interne a entitatii;
? fiabilitatii informatiilor financiare;
? eficacitatii operatiunilor entitatii;
? utilizarii eficiente a resurselor;
? prevenirii si controlului riscurilor de a nu se atinge obiectivele fixate etc.
Procedurile de control intern au ca obiectiv, pe de o parte, urmarirea inscrierii activitatii entitatii si a comportamentului personalului in cadrul definit de legislatia aplicabila, valorile, normele si regulile interne ale entitatii, iar pe de alta parte, verificarea daca informatiile contabile, financiare si de gestiune comunicate reflecta corect activitatea si situatia entitatii.
Un sistem de control intern se poate aplica asupra tuturor activitatilor desfasurate intr-o societate. Iata numai cateva exemple:
Controlul intern al personalului – prin intermediul unui sistem de pontaj se vor putea urmari respectarea orelor de munca lucrate de catre fiecare angajat, respectarea concediilor, a zilelor libere, controlul orelor suplimentare etc.;
Controlul intern al vanzarilor – prin intermediul unui soft de facturare se va putea urmari starea facturilor, daca sunt incasate sau nu, care este durata de intarziere, care este valoarea penalitatilor de intarziere percepute, vanzarile pe agent in vederea stabilirii corecte a bonusurilor angajatilor etc.;
Controlul intern al cash-flow-ului – prin intermediul unui soft se vor putea urmari toate intrarile si iesirile de numerar, disponibilul existent, astfel incat sa nu existe situatii in care societatea sa nu fie capabila sa isi achite datoriile;
Controlul intern al gestiunii – prin intermediul unui soft de gestiune se vor putea urmari intrarile, iesirile, stocul de materii prime, necesarul de materii prime pentru perioada urmatoare etc., astfel incat sa nu existe situatii in care societatea sa nu aiba suficiente resurse materiale pentru activitatea de productie.
In ceea ce priveste intocmirea raportarilor contabile, daca vrei sa implementezi un sistem eficient de control intern, trebuie sa ai in vedere urmatoarele aspecte:
? existenta unui manual de politici contabile;
? existenta unei proceduri de aplicare a acestui manual;
? existenta de controale prin care sa se asigure respectarea manualului;
? cunoasterea evolutiei legislatiei contabile si fiscale;
? efectuarea de controale specifice asupra punctelor sensibile;
? identificarea si tratarea corespunzatoare a anomaliilor;
? adaptarea programelor informatice la nevoile entitatii;
? conformitatea cu regulile contabile;
? asigurarea exactitatii si exhaustivitatii inregistrarilor contabile;
? respectarea caracteristicilor calitative ale informatiilor cuprinse in situatiile financiare, astfel incat sa satisfaca nevoile utilizatorilor;
? pregatirea informatiilor necesare consolidarii grupului;
? definirea si distribuirea procedurilor de elaborare a situatiilor financiare anuale consolidate, catre toate entitatile de consolidat.
Nu in ultimul rand, aplicarea unui sistem de control intern vine la pachet cu numeroase beneficii, cateva dintre acestea ar putea fi:
? depistarea si combaterea din timp a posibilelor riscuri;
? gestionarea mai rationala a resurselor entitatii;
? siguranta datelor si a informatiilor din interiorul entitatii;
? asigurarea unei comunicare mai eficiente;
? contribuirea la atingerea obiectivelor propuse.
O 1802/2014 privind reglementarile contabile prevede un intreg capitol (cap. 11) pentru reglementarea controlului intern.
Ordinul arata ca, in cadrul unui mediu informatizat, controlul intern pleaca de la aspecte precum:
? existenta unei strategii informatice formalizate, elaborate cu implicarea conducerii operationale;
? implicarea conducerii si sensibilizarea sa fata de riscurile crescute sau generate de informatica;
? alocarea de resurse care demonstreaza capacitatea sistemului informatic de a-si atinge obiectivele;
? recrutarea de personal cu un nivel de competenta adaptat tehnologiilor utilizate si existenta unui plan de formare continua care trebuie sa permita o actualizare a cunostintelor.
Elementele de risc specifice, introduse de utilizarea informaticii, se refera la evaluarea unor aspecte precum:
? nivelul de dependenta a entitatii de sistemul sau informatic;
? nivelul de confidentialitate a informatiilor vehiculate de sistem;
? obligatia de respectare a dispozitiilor in vigoare referitoare la fiscalitate, protectia persoanelor, proprietatea intelectuala sau reglementari specifice anumitor sectoare de activitate.
Setarea unui sistem de control intern este o operatiune mai dificila si consumatoare de timp la inceput, insa din momentul in care liniile generale au fost setate, aplicarea sa este relativ usor de efectuat si beneficiile sunt importante.
