Infiintarea unei firme presupune pe langa alte multe responsabilitati si pe cele legate de contabilitatea si organizarea gestiunii acesteia.
Daca esti administrator al unei firme, iata cateva lucruri bine de stiut.
Responsabilitati legate de legea societatilor comerciale
Potrivit art. 73 al Legii nr. 31 din 16 noiembrie 1990 privind societatile, administratorii sunt solidar raspunzatori fata de societate pentru:
a) realitatea varsamintelor efectuate de asociati;
b) existenta reala a dividendelor platite;
c) existenta registrelor cerute de lege si corecta lor tinere;
d) exacta indeplinire a hotararilor adunarilor generale;
e) stricta indeplinire a indatoririlor pe care legea, actul constitutiv le impun.
Acestea sunt responsabilitatile legale ale unui administrator care nu tin de partea contabila, ci de functionarea societatii comerciale in sine.
Responsabilitati care deriva din legea contabilitatii
Art. 10 al Legii 82/1991 arata ca raspunderea pentru organizarea ?i conducerea contabilitatii revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective.
Asadar, raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii revine administatorului. Aceasta nu inseamna ca el va trebui sa tina efectiv contabilitatea, ci sa se asigure ca este tinuta in mod corespunzator de persoane abilitate sa o faca.
In prezent, legea prevede ca exista doua modalitati de a organiza si conduce contabilitatea:
- in compartimente distincte, conduse de catre directorul economic, contabilul-sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. Aceste persoane trebuie sa aiba studii economice superioare. Prin persoana imputernicita sa indeplineasca functia de director economic sau contabil-sef se intelege o persoana angajata potrivit legii, care are studii economice superioare si care are atributii privind conducerea contabilitatii entitatii.
- pe baza de contracte de prestari de servicii in domeniul contabilitatii, incheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania.
In ce priveste modul cum sunt aplicate reglementarile contabile, raspunderea pentru aplicarea necorespunzatoare a reglementarilor contabile revine directorului economic, contabilului-sef sau altei persoane imputernicite sa indeplineasca aceasta functie, impreuna cu personalul din subordine, iar in cazul in care contabilitatea este condusa pe baza de contract de prestari de servicii, incheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania, raspunderea pentru conducerea contabilitatii revine acestora, potrivit legii si prevederilor contractuale.
Tot in ce priveste aria contabila, trebuie mentionat ca administratorul este persoana care :
- semneaza situatiile financiare anuale si raportarile contabile
- aproba manualul de politici si proceduri contabile.
Daca administratorii unei entitati au luat cunostinta de unele elemente de nesiguranta legate de anumite evenimente care pot duce la incapacitatea acesteia de a-si continua activitatea, aceste elemente trebuie prezentate in notele explicative, anexa la situatiile financiare anuale.
Potrivit Ordinului 1802/2014 privind reglementarile contabile, fiecare entitate trebuie sa dezvolte politici contabile proprii care se aproba de catre administratori.
Lipsa unui manual de politici contabile poate fi sanctionata cu amenzi intre 300 si 4.000 lei.
Responsabilitati privind inventarierea anuala a patrimoniului
Potrivit Ordinului nr. 2.861 din 9 octombrie 2009 pentru aprobarea Normelor privind organizarea si efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor si capitalurilor proprii, firmele au obligatia sa efectueze inventarierea anuala a parimoniului societatii.
Raspunderea pentru buna organizare a lucrarilor de inventariere, potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicata, si in conformitate cu reglementarile contabile aplicabile, revine administratorului.
Tot legat de acest aspect, fiecare entitate are obligatia sa emita proceduri proprii privind inventarierea care sa fie aprobate de administratorul acesteia.
Toate elementele de natura activelor din patrimoniul entitatii trebuie sa fie date in raspundere gestionara sau in folosinta, dupa caz, salariatilor ori administratorilor entitatii. Daca entitatea nu are salariati, atunci administratorul este cel care are in raspundere gestionara activele entitatii.
La entitatile care au un numar de salariati redus, inventarierea poate fi efectuata de catre o singura persoana. In aceasta situatie, raspunderea pentru corectitudinea inventarierii revine administratorului. In conditiile in care entitatile nu au niciun salariat care sa poata efectua operatiunea de inventariere, aceasta se efectueaza de catre administrator.
Administratorii trebuie sa ia masuri pentru crearea conditiilor corespunzatoare de lucru comisiei de inventariere, prin:
- organizarea depozitarii bunurilor grupate pe sorto-tipodimensiuni, codificarea acestora si intocmirea etichetelor de raft
- tinerea la zi a evidentei tehnico-operative la gestiuni si a celei contabile si efectuarea confruntarii datelor din aceste evidente
- participarea intregii comisii de inventariere la lucrarile de inventariere
- asigurarea personalului necesar pentru manipularea bunurilor care se inventariaza, respectiv pentru sortare, asezare, cantarire, masurare, numarare etc.
- asigurarea participarii la identificarea bunurilor inventariate (calitate, sort, pret etc.) si la evaluarea lor, conform reglementarilor contabile aplicabile, a unor specialisti din entitate sau din afara acesteia, la solicitarea presedintelui comisiei de inventariere. Aceste persoane au obligatia de a semna listele de inventariere pentru atestarea datelor inscrise
- dotarea gestiunii cu aparate si instrumente adecvate si in numar suficient pentru masurare, cantarire, cu cititoare de coduri de bare etc., cu mijloace de identificare (cataloage, mostre, sonde etc.), precum si cu birotica necesara
- dotarea comisiei de inventariere cu mijloace tehnice de calcul si de sigilare a spatiilor inventariate
- asigurarea protectiei membrilor comisiei de inventariere in conformitate cu normele de protectie a muncii
- asigurarea securitatii usilor, ferestrelor, portilor etc. de la magazine, depozite, gestiuni etc.
In cazul constatarii unor lipsuri imputabile in gestiune, administratorii trebuie sa imputa persoanelor vinovate bunurile lipsa la valoarea lor de inlocuire.
Administratorii mai trebuie sa aprobe lista de produse compensabile.
Propunerile cuprinse in procesul-verbal al comisiei de inventariere se prezinta, in termen de 7 zile lucratoare de la data incheierii operatiunilor de inventariere, administratorului. Acesta, cu avizul conducatorului compartimentului financiar-contabil si al conducatorului compartimentului juridic, decide asupra solutionarii propunerilor facute, cu respectarea dispozitiilor legale.
In SmartBill Conta poti administra usor obiectele de inventar. Afla cum te ajuta programul nostru de contabilitate cu inventarierea urmarind tutorialul Obiecte inventar in SmartBill Conta.
Asadar, calitatea de administrator al unei societati nu este una formala, ci presupune implicare activa in activitatile operationale si financiare ale firmei si in plus, cunoasterea legislatiei financiar-contabile.
