Odata cu dezvoltarea unei afaceri si infiintarea unei societati apare necesitatea cautarii unui contabil sau a unei firme de specialitate care sa se ocupe de partea financiar-contabila a acesteia. Alegerea unui contabil sau a unei societati de contabilitate poate fi o activitate care sa dea destul de multe batai de cap deoarece fiecare investitor/administrator isi doreste ca din punct de vedere contabil societatea lui sa fie lasata pe „maini bune”.
Cum te poate ajuta un contabil bun ?
De multe ori este gresit abordat rolul contabilului sau cel putin limitat la cel de depunere a declaratiilor fiscale. Declaratiile fiscale sunt necesare si obligatorii, insa rolul contabilului este mult mai cuprinzator decat atat. Contabilul este cel care te ajuta sa intelegi ce se intampla cu firma ta, sa traduci in profit sau pierdere actiunile pe care intreprinzi, te ajuta sa optimizezi costuri, sa previzionezi fluxul de numerar, sa calculezi marjele de profit sau punctul la care nu obtii nici profit si pierdere. Te ajuta sa iti intocmesti un buget si sa il urmaresti, iti va oferi periodic rapoarte utile pentru compania ta. Este capabil sa iti ofere informatiile solicitate precum si informatii utile la care nici nu te-ai gandit, atunci cand ai nevoie, si nu doar ?dupa 25?. Te va avertiza atunci cand apar riscuri legale, financiare, de business. Iar toate acestea depasesc cadrul simplu impus de lege.
In concluzie, ai nevoie nu doar de un colaborator care sa asigure conformarea legala, ci de un partener care sa te ajute sa cresti.
Cine imi poate tine contabilitatea?
De regula, contabilitatea unei firme se organizeaza in compartimente distincte, conduse de catre directorul economic, contabilul-sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie (mai precis, o persoana imputernicita este o persoana angajata care are studii economice superioare si care are atributii privind conducerea contabilitatii entitatii). Trebuie sa stii ca toate aceste persoane trebuie sa aiba studii economice superioare.
Pe scurt, pentru a tine contabilitatea firmei tale trebuie fie sa angajezi o persoana cu studii economice superioare, fie sa inchei un contract de prestari servicii cu o persoana fizica sau juridica membra CECCAR.
In practica:
- intr-o societate mare, contabilitatea se organizeaza si se conduce de regula in compartimente conduse de directorul economic, de contabilul-sef sau de o alta persoana imputernicita.
- intr-o societate mai mica contabilitatea se organizeaza de regula pe baza de contracte de prestari de servicii in domeniul contabilitatii, incheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale CECCAR.
Fiindca decizia de alegere a unui contabil nu este una foarte simpla, iti recomandam cateva criterii pe care sa le iei in calcul atunci cand cauti un contabil pentru societatea ta:
- Acreditarile: sunt fara indoiala elemente esentiale intrucat asa cum aratam mai sus, fara diploma de studii superioare economice respectiv acreditarea CECCAR nu poti sa ai contabilitatea asigurata conform cerintelor legale.
Exista si alte acreditari importante care sunt un plus la CV-ul contabilului tau, dar nu sunt obligatorii din punct de vedere legal: ACCA (organizatia globala de contabilitate) , CAFR (Camera auditorilor financiari), CCF(Camera consultantilor fiscali).
- Experienta: este bine sa alegi un contabil cu experienta in activitatea sa (servicii de contabilitate in mai mult domenii de activitate) si cu recomandari bune in portofoliu din partea altor clienti.
De asemenea, in functie de complexitatea activitatii tale, trebuie sa verifici daca acesta iti poate oferi toate serviciile de care ai nevoie, precum salarizare si administrare personal, gestiune, etc. De multe ori, in piata exista asteptari cu privire la contabil de a avea si cunostinte juridice, de cele mai multe ori pentru a rezolva si problemele care tin de Registrul comertului. Asadar daca estimezi ca vei avea nevoie de astfel de servicii este bine sa verifici daca respectivul contabil le poate asigura, fie direct, fie prin colaboratorii sai.
- Claritatea si transparenta: un contabil bun este capabil sa iti poata explica in termeni simpli si cu claritate mecanismele contabile oferind transparenta permanenta in activitatile desfasurate. Aceasta inseamna nu numai depunerea la timp a declaratiilor fiscale, ci si efectuarea de analize financiare ale activitatii, anticiparea anumitor taxe de plata, consultarea permanenta inainte de luarea unor decizii de business, anticiparea impactului unor masuri fiscale noi, etc. Unii specialisti isi stabilesc tariful pentru serviciile lor in functie de gradul de implicare dorit, percepand un tarif de baza pentru depunerea declaratiilor si apoi tarife orare pentru orice consultanta suplimentara.
- Comunicare: contabilul trebuie sa comunice frecvent cu tine si sa te tina mereu la curent cu tot ceea ce se intampla in afacerea ta. Este important sa fie deschis sa schimbati cat mai multa informatie pe mail, pentru a evita pierderea de timp cu intalniri cum ar fi cele pentru a preda documentele in format fizic.
Tot in ce priveste transparenta, contabilul ar trebui sa iti puna la dispozitie situatii cu privire la statutul firmei tale la ANAF – respectiv, pe baza certificatului digital pe care il are si a accesului la dosarul fiscal in format electronic, te poate informa cu privire la indeplinirea tuturor indatoririlor fiscale. Astfel, vei avea siguranta ca declaratiile sunt depuse conform verctorului fiscal si ca platile de taxe pe care le-ai efectuat inchid corect obligatiile de plata la stat.
- Continuitate: contabilul trebuie sa iti asigure o continuitate a serviciilor prestate, respectiv sa se angajeze sa presteze aceste servicii pe o perioada mai lunga de timp, pentru a se evita situatia schimbarii frecvente a contabilului.
- Asumarea responsabilitatii: un contabil trebuie sa isi asume responsabilitatea privind serviciile prestate.
- Pretul serviciilor: onorariul perceput de un contabil difera in functie de numeroase aspecte precum: dimensiunea societatii, numarul de tranzactii, numarul de salariati, consultanta necesara, serviciile aditionale. Este bine sa fii atent la tarife pentru a te asigura ca poti sustine costurile din venitul generat, insa nu acestea ar trebui sa fie elementul decizional in alegerea contabilului , fiindca uneori un pret mic atrage dupa sine riscuri si cheltuieli greu de suportat.
- Asistenta: in cazul unui control din partea diverselor institutii si in special ANAF, contabilul trebuie sa fie prezent deoarece este singura persoana care poate oferi informatii relevante despre inregistrarile efectuate.
- Utilizarea unui soft de contabilitate: este bine sa te asiguri ca firma de contabilitate sau contabilul pe care il contractezi foloseste un soft de contabilitate si nu improvizatii. Folosirea unui soft de contabilitate este necesar atat pentru un calcul exact al rezultatului financiar si reducerea timpului de procesare a informatiilor, cat si pentru pastrarea centralizata a tuturor informatiilor si generarea de rapoarte.
Prin ce mijloace poti gasi un expert contabil sau o firma de contabilitate?
Modalitatile de a intra in legatura cu un contabil sau cu o firma care presteaza servicii de contabilitate sunt numeroase:
- Prin site-ul CECCAR exista un tablou cu informatiile de contact ale expertilor contabili, structurat pe persoane fizice si juridice si pe filiale. Tot aici se pot verifica persoanele care au viza de excercitare a profesiei pe anul in curs.
- Recomandari , care este poate varianta cea mai utilizata in practica.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
