Sa presupunem ca tocmai ti-ai infiintat o firma si acum te gandesti la pasii urmatori pentru a-ti putea administra activitatea cat mai usor si in acelasi timp cu respectarea legislatiei aplicabile companiilor in general si domeniului tau de activitate in particular.
O alta decizie importanta, pe langa cea de alegere a contabilului este alegerea softului pentru gestiunea tranzactiilor.
Indiferent de volumul de activitate este bine sa urmaresti tranzactiile intr-un mod centralizat – in felul acesta vei castiga mai mult timp si vei avea un control asupra operatiunilor din cadrul afacerii tale.
Ce trebuie sa ai in vedere cand iti alegi softul?
- In primul rand trebuie sa analizezi activitatea firmei tale: daca lucrezi cu bunuri si vei avea stocuri ar fi bine sa te gandesti la o aplicatie prin care sa poti tine evidenta acestora si in acelasi timp sa iti permita emiterea documentelor de vanzare. Daca lucrezi doar cu servicii s-ar putea sa te intereseze doar o aplicatie de facturare.
- Daca business-ul tau nu e unul contabil si ai externalizat serviciul de contabilitate atunci nu trebuie sa te preocupe softul de contabilitate. Acesta este in sarcina contabilului tau. Daca in schimb ai un contabil angajat, atunci ar fi bine sa achizitionezi si un soft de contabilitate, tinand cont ca pot exista legaturi intre diversele module (gestiune, facturare, contabilitate) astfel incat sa se transfere datele intre ele si sa se reduca timpul de operare.
- Tot in functie de numarul de salariati si de tinere a contabilitatii e posibil sa ai nevoie de un modul de evidenta a personalului sau de salarizare. Daca este externalizat acest serviciu cel mai probabil nu vei avea nevoie de el.
- Apoi trebuie sa ai in vedere modul in care doresti sa lucrezi sau sa vizualizezi date: de la un sediu fix sau si din alte locatii. Acesta intrebare va conduce la alegerea dintre o o solutie instalata local sau una gazduita in cloud.
Daca alegi o solutie instalata local, trebuie sa verifici modul de acordare a licentei: daca e pentru un utilizator / statie sau pentru mai multi/multe. De asemenea, modul cum se fac actualizarile conform cu noutatile legislative. In Romania acestea sunt foarte frecvente si nu reprezenta un aspect de neglijat. Imagineaza-ti ca se schimba cota de TVA si aplicatia ta nu este actualizata cu aceasta noua valoare: te vei afla in imposibilitatea de a factura.
Daca alegi o solutie in cloud trebuie sa verifici cati utilizatori poti crea, daca le poti aloca drepturi (totale sau partiale) si daca se poate lucra pe aceeasi firma de catre mai multi utilizatori. Solutiile gazduite in cloud au avantajul ca pot fi utilizate oriunde ai acces la internet, daca acesta functioneaza bine: nu mai esti astfel dependent de laptopul pe care ai instalat aplicatia si de biroul tau. Mai au avantajul ca poti vedea informatia in timp real, de pe orice dispozitiv. Aceasta te poate ajuta de exemplu atunci cand esti la o intalnire cu un partener de afaceri si vrei sa stii ce stoc ai disponibil dintr-un anumit produs pentru a putea incheia o tranzactie.
- Un alt aspect esential in alegerea softului este sa verifici daca se genereaza toate documentele necesare activitatii si poti inregistra toate tranzactile. Acest lucru este bine sa il discuti cu contabilul tau fiindca daca nu ai experienta in contabilitate probabil iti va fi greu sa te documentezi cu toata legislatia aferenta. Degeaba achizitionezi un soft care permite de exemplu inregistrarea notelor de receptie si a bonurilor de consum dar nu permite inregistrarea inventarierii.
Mai mult, este bine sa testezi softul inainte de a-l utiliza. De regula firmele de soft permit acest lucru pentru o perioada limitata sau pentru un anumit numar de tranzactii.
- O nota distincta este data de modul de efectuare a corectiilor. Este normal si se intampla de multe ori sa gresesti iar softul nu trebuie sa fie rigid in efectuarea corectiilor. Acestea trebuie sa se poata face in cursul normal al activitatii de business rapid si simplu pentru a nu bloca activitatea. Cum ar fi daca pentru a corecta o factura online ar trebui sa faci mai multe operatiuni si sa implici mai multi utilizatori, in timp ce clientii urmatori asteapta la rand ?
- Salvarea datelor: este recomadat sa verifici ce se intampla cu datele tale inainte de a opta pentru o solutie sau alta, sa te asiguri de securitatea lor si sa stabilesti cu furnizorii ce rol vei avea in acest proces (trebuie sa faci salvari periodice, sa te asiguri ca ai backup pe alte echipamente sau salvarile se fac automat).
Un avantaj al solutiilor cloud este ca nu mai intervine riscul legat de defectarea echipamentelor hardware, de virusare si astfel de pierdere a bazelor de date.
- Costurile aplicatiei: nu in ultimul rand, daca ai decis ca o aplicatie anume acopera nevoile business-ului tau este bine sa urmaresti si costurile acesteia. Sunt variante diferite de licentiere:
-la unele softuri trebuie sa platesti la inceput licenta si apoi o mentenanta anuala;
Pretul licentei difera de regula in functie de numarul de module pe care le utilizezi, de complexitatea lor (exista variante de baza si variante imbunatatite). De regula pe langa licenta se achita si taxe anuale de actualizare. Este important sa te asiguri ca ai si mentenanta tocmai din cauza schimbarilor legislative mentionate mai sus.
-la alte softuri nu platesti licenta insa platesti un drept de utilizare sub forma unui abonament lunar/trimestrial/anual, etc.
Acestea sunt cateva criterii de baza in alegerea softului. Desigur ca in functie de specificul activitatii va trebui sa iei in considerare mai multe sau mai putine argumente, insa respectarea celor de mai sus constituie un punct bun de plecare pentru o alegere corecta.
