Ce obligatii are firma ta cu privire la administrarea contractelor cu angajatii?

Orice antreprenor care are angajati in firma, are si cateva obligatii de raportare si de conformare, pe care le prezentam mai jos.

Obligatii legate de persoana sau firma care transmite REVISAL

Prima si cea mai importanta obligatie este cea de completare a REVISAL, registrul electronic care se completeaza cu toate datele angajatilor si ale contractelor de munca si care se comunica la ITM.

O firma isi poate indeplini aceasta obligatie fie intern, de catre una sau mai multe persoane nominalizate prin decizie scrisa de catre angajator, fie poate externaliza, prin contractarea serviciului de completare si transmitere a datelor in registru prin incheierea de contracte de prestari servicii. Acesti prestatori nu pot subcontracta, la randul lor, serviciile de completare si transmitere a datelor in registru incredintate de angajator.

Mai mult, in situatia in care externalizeaza acest serviciu, angajatorii au obligatia de a notifica in scris ITM in a carui raza teritoriala isi au sediuldespre incheierea contractelor de prestari servicii, precum si datele de identificare ale prestatorului, in termen de 3 zile lucratoare de la data incheierii contractului de prestari de servicii. Constituie contraventie nerespectarea acestei obligatii de informare a ITM privind prestatorii de servicii si se sanctioneaza cu amenda intre 3.000 si 6.000 de lei.

Prin urmare, in calitate de angajator, este bine sa verifici ca ai documentele justificative mentionate si ca ai informat ITM, pentru a evita posibile amenzi.

Respectarea termenelor limita de transmitere a informatiilor in REVISAL

Transmiterea datelor in REVISAL urmeaza un calendar foarte strict de raportare, astfel:

• un contract nou de munca se transmite in REVISAL cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii de catre fiecare persoana care urmeaza sa fie angajata;
• transferurile se transmit in termen de 5 zile lucratoare de la data transferului, respectiv de la data preluarii prin transfer;
• data la care incepe si data la care inceteaza detasarea, precum si datele de identificare ale angajatorului la care se face detasarea se transmit cel tarziu in ziua anterioara datei de incepere/incetare a detasarii salariatului;
• data la care incepe si data la care inceteaza detasarea transnationala, data la care incepe si data la care inceteaza detasarea pe teritoriul unui stat care nu este membru al UE se transmit cel tarziu in ziua anterioara datei de incepere/incetare a detasarii salariatului pe teritoriul altui stat;
• perioada, cauzele de suspendare si data incetarii suspendarii contractului individual de munca, cu exceptia cazurilor de suspendare in baza certificatelor medicale se transmit cel tarziu in ziua anterioara datei suspendarii/datei incetarii suspendarii, cu exceptia situatiei absentelor nemotivate cand transmiterea in registru se face in termen de 3 zile lucratoare de la data suspendarii;
• data si temeiul legal al incetarii contractului individual de munca se transmit cel tarziu la data incetarii contractului individual de munca/la data luarii la cunostinta a evenimentului ce a determinat, in conditiile legii, incetarea contractului individual de munca;
• modificarea salariului de incadrare se transmite in registru in termen de 20 de zile lucratoare de la data producerii modificarii. Exceptie fac situatiile in care modificarea se produce ca urmare a unei hotarari judecatoresti cand transmiterea in registru se face in termen de 20 de zile lucratoare de la data la care angajatorul a luat cunostinta de continutul acesteia;
• modificarea datelor de identificare a angajatorului si a datelor de identificare a salariatilor, cum ar fi: numele, prenumele, codul numeric personal – CNP, cetatenia si tara de provenienta – Uniunea Europeana – UE, non – UE, Spatiul Economic European SEE se transmit la inspectoratul teritorial de munca in termen de 3 zile lucratoare de la data aparitiei modificarii;
• orice corectie a erorilor survenite in completarea registrului se face la data la care angajatorul a luat cunostinta de acestea.

 Asadar, este bine sa planifici din timp angajarile si chiar daca ai gasit persoana potrivita pentru o pozitie libera din organigrama si exista disponibilitate din partea acesteia pentru a incepe imediat munca, totusi nu o poti angaja in aceeasi zi, fiindca trebuie sa ai in vedere ca:

• trebuie intocmit contractual de munca,
• anagajatul trebuie sa isi faca analizele de medicina muncii si
• un contract nou trebuie comunicat cel tarziu in ziua anterioara inceperii activitatii de catre fiecare persoana care urmeaza sa fie angajata.

Amenzile pentru nerespectarea termenelor de raportare in REVISAL sunt destul de ridicate.

Pastrarea dosarelor de personal

Odata angajarea efectuata, angajatorii au obligatia constituirii unui dosar de personal pentru fiecare salariat. Aici se vor pastra toate documentele justificative pentru inregistrarile din registru contractul de munca, actele aditionale, fisa postului, adeverinte etc. Constituie contraventie si se sanctioneaza cu amenda de la 2.000 lei la 5.000 lei incalcarea obligatiei de a pastra dosarul personal la sediul angajatorilor sau, dupa caz, la sediul secundar, care are delegata competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca.

Examenul medical la angajare

O persoana poate fi angajata in munca numai in baza unui certificat medical, care constata faptul ca cel in cauza este apt pentru prestarea acelei munci. Nerespectarea acestei prevederi atrage nulitatea contractului individual de munca. La angajarea in domeniile sanatate, alimentatie publica, educatie si in alte domenii stabilite prin acte normative se pot solicita si teste medicale specifice.

Angajatorii au obligatia sa asigure accesul salariatilor la serviciul medical de medicina a muncii. Sarcinile principale ale medicului de medicina a muncii constau in:

• prevenirea accidentelor de munca si a bolilor profesionale;
• supravegherea efectiva a conditiilor de igiena si sanatate in munca;
• asigurarea controlului medical al salariatilor atat la angajarea in munca, cat si pe durata executarii contractului individual de munca.

SSM (Sanatate si Securitate in Munca)

In cadrul responsabilitatilor sale, potrivit Legii 319/2006 a securitatii si sanatatii in munca, angajatorul are obligatia sa ia masurile necesare pentru:

• asigurarea securitatii si protectia sanatatii lucratorilor;
• prevenirea riscurilor profesionale;
• informarea si instruirea lucratorilor;
• asigurarea cadrului organizatoric si a mijloacelor necesare securitatii si sanatatii in munca.

Legea care reglementeaza toate obligatiile angajatorilor legat de SSM poate fi gasita aici.

Respectarea prevederilor legii se poate face cu personal angajat sau prin externalizare catre firme specializate SSM. Varianta preferata de regula de firme este cea a externalizarii, mai ales in cazul firmelor mici, fara personal specializat in acest domeniu.

Regulamentul intern al angajatorului

Ca angajator, esti obligat sa pregatesti un regulament intern si sa il afisezi la sediul tau. Regulamentul intern se intocmeste de catre angajator, cu consultarea sindicatului sau a reprezentantilor salariatilor, daca este cazul, si trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele categorii de dispozitii:

• reguli privind protectia, igiena si securitatea in munca in cadrul unitatii;
• reguli privind respectarea principiului nediscriminarii si al inlaturarii oricarei forme de incalcare a demnitatii;
• drepturile si obligatiile angajatorului si ale salariatilor;
• procedura de solutionare a cererilor sau a reclamatiilor individuale ale salariatilor;
• reguli concrete privind disciplina muncii in unitate;
• abaterile disciplinare si sanctiunile aplicabile;
• reguli referitoare la procedura disciplinara;
• modalitatile de aplicare a altor dispozitii legale sau contractuale specifice;
• criteriile si procedurile de evaluare profesionala a salariatilor.

Negocierea contractului colectiv de munca

Contractul colectiv de munca este conventia incheiata in forma scrisa intre angajator sau organizatia patronala, de o parte, si salariati, reprezentati prin sindicate ori in alt mod prevazut de lege, de cealalta parte, prin care se stabilesc clauze privind conditiile de munca, salarizarea, precum si alte drepturi si obligatii ce decurg din raporturile de munca. Negocierea colectiva la nivel de unitate devine obligatorie la atingerea numarului de 21 de salariati.