Acum, mediul de business este afectat de situatia de criza in care ne aflam din mai multe perspective. Cele mai multe echipe lucreaza de acasa si una dintre provocarile lucrului de la distanta este comunicarea, care in aceasta perioada se face in cea mai mare parte in scris sau telefonic. Acest tip de comunicare poate cu usurinta duce la neintelegeri si frustrari. Daca intr-o situatie normala am fi putut merge sa lamurim o situatie fata in fata, acest lucru a devenit acum imposibil. Putem, desigur, discuta prin intermediul unei aplicatii care permite interactiunea video, dar in realitate oamenii prefera sa evite conflictele si cel mai probabil vor ramane cu nemultumirea sau frustrarea despre care vorbeam la inceput.
Si iata cum preventia devine cel mai loial aliat in mentinerea unor relatii profesionale bune, care sa asigure desfasurarea netulburata si armonioasa a activitatii in astfel de conditii neobisnuite.
Dar ce facem efectiv? Ei bine, este suficient sa tinem cont de o serie de reguli de comunicare, cum ar fi cele ce urmeaza:
Comunicarea telefonica
Fie ca avem o conferinta telefonica sau un apel cu o singura persoana, aceleasi reguli se aplica:
- Nu intrerupe persoana in timp ce vorbeste este dificil sa gestionam intreruperile chiar si intr-o conversatie in persoana, dar cu atat mai mult la telefon. Trebuie sa avem intotdeauna in vedere faptul ca cel care vorbeste incearca sa formuleze o idee si atunci cand il intrerupem, ii intrerupem procesul gandirii.
- Daca totusi intrerupem pe cineva in timp ce vorbeste fara sa ne dam seama uneori suntem entuziasmati de ce avem de spus si nu mai avem rabdare, atunci cere-ti scuze pentru intrerupere si lasa-l mai intai pe celalalt sa isi termine ideea, apoi spune ce ai de spus. Nu este util si nici politicos de altfel sa iti ceri scuze de intrerupere si sa iti continui TU ideea.
- Alege-ti cuvintele cu grija, vorbeste frumos, incepe-ti frazele cu Cred ca… sau Parerea mea este ca… sau Poate ar fi mai bine sa…
- Tonul vocii este esential si ideal ar fi sa ramana in permanenta pe durata apelurilor calm, linistitor, echilibrat.
- Articuleaza corect. Atunci cand nu articulam cum trebuie, cuvintele par mestecate, interlocutorul trebuie sa faca un efort sa inteleaga ce spui. Fa un exercitiu de vointa si atunci cand iei cuvantul, asigura-te ca vorbesti clar, rar si ca pronunti toate literele din cuvinte.
- Zambeste un zambet se si aude, nu este doar vizibil. Zambeste pentru a pastra o atmosfera placuta si linistitoare.
- Daca nu ai inteles ceva bine, repeta ce ai auzit si cere lamuriri suplimentare sau roaga-l pe celalalt sa isi repete ideea. Este de preferat sa pierzi cateva secunde in plus la telefon decat sa pierzi jumatate de zi intr-un schimb de e-mail-uri provocat de o simpla neintelegere.
Comunicarea in scris
Comunicarea scrisa are un mare avantaj si un si mai mare dezavantaj:
- Avantajul este ca ai timp sa gandesti inainte de a scrie. Ai timp sa reformulezi, sa cauti cuvintele potrivite pentru a-ti exprima ideea. Nu uita ca o persoana sensibila, care are putina incredere in ea insasi sau este pur si simplu mai emotiva decat ceilalti, va fi mai usor de ranit. Considera-i pe toti cei cu care interactionezi ca fiind astfel de persoane si nu vei da gres.
- Marele dezavantaj este ca in 99,99% din cazuri nu mai poti retracta ce ai spus. Daca vorbele rostite se uita, cele scrise raman. Si nu numai ca raman, dar pot fi transmise mai departe altor persoane.
Comunicarea scrisa instantanee
- Exprima-te cu claritate, cursiv. Fii constient de faptul ca atunci cand incercam sa transmitem o idee, chiar daca in mintea noastra ea este foarte clar conturata, va fi alterata de mesaj.
- Scrie cuvintele integral, pentru a elimina riscul de a fi gresit inteles.
- Mentine un vocabular ingrijit, spune te rog si multumesc.
- Foloseste emojis daca faci o gluma in scris, nu considera ca este firesc sa fie imediat perceputa ca gluma, pentru ca lipsesc tonul vocii, intonatia, mimica. Din fericire, tehnologia ne permite acum sa ilustram o stare de spirit.
- Nu te grabi! Daca ai o zi proasta, daca esti nervos, suparat, frustrat, nu iti duce toate aceste emotii negative in scris. Asteapta sa te calmezi, apoi poarta discutia in mod calm, masurat, civilizat. Nu uita, in aceasta situatie neobisnuita in care lucram remote este imposibil sa rezolvi la fel de repede si usor o controversa. Cel mai bine este sa o previi.
Comunicarea scrisa de tip e-mail
- Asigura-te ca fiecare e-mail pe care il trimiti este clar structurat: introducere (la ce se refera comunicarea), cuprins (descrierea situatiei, a proiectului, a mesajului ce trebuie transmis), incheiere (ce se asteapta de la destinatar, ce trebuie facut, care sunt etapele de parcurs etc.)
- Mesajul transmis trebuie sa fie foarte clar exprimat, fara a lasa loc de interpretare. Oamenii sunt diferiti, inteleg lucrurile in mod diferit si vor interpreta fiecare in functie de personalitatea / experienta sa. Ceea ce pentru tine poate parea o sarcina simpla, daca nu este foarte clar exprimata, poate duce la rezolvari diferite de ce asteptai. Evita astfel de pierderi de timp, energie si nervi prin claritate. Formuleaza un e-mail in asa fel, incat sa poata fi inteles atat de cel care lucreaza de 5 ani in companie, cat si de cel care lucreaza de cateva luni.
- Cand lucram in echipa, interactionand zi de zi, este inevitabil sa ne mai si suparam. Nu trimite niciodata un e-mail daca nu esti perfect calm si lucid. Exista un loc minunat care se numeste drafts unde poti lasa sa se decanteze supararea ta. Vei putea reveni asupra formularii si impactul comunicarii va fi mai putin dramatic.
- Argumenteaza-ti afirmatiile / solicitarile, este intotdeauna perceput ca fiind un semn de respect fata de destinatar.
- Trateaza-i pe toti cei cu care interactionezi cu acelasi respect, indiferent ca este vorba despre managerul direct, CEO-ul companiei, un coleg sau un subaltern, ca sa nu mai vorbesc despre colaboratori sau clienti. Nu uita, valabil oricand dar cu atat mai mult in aceste zile: nu exista clienti mici!
- Foloseste in orice situatie un ton / un vocabular profesional, echidistant, neutru.
- Nu te baza strict pe un e-mail trimis. Daca este necesar un raspuns rapid sau lamuriri suplimentare, mai simplu de transmis verbal, pune mana pe telefon si rezolva rapid ceva ce s-ar putea transforma, si aici, intr-un schimb nesfarsit de e-mail-uri care ar consuma timp si energie in mod inutil. Adesea, un simplu telefon poate debloca rapid situatia.
Este o perioada dificila pentru toata lumea. Atat pe plan profesional, cat si personal, exista un risc crescut de frustrari, suparari sau neintelegeri care, nerezolvate, pot duce mai departe la adevarate conflicte ce vor fi mult mai greu de gestionat.
Daca se produce o cat de mica neintelegere, apeleaza la comunicarea video, atat de la indemana si solutioneaz-o.
Tu ce sugestii ai pentru a comunica eficient in aceasta perioada?
