Ce documente poti trimite sau primi online de la institutiile statului?

Totul a pornit de la situatia de criza in care ne aflam, in care nu este recomandat sa mergem la ghiseele institutiilor pentru a putea depune cereri, declaratii si alte formalitati, asa cum eram obisnuiti. Aceasta situatie a fortat digitalizarea institutiilor publice si credem noi, reducerea birocratiei.  Sunt masuri bune pentru mediul antreprenorial, chiar daca contextul nu este favorabil.

In acest articol va prezentam situatia actuala a digitalizarii principalelor institutii cu care antreprenorii au de a face in activitatea de zi cu zi, astfel incat acestia sa poata gasi centralizat modalitatile de comunicare electronica cu o anumita  institutie, atunci cand au o nevoie concreta.

Ca punct de pornire, a fost publicat actul normativ care sa impuna comunicarea electronica intre stat si persoane (fizice sau juridice), utilizand semnatura digitala. Este o masura foarte asteptata de antreprenori – OUG 38/2020 pentru utilizarea semnaturii electronice in relatia cu autoritatile publice.

Incepand cu data intrarii in vigoare  a acestei ordonante de urgenta,  respectiv 7 aprilie 2020, autoritatile si institutiile publice au obligatia primirii si eliberarii documentelor semnate cu semnatura electronica. Mai mult, in termen de 15 zile de la data intrarii in vigoare a ordonantei, acestea trebuie sa stabileasca tipul de semnatura electronica aplicabila pentru a putea accesa serviciile online pe care le ofera. Ordonanta mai prevede ca autoritatile si institutiile publice au obligatia sa publice in mediul online informatii privind modalitatea de primire a documentelor electronice. Asadar, vom asista in perioada urmatoare la mai multe actiuni concrete din partea fiecarei institutii in ce priveste serviciile online.

Casa de asigurari de sanatate

In ce priveste interactiunea cu Casa de Asigurari de Sanatate in MOF 300/09.04.2020 a fost publicata O 442/2020 care prevede cateva masuri pentru comunicarea la distanta a anumitor documente:

• Adeverinta de salariat eliberata de angajator, se poate solicita de catre persoanele asigurate si se poate transmite de catre angajatori catre acestea si prin mijloace electronice de transmitere la distanta
• Persoanele asigurate pot solicita adeverintele de asigurat si prin mijloace electronice de transmitere la distanta
• Adeverintele de asigurat se pot transmite catre persoanele beneficiare si prin mijloace electronice de transmitere la distanta
• Documentele necesare eliberarii adeverintei de asigurat precum si documentele necesare stabilirii calitatii de asigurat se pot transmite catre casele de asigurari de sanatate si prin mijloace electronice de transmitere la distanta

Casele de asigurari de sanatate au obligatia de a indeplini orice demers, astfel incat sa nu fie impiedicat procesul de eliberare a adeverintelor de asigurat sau de acordare a calitatii de asigurat in cazul persoanelor care au solicitat adeverintele, precum si in cazul celor care depun documentele necesare stabilirii calitatii de asigurat.

ONRC

Inregistrarea in registrul comertului a profesionistilor se poate realiza online de ceva vreme, utilizand portalul de servicii disponibil la adresa: https://portal.onrc.ro.

Pentru a putea beneficia de serviciile disponibile in acest portal (exemplu: verificarea disponibilitatii si/sau rezervarea denumirii firmei, PF/II/IF, cererea de inregistrare in RC si autorizare PJ), persoanele fizice si juridice trebuie sa detina semnatura electronica calificata (bazata pe un certificat digital calificat).

Exceptie face serviciul online InfoCert, prin intermediul caruia se obtin online certificatele constatatoare si alte furnizari de informatii din registrul comertului, fara semnatura electronica, prin utilizarea unui card bancar Visa sau Mastercard.

Certificatele digitale acceptate de ONRC sunt toate certificatele digitale calificate emise de prestatorii de servicii de incredere calificati din statele membre UE, conform prevederilor Regulamentului (UE). Lista acestor prestatori de servicii este disponibila aici: https://webgate.ec.europa.eu/tl-browser si la adresa https://www.comunicatii.gov.ro/semnatura-electronica.

Este important de mentionat ca solicitarile adresate ONRC insotite de documentia suport avand semnatura electronica extinsa, se pot transmite si pe email, la adresele regionale care pot fi gasite accesand site-ul www.onrc.ro, sectiunea Contact – Reteaua ONRC. Asadar, fie ca utilizati platforma, fie ca trimiteti mail, este important sa aveti documentatia semnata cu semnatura electronica.

Atentie! Semnatura digitala nu este acelasi lucru cu semnatura olografa electronica. Despre diferentele dintre cele doua gasiti in articolul de blog de aici.

ANAF

Cea mai noua masura a fost publicata in 10.04.2020,  aprobata prin Hotarare de Guvern (H 285/2020) si vizeaza realizarea ghiseului virtual de plati, numit si Sistemul national electronic de plata online a obligatiilor de plata catre bugetul general consolidat (pe scurt SNEP), ca parte componenta a Sistemului electronic national (SEN), prin care se vor putea plati online taxele si impozitele utilizand cardul bancar.

In scopul platii de catre:

• persoane fizice
• persoane fizice autorizate
• persoane juridice sau
• alte entitati fara personalitate juridica

a obligatiilor de plata catre bugetul consolidat prin utilizarea mijloacelor electronice de plata sau a altor mijloace de plata, stabilite prin decizie a presedintelui Autoritatii pentru Digitalizarea Romaniei, institutiile publice care desfasoara activitati de incasare a acestor obligatii se vor inregistra in SNEP pentru furnizarea informatiilor privind cuantumul acestora si pentru asigurarea accesului la o solutie de plata electronica a respectivelor obligatii.

In cazul institutiilor publice care nu detin un sistem electronic de gestionare a obligatiilor de plata catre bugetul general consolidat, dupa inscriere, utilizatorii vor avea posibilitatea de a efectua plati cu completarea individuala, manuala, a sumei si a tipului de tranzactie.

Tot la nivel de digitalizare, ANAF avea deja implementata o platforma (SPV) pentru depunerea declaratiilor fiscale si obtinerea de informatii, care acoperea mare parte din obligatiile declarative ale firmelor si persoanelor fizice. Sistemul simplifica mult procesul de depunere a declaratiilor, de obtinere a situatiei fiscale dar altfel, nu acopera complet toate declaratiile posibile. Probabil vom asista la o adaptare a formatului tuturor declaratiilor pentru a putea fi depuse online, cu semnatura electronica.

Pe de alta parte, in relatia cu Trezoreria statului, firmele care au deschis cont aici puteau doar sa primeasca extrasul de cont, prin SPV. Pana acum nu puteau face plati din acest cont decat daca mergeau la ghiseu cu ordinul de plata. Incepand cu 21 aprilie se va putea face si acest lucru. Concret, firmele vor trebui sa completeze un formular Ordin de plata mutiplu electronic, care se poate descarca de pe siteul Ministerului de finante si sa il depuna apoi prin serviciul Depunere declaratii.  La fel ca si in cazul declaratiilor fiscale, sistemul va elibera o recipisa privind acceptarea/respingerea documentului.

ANPIS

In ceea ce priveste comunicarea cu Agentia Nationala de Plati si Inspectie Sociala (ANPIS) si alte masuri pe perioada de criza s-au implementat urmatoarele:

• prelungirea automata a indemnizatiei de crestere copil si stimulentului de insertie pentru beneficiarii aflati in plata fara a fi necesara depunerea unei cereri.
• incepand cu data de 1 martie 2020 se pot solicita electronic modificari referitoare la acordarea drepturilor de care beneficiari. Pentru aceasta, se poate completa formularul de cerere modificari de acordare beneficii sociale, la care vor atasa documentele corespunzatoare, conform anexei publicate pe site-ul institutiei. Formularul de cerere se poate descarca aici. Se  bifeaza modificarea dorita si se transmite in format pdf pe adresa de mail dedicata, de pe site-ul agentiei pentru plati si inspectie sociala din judetul de domiciliu.
• Depunere online a cererilor de indemnizatie pentru PFA, II si IF – incepand cu data de 1 Aprilie 2020, se pot depune prin email la adresa plati.covid.judet@mmanpis.ro (ex.: plati.covid.ab@mmanpis pentru ALBA) documentatia necesara obtinerii indemnizatiei pentru PFA, II si IF prin depunerea cererii si declaratiei pe proprie raspundere insotita de copie CI si extras de cont al PFA, II , IF sau profesii liberale. Acestea se pot de depune si prin portalul https://aici.gov.ro/home. Este recomandata varianta trimiterii prin portal.

ANOFM

Incepand cu data de 2 aprilie 2020, angajatorii pot utiliza platforma aici.gov.ro pentru incarcarea documentelor necesare acordarii somajului tehnic pentru angajatii carora li s-a suspendat temporar contractul individual de munca din initiativa angajatorului,  pe motiv de somaj tehnic. Din platforma se pot descarca documentele necesare pentru obtinerea somajului tehnic, se completeaza si se incarca din nou in platforma.

Ministerul economiei, energiei si mediului de afaceri

Ministerul Economiei, Energiei si Mediului de Afaceri a pus la dispozitia firmelor a caror activitate este afectata in contextul pandemiei o platforma pentru obtinerea certificatelor de situatie de urgenta (CSU). Certificatele se utilizeaza in relatiile cu institutiile publice pentru obtinerea de facilitati/ masuri de sprijin ori in relatiile comerciale, in conditiile legii (nu si pentru ANOFM pentru obtinerea somajului tehnic). Documentele necesare se  incarca in platforma in format pdf , cu semnatura electronica cu certificat digital calificat.