Societatile au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitate a operatiunilor economico-financiare.
Regulile privind pastrarea si arhivarea registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile sunt:
a) Pastrarea documentelor justificative, a registrelor de contabilitate si a celorlalte documente financiar-contabile se face, dupa caz, la domiciliul fiscal, la sediul social sau la sediile secundare, pe hartie sau pe suport electronic.
b) In cazul pastrarii pe suport electronic a documentelor financiar-contabile, inclusiv a celor care au fost convertite din format hartie in format electronic, nu este obligatorie aplicarea prevederilor Legii nr. 135/2007 privind arhivarea documentelor in forma electronica, republicata.
c) In cazul in care evidenta contabila este tinuta cu ajutorul programelor informatice, documentele financiar-contabile se pot pastra pe suporturi tehnice, pe durata termenelor prevazute de legislatia in vigoare, cu conditia sa poata fi listate in orice moment, in functie
Ca alternativa, documentele financiar-contabile se pot pastra, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, si de catre operatori economici autorizati, potrivit legii, in prestarea de servicii arhivistice.
Si in acest caz raspunderea privind pastrarea documentelor financiar-contabile revine administratorului.
Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, entitațile trebuie sa prezinte, la cererea acestora, documentele solicitate.
Termene de pastrare
Durata de pastrare a documentelor contabile a cunoscut o diminuare, de la termenul general de 10 ani, la 5 ani.
Astfel, registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative care stau la baza inregistrarilor in contabilitatea financiara se pastreaza in arhiva timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
Documentele financiar-contabile care atesta proveniența unor bunuri cu durata de viața mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.
Incepand cu data de 1 ianuarie 2023, statele de salarii pentru care angajatorul are o declaratie informativa privind impozitul retinut la sursa, pe beneficiari de venit, conform prevederilor legale sau pentru care angajatorul are obligatia legala de a depune declaratia privind obligatiile de plata a contributiilor sociale, impozitului pe venit si evidenta nominala a persoanelor asigurate, la Agentia Naționala de Administrare Fiscala, se pastreaza timp de 5 ani.
Aceasta prevedere a fost publicata in MOF prin Legea 195/2022 pentru completarea art. 25 din Legea contabilitatii nr. 82/1991.
Situațiile financiare si raportarile contabile se pastreaza timp de 10 ani.
In caz de incetare a activitatii societailor, documentele financiar-contabile se pastreaza in conformitate cu prevederile Legii societatilor nr. 31/1990, republicata, cu modificarile si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, dupa caz.
Arhivarea documentelor financiar-contabile in format hartie se face in conformitate cu prevederile legale si cu respectarea urmatoarelor reguli generale:
a) documentele se grupeaza in dosare, numerotate si snuruite;
b) gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea.
Dosarele astfel arhivate se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor.
Registrul de evidenta a arhivei
Evidenta documentelor in arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit Legii Arhivelor Nationale nr. 16/1996, republicata, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.
Eliminarea din arhiva
Eliminarea din arhiva societatilor a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare a expirat, se face de catre o comisie constituita potrivit procedurilor proprii ale entitatii.
In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.
Actele normative care reglementeaza durata de pastrare sunt:
a) Legea contabilitatii – L nr. 82 din 24 decembrie 1991
b) Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
Eliminarea se poate realiza legal doar după aprobarea comisiei de selecționare a arhivelor județene de pe raza căreia are punctul de lucru
Buna ziua Razvan,
Va rugam sa ne transmiteti baza legala pentru aceasta prevedere.
Mult succes!
Presedintele Romaniei a promulgat in 11.01.2023 o lege prin care actele contabile se vor pastra in arhiva doar 5 ani, in loc de 10 cat era pana in prezent. Legea urmeaza a fi publicata in Monitorul Oficial si primit numarul 36/2023.
Registrele de contabilitate obligatorii şi documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
Persoanele care utilizează sisteme informatice de prelucrare automată a datelor au obligaţia să asigure prelucrarea datelor înregistrate în contabilitate în conformitate cu reglementările contabile aplicabile, controlul şi păstrarea acestora pe suporturi tehnice timp de 5 ani calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite.
Buna ziua,
Da, asa este. Este vorba de Legea nr.36 din 11 ianuarie 2023 pentru modificarea Legii contabilitatii nr. 82/1991, precum si a Ordonanței de urgenta a Guvernului nr. 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscal, care a intrat in vigoare incepand cu 15 ianuarie 2023.
Mult succes!