In primul rand, trebuie sa mentionam ca orice societate comerciala are nevoie prin lege de un contabil, fie ca angajat al firmei, fie extern.
In prezent, destul de multi antreprenori apeleaza la o firma de contabilitate in detrimentul crearii unui departament intern, care sa se ocupe de partea finanaciar-contabila a societatii lor, din diferite motive:
• societatea este de dimensiuni mici si nu este rentabila crearea unui departament intern;
• costurile cu externalizarea serviciilor de contabilitate pot fi mai reduse in comparatie cu angajarea unei persoane cu contract individual de munca;
• costurile cu echipamentele, softurile de contabilitate si consumabilele ar putea fi destul de mari in cazul in care s-ar infiinta un departament intern;
• apar anumite costuri in ceea ce priveste pregatirea personalului angajat pe partea de contabilitate, daca aceasta nu se externalizeaza;
• un contabil extern poate dispune de mai multa experienta si ii poate oferi clientului suport, solutii si consultanta permanenta.
Daca esti antreprenor si ti-ai externalizat serviciile financiar-contabile unui profesionist, trebuie sa ii prezinti acestuia informatii si documente care sa ateste activitatea ta dintr-o anumita perioada, uneori lunar, alteori trimestrial, sau cu alta periodicitate, in functie de modul de lucru al contabilului si de intelegerea incheiata cu acesta.
De regula, frecventa cu care iti solicita documentele este in functie de vectorul fiscal pentru anumite obligatii fiscale – cel mai adesea luna sau trimestrul. De regula aceasta data de predare a documentelor este stabilita prin contractul de prestari servicii. In general, trebuie sa prezinti urmatoarele documente:
• facturile de achizitie efectuate in luna/ trimestrul incheiat (de exemplu, in cazul unei entitati cu perioada fiscala trimestrul pentru TVA, in luna aprilie antreprenorul ii va duce contabilului facturile de pe lunile ianuarie, februarie si martie); trebuie sa tii cont de data emiterii documentelor si nu de data platii;
• facturile de vanzare;
• extrasele de cont;
• bonurile fiscale;
• avizele de insotire a marfii;
• chitantele;
• raportul de vanzari;
• NIR-urile;
• contractele: de achizitii, de prestari servicii, de sponsorizare, etc.
• raportul de productie;
• procesele verbale de schimbare de pret;
• Z-turile din casa de marcat (daca e cazul);
• foile de parcurs;
• deconturile de cheltuieli;
• bonurile de consum;
• alte documente care sa ateste activitatea societatii pentru respectiva perioada.
Pentru a fi sigur ca nu ai omis sa trimiti anumite facturi contabilului, mai ales cele care se emit doar in fomat electronic, este bine sa verifici inainte extrasul de banca si sa te asiguri ca pentru fiecare plata ai trimis documentul justificativ.
In practica, unele societati de contabilitate solicita predarea documentelor pe baza unui borderou centralizator in care sa fie trecute toate documentele predate. In felul acesta, in cazul in care a fost omisa predarea de catre client a unui document si acest lucru a condus la anumite intarzieri/erori generatoare de amenzi, acestea nu vor putea fi imputate contabilului.
Exceptie: Chiar daca vectorul fiscal este trimestrial, lunar pentru luna care a luat sfarsit trebuie, daca ai angajati, sa ii duci contabilului tau si urmatoarele documente:
• condica de prezenta cu ora de inceput si ora de sfarsit;
• cererile de concediu de odihna (daca e cazul);
• concediile medicale/certificatul roz (daca e cazul);
• primele/bonusurile acordate;
• alte documente privind activitatea salariatilor pentru perioada respectiva.
Chiar daca in vectorul fiscal perioada fiscala este trimestrul pentru salarii, documentele privind activitatea personalului trebuie prezentate lunar pentru calcularea salariilor si intocmirea declaratiei 112. Declaratia 112 se intocmeste lunar, dar in functie de indeplinirea anumitor conditii, se poate depune trimestrial.
In cazul in care societatea pe care o coordonezi (presupunem ca este vorba despre o microintreprindere) are vector fiscal lunar pentru depunerea formularelor 112, 300, 390, 394, atunci in luna urmatoare celei incheiate (pana la o anumita data stabilita in contractul de prestari servicii) va trebui sa ii duci contabilului tau documentele enumerate mai sus.
Pe langa documentele mentionate, antreprenorul trebuie sa isi informeze contabilul in permementa si din timp, in legatura cu orice modificare sau activitate care se va realiza (de exemplu, o achizitie intracomunitara de bunuri de catre un neplatitor de TVA, intentia de a deschide un punct de lucru, de a face o angajare etc.), comunicarea fiind cheia succesului in ceea ce priveste o buna relatie intre antreprenor si contabil.
In baza documentelor furnizate contabilului, acesta va intocmi o serie de rapoarte si documente centralizatoare (jurnal vanzari; jurnal achizitii; registru de banca; registru de casa; registru jurnal; balanta analitica; situatii financiare-bilant etc.) pe baza carora va intocmi si declaratiile fiscale si care trebuie arhivate la sediul entitatii.
Este important sa predai documentele la timp, pentru ca astfel contabilul va avea timp sa calculeze sumele de plata catre bugetul de stat, sume care vor fi comunicate antreprenorului in vederea efectuarii platilor.
Este de asemenea important de mentionat ca in prezent multe din schimburile acestea de documente pot fi simplificate in cazul in care antreprenorul si contabilul utilizeaza acelasi sistem – de exemplu antreprenorul utilizeaza o aplicatie de facturare la care are acces si contabilul si acesta isi poate lua singur documentele de vanzare.
Integrarile intre modulele Smart Bill gestiune–facturare si contabilitate permit chiar mai mult decat facilitarea schimbului de documente, fiindca documentele primare genereaza si inregistrari contabile si astfel se elimina munca dubla.
