Contabilitatea este obligatorie pentru orice tip de entitate – fie ca vorbim despre entitati simple, de tip PFA sau entitati mai complexe, de tip SRL.
Actul legislativ care reglementeaza modul de tinere a contabilitatii este Legea 82/1991, denumita si Legea contabilitatii.
Aceasta prevede la art. 1 ca:
- Societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea financiara, potrivit prezentei legi.
- Institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea financiara.
- Subunitatile fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate, care apartin persoanelor prevazute la alin. (1) si (2), cu sediul in Romania, precum si subunitatile fara personalitate juridica din Romania care apartin unor persoane juridice cu sediul in strainatate au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, potrivit prezentei legi.
- Organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevazute in legislatia pietei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat si alte entitati organizate pe baza Codului civil au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea financiara.
- Persoanele fizice care desfasoara activitati producatoare de venit, definite de Codul fiscal si ale caror venituri sunt determinate in sistem real, au obligatia sa conduca evidenta contabila pe baza regulilor contabilitatii in partida simpla sau, la optiunea acestora, pe baza regulilor contabilitatii in partida dubla, potrivit reglementarilor contabile emise in acest sens, cu exceptia situatiei in care in legislatia fiscala se prevede altfel.
Prevederi privind persoanele enumerate la alin. (1) – (4) din lista de mai sus:
- aceste persoane trebuie sa organizeze si sa conduca, dupa caz, si contabilitatea de gestiune.
- raspunderea pentru organizarea si conducerea contabilitatii acestora revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii entitatii respective.
Organizarea contabilitatii
Contabilitatea acestora se poate oganiza in mai multe moduri:
- fie in compartimente distincte, conduse de catre directorul economic, contabilul-sef sau alta persoana imputernicita sa indeplineasca aceasta functie. Aceste persoane trebuie sa aiba studii economice superioare. Prin persoana imputernicita sa indeplineasca functia de director economic sau contabil-sef se intelege o persoana angajata potrivit legii, care are studii economice superioare si care are atributii privind conducerea contabilitatii entitatii.
- fie pe baza de contracte de prestari de servicii in domeniul contabilitatii, incheiate cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili si Contabililor Autorizati din Romania.
Raspunderea pentru aplicarea necorespunzatoare a reglementarilor contabile revine directorului economic, contabilului-?ef sau altei persoane imputernicite sa indeplineasca aceasta functie, impreuna cu personalul din subordine. In cazul in care contabilitatea este condusa pe baza de contract de prestari de servicii, incheiat cu persoane fizice sau juridice, autorizate potrivit legii, membre ale Corpului Expertilor Contabili ?i Contabililor Autoriza?i din Romania, raspunderea pentru conducerea contabilita?ii revine acestora, potrivit legii ?i prevederilor contractuale.
Asadar, in timp ce SRL-urile trebuie sa respecte prevederile de mai sus in ce priveste persoana care poate conduce contabilitatea firmei, la PFA-uri contabilitatea se poate tine chiar de catre persoana care detine PFA-ul respectiv.
Acest lucru inseamna ca PFA-urile nu trebuie sa suporte costul serviciilor de contabilitate sau al salariului unui angajat contabil, insa vor trebuie sa iti tina singure anumite evidente contabile. Pot opta desigur si sa apeleze la serviciile unui contabil.
Recomandari
Daca esti SRL si optezi pentru a externaliza contabilitatea prin contract cu o persoana membra CECCAR, este bine sa tii cont de cateva recomandari:
- estimeaza corect volumul de activitate: numarul de salariati si fluctuatia acestora, numarul de documente de achizitie si vanzare, numarul de imobilizari, daca ai sau nu contracte de leasing sau credite, daca ai sau nu casa de marcat sau derulezi activitati de productie etc. Toate acestea sunt importante pentru a putea fi stabilit un tarif corect al serviciilor de contabilitate;
- respecta modul de lucru agreat cu contabilul tau: de exemplu, daca ai agreat ca predarea documentelor se face pana in data de 5 a fiecarei luni pentru luna precedenta, atunci este bine sa respecti acest lucru, pentru ca acesta sa aiba suficient timp sa le prelucreze si sa intocmeasca declaratiile fiscale;
- incearca sa predai documentele complet si ordonat;
- contacteaza contabilul tau in intervalul de timp agreat: daca ii vei scrie dupa incheierea programului sau de lucru ca ai dori sa angajezi pe cineva incepand cu ziua urmatoare, s-ar putea sa nu poata sa proceseze acest lucru;
- pe de alta parte, in calitate de beneficiar al serviciilor de contabilitate, trebuie sa stii ca aceasta presupune ca toate declaratiile sa iti fie intocmite corect si la timp, sumele de plata sa iti fie comunicate in timp util pentru a nu intarzia plata taxelor. In functie de prevederile contractului incheiat, poti beneficia sau nu de consultanta permanenta privind cele mai potrivite optiuni fiscale pentru firma ta;
- tipurile de aplicatii de facturare sau aplicatii de contabilitate ce vor fi utilizate de fiecare dintre parti. Daca se poate agrea ca atat antreprenorul, cat si contabilul sa lucreze in acelasi sistem sau in sisteme compatibile, care sa permita transfer de informatie, atunci relatia se simpifica mult si volumul de munca se poate reduce semnificativ.
