Ce obligatii am inainte si dupa infiintarea unei SRL?

Antreprenorii care decid sa isi infiinteze o societate cu raspundere limitata trebuie sa cunoasca cateva aspecte importante cu privire la infiintarea ei, dar si cu privire la obligatiile pe care le au dupa ce societatea a fost infiintata.

Societatea cu raspundere limitata (SRL) este o forma juridica destul de avantajoasa pentru care majoritatea tinerilor intreprinzatori opteaza, deoarece raspunderea este limitata la capitalul social al entitatii economice, minimul fiind de 200 de lei. 

Pentru infiintarea unei SRL este nevoie de efectuarea unor etape care constau in elaborarea si intocmirea unui dosar de inmatriculare, ce se va depune ulterior la Oficiul National al Registrului Comertului.

Prima etapa se refera la alegerea si rezervarea unei denumiri a societatii (firma). In acest sens, se va completa o cerere de verificare si/sau rezervare firma, cerere care poate fi gasita pe site-ul ONRC. In cerere trebuie sa completezi 3 denumiri pe care ti le doresti pentru societate, in ordinea preferintelor. Acestea vor fi verificate de specialistii ONRC si ti se va comunica disponibilitatea acestora.

O a doua etapa se refera la intocmirea unui dosar de inmatriculare si depunerea acestuia la sediul ONRC. Documentele din dosar trebuie sa fie:

• Cererea de inregistrare;
• Anexa 1 privind inregistrarea fiscala sau Anexa 2 privind investitia straina;
• Declaratia-tip pe propria raspundere semnata de asociati/administratori din care sa rezulte, dupa caz, ca: PJ nu desfasoara la sediul social, la sediile secundare sau in afara acestora activitatile declarate, o perioada de maximum 3 ani; PJ indeplineste conditiile de functionare prevazute de legislatia specifica in domeniul sanitar, sanitar-veterinar, protectiei mediului si protectiei muncii pentru activitatile precizate in declaratia-tip;
• Dovada verificarii disponibilitatii si rezervarii firmei;
• Daca este cazul, acordul pentru utilizarea denumirii;
• Declaratia ca persoana are calitatea de asociat unic intr-o singura societate cu raspundere limitata sau ca societatea cu raspundere limitata cu asociat unic nu este asociat unic in alta societate cu raspundere limitata;
• Actul constitutiv;
• Documentul care atesta dreptul de folosinta asupra spatiului cu destinatie de sediu social;
• Cererea adresata ANAF in vederea obtinerii certificatului emis de administratia financiara competenta, care certifica faptul ca pentru imobilul cu destinatie de sediu social nu a fost inregistrat un alt document pentru instrainarea dreptului de folosinta asupra aceluiasi imobil, cu titlu oneros sau gratuit;
• Declaratia pe propria raspundere in forma autentica privind respectarea conditiilor referitoare la sediul social, in cazul in care, din certificatul emis conform punctului de mai sus rezulta ca sunt deja inregistrate la administratia financiara alte documente care atesta instrainarea dreptului de folosinta asupra aceluiasi imobil cu destinatie de sediu social;
• Dovezile privind efectuarea varsamintelor aporturilor subscrise de asociati la capitalul social;
• Actele privind proprietatea pentru aporturile in natura subscrise si varsate la constituire; in cazul in care printre acestea se afla si imobile, certificatul constatator al sarcinilor de care sunt grevate;
• Declaratiile date pe propria raspundere, dupa caz, de catre fondatori/administratori/cenzori sau persoane fizice reprezentante ale persoanei juridice numita administrator sau cenzor, din care sa rezulte ca indeplinesc conditiile legale pentru detinerea acestor calitati;
• Actele de identitate ale fondatorilor/administratorilor/cenzorilor/auditorilor persoanei fizice;
• Specimenele de semnatura ale reprezentantilor societatii;
• Dupa caz, declaratia autentica pe propria raspundere a persoanei fizice cetatean strain in nume propriu sau ca reprezentant al persoanei juridice straine care nu este inregistrata fiscal in Romania, in original si, dupa caz, traducerea realizata de un traducator autorizat a carui semnatura sa fie legalizata de un notar public. 

Dupa ce societatea a fost inregistrata la ONRC, pentru ca aceasta sa poata functiona, mai sunt cateva etape pe care antreprenorul va trebui sa le parcurga:

1. Antreprenorul trebuie sa isi angajeze o persoana care sa se ocupe de partea financiar-contabila sau daca nu doreste sa angajeze o persoana, atunci poate alege sa utilizeze serviciile unei societati de contabilitate.

In Legea contabilitatii nr. 82/1991 se mentioneaza ca o firma trebuie sa organizeze evidenta financiar–contabila, respectiv sa tina la zi registrele contabile obligatorii si sa intocmeasca situatiile financiare anuale.

2. Daca antreprenorul decide ca vrea sa angajeze personal in entitatea sa, atunci acesta va trebui sa intocmeasca un regulament de ordine interioara (ROI) in care sa se mentioneze regulile si conditiile de munca aplicabile. Acesta trebuie intocmit intr-un termen de 60 de zile de la infiintare.

3. Antreprenorul trebuie sa achizitioneze pentru sediul social si pentru sediile secundare (daca e cazul) cate un registru unic de control, intr-un termen de 30 de zile de la data inregistrarii. 

Registrul unic de control este un document care are ca scop evidentierea tuturor controalelor desfasurate la contribuabil de catre toate organele de control specializate, in domeniile: financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar, urbanism, calitatea in constructii, protectia consumatorului, protectia muncii, inspectia muncii, protectia impotriva incendiilor, precum si in alte domenii prevazute de lege. Vei avea obligatia sa il prezinti organelor care efectueaza controlul.

Registrul unic de control se elibereaza, contra cost, de directiile generale ale finantelor publice din raza teritoriala unde ai sediul social – pretul unui registru unic de control este de aproximativ 30 lei.

Acesta se va pastra in permanenta la sediul social si la fiecare sediu secundar pentru care s-au eliberat avize/autorizatii si/sau acorduri de functionare.

4. Pentru eventualele tranzactii cu partenerii de afaceri, dar in mod special pentru plata taxelor, impozitelor si a contributiilor datorate bugetului de stat, ar fi esential sa deschizi un cont bancar pentru firma, astfel lucrurile ar fi mult mai simple si mai transparente. 

Recomandam sa ai atasat contului bancar si un card cu care sa poti efectua plati si mai mult decat atat, recomandam sa soliciti serviciul de internet banking sau mobile banking pentru a putea vizualiza mult mai usor toate tranzactiile desfasurate si pentru a putea descarca singur extrasele de banca necesare contabilului tau.

5. Inca o etapa dar care nu este obligatorie, se refera la promovare, si anume la crearea unei pagini online de prezentare a societatii si a serviciilor prestate/bunurilor vandute pentru a face cunoscuta afacerea si pentru a putea ajunge mai usor la publicul tinta.