Inregistrarea usoara si corecta a declaratiilor vamale de import (DVI) in contabilitate poate fi o adevarata provocare si asa a fost si in SmartBill Conta pana nu demult. Acum insa avem o functionalitate noua, intuitiva si flexibila, dedicata inregistrarii DVI care, in plus, asigura reflectarea corecta in jurnalul de cumparari si decontul de TVA a acestor tipuri de operatiuni.
Adaugarea unei DVI din pagina noua dedicata
In Vanzari si achizitii > Externe avem sectiunea DVI.
Aceasta este disponibila pentru firmele platitoare de TVA sau mixte (au fost atat platitoare, cat si neplatitoare de TVA in istoricul lor).
De aici se va putea adauga o declaratie vamala de import, in 3 pasi:
- se adauga achizitia principala (importul de bunuri) → se inregistreaza factura de achizitie a bunurilor de la furnizorul extern
- se adauga documentele repartizate → se pot inregistra oricate facturi conexe importului de bunuri, de la alti furnizori, care sunt luate in considerare la calcularea valorii in vama a bunurilor (ex. transport, taxe vamale, accize etc.), inclusiv factura continand TVA calculata in vama
- se verifica totalurile rezultate pe DVI → sunt evidentiate totalul bazei si TVA rezultate de pe toate documentele introduse, iar eventualele necorelatii dintre baza si TVA sunt marcate cu atentionare
1. Adaugarea achizitiei principale (importul de bunuri)
- este primul pas necesar si obligatoriu pentru inregistrarea unei DVI
- presupune inregistrarea facturii de achizitie a bunurilor de la furnizorul extern
- tipul de tranzactie va fi intotdeauna Importuri cu DVI (propuse automat si nu pot fi modificate)
- se va propune cursul in vama, adica cursul de schimb BNR pentru moneda respectiva publicat in penultima zi de miercuri a lunii anterioare lunii datei documentului (valabil in penultima joi a lunii anterioare datei documentului)
- cotele de TVA disponibile vor fi cele 3 cote noi dedicate pentru DVI (19% – DVI, 9% – DVI, 5% – DVI)
2. Adaugarea documentelor repartizate pe DVI
- pot fi adaugate oricate facturi conexe importului de bunuri, de la alti furnizori, care sunt luate in considerare la calcularea valorii in vama a bunurilor (ex. transport, taxe vamale, accize etc.), inclusiv factura continand TVA calculata in vama
- dupa apasarea butonului „+ Document repartizat” se va deschide un modal de unde sa va putea alege natura continutului facturii ce urmeaza a fi adaugata; se pot selecta mai multe categorii sau niciuna
- aplicatia va propune in mod automat pe baza selectiei si pe baza conturilor si cotelor folosite in achizitia principala contarile pe document, fiind necesara doar completarea sumelor
- toate aceste documente vor avea implicit asociat tipul de tranzactie „Repartizata pe DVI”
- acest tip special de tranzactie („Repartizata pe DVI”) este necesar pentru a putea identifica aceste documente care au tratament special in jurnalul de cumparari; in celelalte rapoarte, se vor comporta la fel ca orice alta achizitie
- cotele de TVA disponibile vor fi cele 3 cote dedicate pentru DVI (19% – DVI, 9% – DVI, 5% – DVI)
- se pot adauga oricate astfel de documente repartizate pe o singura DVI
3. Verificarea sectiunii Totaluri
- dupa ce s-au adaugat toate documentele repartizate, recomandam verificarea valorilor centralizate rezultate pe DVI, care sunt prezentate defalcat la nivel de baza, respectiv TVA
- acest pas este unul foarte important atat pentru validarea ca DVI a fost operata corect si complet, cat si pentru asigurarea ca sumele din jurnalul de cumparari, si mai departe, decontul de TVA vor fi corecte, caci aceste totaluri vor sta la baza datelor din jurnal
- va fi prezentata cate o linie de totaluri pentru fiecare cota de TVA in parte
- se aduna valorile de pe achizitia principala si toate documentele repartizate
- Total Baza (RON): va reprezenta suma tuturor valorilor in RON de pe pozitiile cu conturi diferite de 4426 (si/sau analitice ale sale), pe cota respectiva de TVA
- Total TVA (RON): va reprezenta suma tuturor valorilor in RON de pe pozitiile cu contul 4426 (si/sau analitice ale sale), pe cota respectiva de TVA
- pentru facilitatea verificarii exista si o validare care va atentiona in cazul in care baza nu se coreleaza din punct de vedere matematic cu TVA aferenta (cu o toleranta de +/- 5 lei)
- aceasta sectiune de totaluri este una dinamica, care se recalculeaza dupa adaugarea fiecarui document de pe DVI (achizitie principala sau documente repartizate) si de aceea este normal ca atentionarea sa apara pe parcursul adaugarii documentelor, atunci cand inregistrarea DVI nu este inca finalizata, dar ar trebui sa dispara dupa ce toate documentele au fost operate corect
Actiuni in pagina DVI
Vizualizarea documentelor
- vizualizarea achizitiei principale si a documentelor repartizate se poate face rapid prin click pe numarul documentului
- se pot vedea notele contabile aferente fiecarui document
- din fereastra de vizualizare se poate trece rapid in fereastra de modificare, pentru o editare rapida, daca este cazul
Modificarea documentelor
- se poate face prin click pe iconita dedicata din coloana actiuni
- dupa modificare se va actualiza zona de totaluri
Stergerea documentelor
- stergerea achizitiei principale implica de fapt stergerea DVI cu toate documentele aferente (achizitie principala si toate documentele repartizate) si implicit a tuturor notelor contabile aferente acestor achizitii
- stergerea unui document repartizat implica doar stergerea respectivului document si a notelor contabile aferente; DVI va exista in continuare (cu achizitie principala +/- documente repartizate)
- dupa stergerea unui document repartizat se va actualiza zona de totaluri
- stergerea DVI cu toate documentele aferente (achizitie principala si toate documentele repartizate) se poate face si direct de pe butonul “Sterge DVI” de pe bara de jos a paginii
Inregistrarea DVI pornind din interfata achizitii externe
- DVI se poate inregistra si pornind din interfata de achizitii externe (Vanzari si achizitii > Externe > Achizitii)
- la adaugarea/modificarea unei achizitii externe cu tip tranzactie Import va aparea campul “DVI”, cu 2 optiuni: Cu DVI, Fara DVI
- daca se alege optiunea Cu DVI:
- se va propune cursul in vama, adica cursul de schimb BNR pentru moneda respectiva publicat in penultima zi de miercuri a lunii anterioare lunii datei documentului (valabil in penultima joi a lunii anterioare datei documentului)
- vor fi disponibile doar cele 3 cote dedicate DVI
- dupa salvare se va deschide automat pagina DVI, cu datele achizitiei principale deja salvate, putandu-se continua cu adaugarea documentelor repartizate
Sincronizarea DVI in SmartBill Conta
- daca modificarile asupra facturii de achizitie rezultate din sincronizarea NIR-ului se fac din ecranul de verificare documente dupa sincronizare – la finalizarea notei nu se va deschide in mod automat interfata de DVI si este nevoie ca dupa salvare sa se caute factura intr-un raport (oricare) si prin actiunea modificare document se va ajunge pe pagina DVI unde se poate continua cu adaugarea de documente repartizate pe DVI (in acest caz, factura de transport si TVA in vama)
- daca modificarile asupra facturii de achizitie rezultate din sincronizarea NIR-ului se fac ulterior, dupa salvarea in masa la sincronizare – in modalul de modificare documente, atunci dupa salvarea in Cu DVI se va deschide in mod automat interfata de DVI de unde se poate continua cu adaugarea de documente repartizate pe DVI (in acest caz, factura de transport si TVA in vama)
Pe exemplul de mai sus se vor sincroniza doua documente: NIR-ul si factura de la transportator
- factura de la transportator trebuie stearsa din contabilitate, deoarece ea trebuie introdusa ca document repartizat pe DVI
- pe NIR sunt necesare urmatoarele modificari:
- factura va veni ca import Fara DVI si trebuie modificat in Cu DVI
- la modificarea in Cu DVI, cotele de TVA se vor transforma in mod automat pe toate pozitiile documentului in cote specifice DVI (cotele scutite vor deveni 19% – DVI, iar cotele normale vor deveni 19%/9%/5% – DVI, in functie de cota normala pe care s-a inregistrat in SmartBill Gestiune)
- continutul facturii va fi urmatorul
- ar trebui ca toate pozitiile sa fie inregistrate pe conturile de stoc. Este posibil ca ultima pozitie, cea cu serviciul inregistrat, sa vina sincronizata pe un cont de cheltuiala, in functie de parametrari, caz in care trebuie fie stearsa impreuna cu toare repartizarile (se sterg pozitiile 2, 4 si 5) sau in cazul in care sunt prea multe pozitii de sters, ultima pozitie trebuie repartizata pe conturile de stoc
Vizualizare, Modificare, Stergere documente aferente DVI din rapoarte
| Actiune/ Tip document | Achizitie principala | Documente repartizate |
| Vizualizare | • vizualizare in modal • pe langa notele contabile aferente achizitiei principale vor fi prezentate si notele contabile de pe documentele repartizate pe DVI (daca exista) | • vizualizare in modal • in modalul de vizualizare a documentelor repartizate vor fi prezentate doar notele contabile de pe documentul repartizat vizualizat |
| Modificare | deschide pagina DVI aferenta | deschide pagina DVI aferenta |
| Stergere | implica de fapt stergerea DVI cu toate documentele aferente (achizitie principala + toate documentele repartizate) si implicit a tuturor notelor contabile aferente acestor achizitii | implica doar stergerea respectivului document si a notelor contabile aferente; DVI va exista in continuare (cu achizitie principala +/- alte documente repartizate) |
DVI in jurnalul de cumparari si D300
DVI operate in SmartBill Conta se vor reflecta in mod automat corect in jurnalul de cumparari si in decontul de TVA. In jurnal, DVI se vor incadra la categoria Importuri de bunuri si servicii. Sumele aferente unei DVI prezentate in jurnalul de cumparari corespund cu cele din zona de totaluri de pe pagina DVI. In D300, DVI se vor reflecta pe randurile 24, 25 sau 26, in functie de cota TVA (19%, 9%, 5%), sau pe randul 34, daca este cazul unor regularizari.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
