Actul normativ care reglementeaza forma, modul de intocmire si de arhivare a documentelor financiar-contabile este Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile.
Iata care sunt regulile generale:
- fiecare entitate poate adapta, in functie de necesitati, modelele documentelor financiar-contabile prezentate in actul normativ mentionat anterior
- circuitul si numarul de exemplare al documentelor se stabilesc prin proceduri proprii privind organizarea si conducerea contabilitatii, aprobate de administratorul entitatii
- Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare;
- in cuprinsul oricarui document emis de catre o entitate trebuie sa se mentioneze si elementele prevazute de legislatia In domeniu, respectiv forma juridica, codul de identificare fiscala si capitalul social, dupa caz.
- Responsabilitati: documentele justificative pe baza carora se fac inregistrarile in contabilitate angajeaza raspunderea persoanelor care le-au intocmit, vizat si aprobat, precum si a celor care le-au inregistrat in contabilitate.
- Pe langa documentele justificative exista documentele contabile: registre, jurnale, fise, note etc. care servesc la prelucrarea, centralizarea si inregistrarea in contabilitate a operatiunilor economico-financiare consemnate in documentele justificative, intocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice si care trebuie sa cuprinda elemente cu privire la denumirea entitati, data intocmirii documentului contabil, felul, numarul si data documentului justificative, sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate, conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare, semnatura persoanei responsabile cu intocmirea documentelor contabile.
- Documentele financiar-contabile pot fi prezentate ca documente pe suport hartie sau in format electronic
Numerotarea
Fiecare entitate trebuie sa isi asigure un regim intern de numerotare a documentelor financiar-contabile respectand urmatoarele reguli:
- persoanele care raspund de organizarea si conducerea contabilitatii vor desemna, prin decizie interna scrisa, o persoana sau mai multe, dupa caz, care sa aiba atributii privind alocarea si gestionarea numerelor aferente;
- fiecare document va avea un numar de ordine sau o serie, dupa caz, numar sau serie ce trebuie sa fie secvential(a), stabilit(a) de entitate.
- entitatile vor emite proceduri proprii de stabilire si/sau alocare de numere ori serii, dupa caz, prin care se va mentiona, pentru fiecare exercitiu financiar, care este numarul sau seria de la care se emite primul document.
Arhivarea
Registrele de contabilitate obligatorii si documentele justificative se pastreaza in arhiva timp de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite, inclusiv pentru statele de salarii.
Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 5 ani se pastreaza pe perioada corespunzatoare duratei de viata utila a acestora.
Eliminarea din arhiva
Eliminarea din arhiva a documentelor financiar-contabile, al caror termen de pastrare a expirat, se face de catre o comisie constituita in baza procedurilor pe care entitatea le-a elaborat.
In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din registrul de evidenta al arhivei.
Semnatura
Documentele contabile si documentele justificative trebuie sa contina si semnatura persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare(in cazul documentelor justificative) sau a celor esponsabile cu intocmirea documentelor contabile (in cazul documentelor contabile).
In conditiile in care documentele financiar-contabile (documentele justificative si documentele contabile) sunt intocmite si preluate in contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, semnatura nu constituie element obligatoriu. In astfel de situatii trebuie sa se stabileasca prin proceduri proprii modalitati de identificare a persoanelor care au initiat, dispus si aprobat, dupa caz, efectuarea operatiunilor respective.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
