Contabilitatea este despre cifre, optimizare, dar este in aceeasi masura si despre oameni. Despre oamenii antreprenori, care traiesc prin definitie in incertitudine, oamenii contabili, mintile ascutite din spatele declaratiilor si conturilor ce le definesc actvitatea si oamenii salariati sau colaboratori, ce fac sa se miste motoarele unui business.
Astazi vorbim despre o noua functionalitate in SmartBill Conta – importul salariatilor din Revisal.
Pe moment, pentru a se putea realiza calculul salariilor in SmartBill Conta, este necesara adaugarea manuala a datelor salariatilor si cele aferente contractelor lor, unul cate unul. In mod evident, acest proces poate consuma timp, direct proportional cu numarul salariatilor dintr-o firma. Tehnologia permite insa ca acest proces sa fie optimizat, printr-un import initial in masa din Revisal.
Ne propunem astfel ca printr-un import in SmartBill Conta al bazei de date exportate din aplicatia Revisal sa cream in mod automat toti salariatii activi sau suspendati ai unei firme, cu datele lor personale, contractuale, sporuri, suspendari, inclusiv istoricul lor de-a lungul timpului, intr-o ordine cronologica. Atragem atentia asupra faptului ca in prima versiune de import nu se preiau datele din Revisal cu privire la sporuri, suspendari sau reduceri temporare ale timpului de munca.
Printre principalele avantaje pe care le prezinta importul din Revisal se numara:
- Un castig de timp ce se poate dovedi substantial: salariatii si datele lor sunt create in mod automat, iar dupa introducerea datelor suplimentare acolo unde este cazul (de exemplu, persoane fara functie de baza, scutiri de impozite, persoane in intretinere, istoric pentru concedii medicale etc.) se poate emite rapid primul stat de salarii
- Istoricul salariatului este creat in aplicatie, fiind astfel disponibil un raport detaliat per salariat (similar cu cel din Revisal). De asemenea, se poate elibera ulterior o adeverinta completa la lichidare.
Importul salariatilor din Revisal poate fi utilizat atunci cand nu exista niciun salariat in aplicatie. In cazul in care exista minim un salariat in aplicatie, indiferent de sursa lui (fie adaugat manual, fie prin import), importul nu va fi functional. In cazul in care au existat salariati la un moment dat, dar acestia au fost toti stersi din aplicatie, atunci se poate folosi / refolosi importul.
Pentru a putea importa datele salariatilor din baza de date Revisal, este necesar ca aceasta sa fie mai intai descarcata din aplicatia Revisal, din sectiunea Instrumente > Exporta angajator.
La importul in SmartBill Conta se va putea apoi verifica daca baza de date este aferenta firmei pe care doresti sa efectuezi operatiunea, iar in cazul in care nu este indeplinita aceasta conditie, se va opri importul, pentru a nu permite importul unei baze de date apartinand unui alt angajator.
Se vor putea importa urmatoarele:
- salariatii care in Revisal au stare: activ, activ – transferat de pe o alta firma, suspendat, detasat
- salariatii care in Revisal au atribuite mai multe contracte; acestia se vor multiplica in aplicatie (cate un salariat pentru fiecare contract)
- datele personale: nume, prenume, CNP/NIF, tip act identitate, detalii act identitate
- adresa: tara, judet, localitate, strada si numarul, cetatenie, tip aviz, data emitere aviz, data sfarsit aviz
- date contractuale (versionate, o singura versiune per luna, valabila cu 01 a lunii): nr. contract, din data, incepere activitate, COR, salariu de baza, alte detalii contractuale, tip contract, durata contract, data sfarsit activitate, exceptii data sfarsit activitate, tip norma, repartizare timp munca, tip interval repartizare, timp munca (ore)
Este important de mentionat faptul ca am aliniat nomenclatoarele din aplicatie, astfel incat acestea sa corespunda cu cele din Revisal.
Nu se importa urmatoarele:
- salariati cu contracte incetate, radiate sau fara contract in Revisal
- salariati cu CNP/NIF invalid→ Revisalul permite salvarea salariatilor cu CNP/NIF invalid; daca exista asemenea cazuri, se va primi atentionare la import cu numele, prenumele si CNP-ul salariatilor care nu se vor importa; aici vor intra si salariatii straini, pentru care in Revisal se completeaza seria actului de identitate in locul CNP-ului, deci acestia nu vor fi importati (decat daca seria este de fapt un CNP valid)
- sporuri
- suspendari
- reduceri temporare ale timpului de munca
La finalul importului, se poate descarca un ghid cu pasii ulteriori pe care ii recomandam spre a fi facuti inainte de a incepe primul calcul de salarii in aplicatie. Ghidul se descarca local, in format PDF.
Acolo unde este cazul si in vederea unui calcul complet si corect al salariilor, se vor putea adauga informatii suplimentare:
- Persoane in intretinere
- Sporuri predefinite sau specifice angajatorului
- Istoric baza concediu medical si de odihna
- Suspendari active
- Reduceri temporare ale timpului de munca
De asemenea, urmatoarele informatii au fost predefinite pentru toti salariatii si trebuie modificate acolo unde nu se aplica:
- Contributii si impozite: toti salariatii au fost setati ca platitori standard de contributii si impozit; acolo unde este cazul, trebuie adaugate scutiri de contributii sau impozite (ex. scutire de impozit, facilitati fiscale pentru cei in constructii)
- Functia de baza: a fost predefinita pe “DA”
- Casa de sanatate (relevanta pentru D112 a fost predefinita ca fiind aceeasi cu judetul din adresa de domiciliu; pentru salariatii cu domiciliul in afara Romaniei, pentru care judetul nu este completat in Revisal, casa de sanatate a ramas necompletata in aplicatie)
- Din Norma intreaga de (relevanta pentru D112 pentru toti salariatii cu timp partial s-a considerat din norma intreaga de 8 ore/zi
- Nr. zile concediu/an: a fost predefinit la 20 zile/an
- Sediu principal/secundar: toti salariatii au fost setati ca apartinand sediului principal
Adaugare date suplimentare legate de salariati si contracte
In fine, o serie de date suplimentare legate de salariati si contracte sunt optionale, dar pot fi relevante pentru administrarea mai usoara a salariatilor (eliberare adeverinte complete, gestionare plati salarii, generare automata condica de prezenta, evidenta cheltuielilor pe centre de cost etc.):
- Date privind actul de identitate: seria, numarul, emitent, data eliberarii
- Date de contact: telefon, email
- Date bancare: IBAN, Banca
- Functie (se poate introduce o denumire specifica prescurtata sau personalizata care va fi preluata pe statele de salarii si fluturasi; informatia privind COR exista deja importata din Revisal)
- Nr. zile preaviz, nr. zile perioada de proba
- Centru de cost (in cazul in care firma doreste evidenta cheltuielilor pe centre de cost); daca se completeaza aceasta informatie, cheltuielile salariale vor fi impartite in mod automat pe centre de cost la generarea notelor contabile
- Informatii pentru condica de prezenta: ora sosire, ora plecare, pauza de masa
Recomandarea noastra ar fi ca toate modificarile sa fie facute cu intrare in vigoare incepand cu prima luna de calcul a salariilor in SmartBill Conta, pentru a nu afecta istoricul contractului preluat din Revisal.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
