Legislatia privind casele de marcat

Actul normativ care reglementeaza aspectele importante cu privire la casele de marcat este Ordonanta de Urgenta nr. 28 din 1999, cu modificarile si completarile ulterioare.

Casele de marcat sunt niste dispozitive electronice care au rolul de a calcula si inregistra numeroase tranzactii de vanzare. Acestea joaca un rol destul de important in viata antreprenorilor, in gestionarea tuturor operatiunilor de vanzare ale unei societati.

Notiunea de casa de marcat este cea mai cunoscuta antreprenorilor si probabil asa va ramane inca o buna perioada, desi in termeni mai cuprinzatori se utilizeaza notiunea de aparate de marcat electronice fiscale.

Ca sa detaliem definitia data de lege, aparatele de marcat electronice fiscale cuprind:

• casele de marcat si alte sisteme ce includ dispozitive cu functii de case de marcat, care inglobeaza constructiv: un modul fiscal, prin intermediul caruia controleaza memoria fiscala; dispozitivul de imprimare si afisajul client.
• casele de marcat electronice fiscale si alte sisteme ce includ dispozitive cu functii de case de marcat, echipate cu dispozitiv de memorare a jurnalului electronic, care inglobeaza constructiv un modul fiscal, prin intermediul caruia controleaza memoria fiscala, dispozitivul de imprimare, dispozitivul de memorare, afisajul client, dispozitivul de salvare externa si dispozitivul de comunicatie externa care permite integrarea intr-un sistem informatic.

De unde poti achizitiona un aparat de marcat electronic fiscal?

Aparatele de marcat electronice fiscale, inclusiv produsele complementare acestora, sunt livrate doar prin distribuitori autorizati, astfel ca trebuie sa ai in vedere aceste aspecte cand decizi sa achizitionezi un astfel de aparat. Acestia trebuie sa dispuna de o autorizatie de distributie .

Distribuitorul are obligatia sa asigure si service-ul, direct sau prin unitati acreditate pentru service.

Ce se intampla cand se defecteaza aparatul?

In cazul defectarii aparatelor de marcat electronice fiscale, pana la repunerea in functiune a acestora, trebuie:

• sa inregistrezi intr-un registru special toate operatiunile efectuate (esti exceptat de la aceasta obligatie daca desfasori activitatea de transport in regim de taxi)
• sa emiti chitante pentru respectivele operatiuni si facturi, la cererea clientului.

• sa notifici imediat distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditata, astfel incat sa poti sa faci dovada comunicarii notificarii la distribuitorul autorizat sau unitatea de service acreditata, in fata organelor de control.

Atentie! Atunci cand achizitionezi aparatul de marcat trebuie stabilit in contract modul de notificare, fiindca daca notificarea este efectuata in alt mod decat cel stabilit de partile contractante, nu este valabila.

Cand esti obligat sa utilizezi un aparat de marcat ?

Daca prin activitatea ta incasezi, integral sau partial, cu numerar sau prin utilizarea cardurilor de credit/debit sau a substitutelor de numerar contravaloarea bunurilor livrate cu amanuntul, precum si a prestarilor de servicii efectuate direct catre populatie esti obligat sa utilizezi aparate de marcat electronice fiscale cu scopul de a elibera bonul fiscal.

Trebuie sa mai stii ca daca te incadrezi in categoria persoanelor obligate sa utilizeze aparate de marcat electronice fiscale, este interzis sa inmanezi clientilor documente care atesta plata contravalorii bunurilor achizitionate sau serviciilor prestate, altele decat bonurile fiscale, cu exceptia situatiei in care casa se defecteaza si se aplica prevederea pe care am mentionat-o mai sus.

Deci regula generala este ca daca vinzi bunuri sau prestezi servicii direct catre populatie ai obligatia de a detine aparat de marcat.

Exceptii:

• comertul ocazional cu produse agricole din productie proprie;
• vanzarea de ziare si reviste prin distribuitori specializati;
• transportul public de calatori in interiorul unei localitati pe baza de bilete sau abonamente tiparite conform legii, precum si cu metroul;
• activitatile pentru care incasarile se realizeaza pe baza de bonuri cu valoare fixa tiparite;
• activitatile de asigurari si ale caselor de pensii, precum si activitatile de intermedieri financiare, inclusiv activitatile auxiliare acestora;
• activitatile desfasurate ca profesii libere sub toate formele de organizare care nu implica crearea unei societati comerciale;
• vanzarea obiectelor de cult si serviciile religioase prestate de institutiile de cult;
• comertul cu amanuntul prin comis-voiajori, precum si prin corespondenta, cu exceptia livrarilor de bunuri la domiciliu efectuate de magazine si unitatile de alimentatie publica, pe baza de comanda;
• serviciile de instalatii, reparatii si intretinere a bunurilor, efectuate la domiciliul clientului;
• vanzarea pachetelor de servicii turistice sau de componente ale acestora de catre agentiile de turism;
• incasarea contravalorii energiei electrice si termice, a gazelor naturale, a apei si canalizarii, a serviciilor de telefonie, inclusiv de telefonie mobila, de posta si curier, de salubritate, de televiziune, inclusiv prin cablu, de internet;
• efectuarea lucrarilor de constructii, reparatii, amenajari si intretinere de locuinte;
• serviciile de transport feroviar public de calatori in trafic intern si international, pe baza de bilete sau abonamente;
• activitatile de jocuri de noroc desfasurate cu mijloace tehnice de joc ce functioneaza pe baza acceptatoarelor de bancnote sau monede;
• serviciile de parcari auto a caror contravaloare se incaseaza prin automate ce functioneaza pe baza acceptatoarelor de bancnote sau monede;
• livrarile de bunuri sau serviciile efectuate prin automatele comerciale ce functioneaza pe baza de acceptatoare de bancnote sau monede si contin un sistem de contorizare electronic si/sau mecanic;
• comertul de tip cash and carry desfasurat de comerciantii care vand marfuri prin sistemul de autoservire catre persoane fizice inregistrate in baza de date a vanzatorului, in scopul utilizarii acestora ca produse consumabile.

Un alt aspect important este subliniat de art 4 al H479/2003 privind aprobarea Normelor metodologice pentru aplicarea OUG nr. 28/1999 care prevede ca prin livrari de bunuri cu amanuntul si prestari de servicii direct catre populatie se intelege acele activitati desfasurate cu caracter permanent.

Nu intra in aceasta categorie eventualele livrari de bunuri si prestari de servicii direct catre persoane fizice efectuate intamplator de catre agentii economici, altii decat comerciantii cu amanuntul.

Asadar, daca doar ocazional vinzi catre persoane fizice, nu este necesar sa detii un aparat de marcat.

Atentie! In cazul in care clientii solicita factura pe langa bonul fiscal, esti obligat sa o emiti.

Ca utilizator al aparatului de marcat esti obligat sa afisezi la loc vizibil un anunt prin care sa atentionezi clientii cu privire la obligatia respectarii urmatoarelor dispozitii:

• ca este interzis sa inmanezi clientilor alte documente, decat bonurile fiscale, care sa ateste plata contravalorii bunurilor achizitionate sau serviciilor prestate, cu exceptia cazului in care acestea sunt defecte;
• daca refuzi sa emiti si sa inmanezi bonul fiscal clientului, atunci acesta are dreptul sa beneficieze de bunul achizitionat sau serviciul prestat fara sa plateasca contravaloarea acestuia.

Trecerea la casele de marcat cu jurnal electronic din 2018

Incepand cu data de 01 iunie 2018, potrivit unui act normativ publicat in Monitorul Oficial (Ordonanta Guvernului nr. 20/2017), firmele mijlocii si mari vor fi obligate sa utilizeze case de marcat cu jurnal electronic.

Astfel ca, entitatile juridice trebuie sa renunte la casele de marcat cu jurnal pe suport de hartie si sa achizitioneze case de marcat care sa memoreze tranzactiile intr-un jurnal electronic.

Incepand cu data de 1 aprilie 2018 se autorizeaza numai distribuitori pentru aparatele de marcat electronice fiscale cu jurnal electronic.

Incepand cu data de 1 august 2018 se interzice comercializarea aparatelor de marcat electronice fiscale cu rola jurnal.

Termenele pentru trecerea la aceste aparate sunt diferite in functie de categoria de marime:

• 1 iunie 2018 – contribuabili mari si mijlocii
• 1 august 2018 – contribuabilii mici.

Documentele emise de casa de marcat

• bonul fiscal – care se inmaneaza clientilor;
• in functie de tipul de aparat:

Rola-jurnal –  documentul pe care se inscriu toate datele din bonurile fiscale si trebuie sa il pastrezi in arhiva timp de 2 ani de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia a fost intocmit sau

Jurnalul electronic – setul de fisiere electronice securizate, existente in dispozitivul de memorare, care contine toate datele din bonurile fiscale, precum si toate operatiunile din regimul de inregistrare- se pastreaza in dispozitivul de memorare, in arhiva operatorilor economici, timp de 5 ani de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia a fost intocmit.

• Raportul fiscal de inchidere zilnica – contine date de sinteza cu caracter fiscal: denumirea si codul de identificare fiscala ale operatorului economic emitent; adresa de la locul de instalare a aparatului de marcat electronic fiscal; logotipul si seria fiscala ale aparatului; numarul de ordine numerotat progresiv; data si ora emiterii; numarul bonurilor emise in ziua respectiva; valoarea totala a operatiunilor efectuate si totalul taxei pe valoarea adaugata, cu precizarea nivelului cotei, valoarea totala a operatiunilor scutite de taxa pe valoarea adaugata, precum si valoarea taxelor care nu se cuprind in baza de impozitare a taxei pe valoarea adaugata.
• Registrul special – care se utilizeaa atunci cand se defecteaza aparatul de marcat.