Unul din cele mai uzuale documente din contabilitate si gestiune este nota de receptie.
1. Nota de receptie si constatare de diferente (presurtat NIR) este un document care se utilizeaza in gestiunea stocurilor pentru a reflecta faptul ca bunurile comandate au fost receptionate si ca s-a incarcat gestiunea cu contravaloarea acestora. Pe baza acestui document se fac si inregistrari in contabilitate, deci are caracterul de document justificativ.
2. Nota de receptie nu este obligatorie in toate cazurile in care intra in gestiune stocuri.
De exemplu, este obligatorie in situatia in care bunurilor materiale cuprinse intr-o factura sau aviz de insotire a marfii fac parte din gestiuni diferite;
De asemenea, este obligatorie in cazul bunurilor materiale primite spre prelucrare, in custodie sau in pastrare, bunurilor materiale procurate de la persoane fizice, bunurilor materiale care sosesc neinsotite de documente de livrare, bunurilor materiale care prezinta diferente la receptie, marfurilor intrate in gestiunile la care evidenta se tine la pret de vanzare.
3. Exista situatii in care bunurile ajung in transe, iar factura se intocmeste o singura data. In aceste cazuri se intocmeste cate un formular pentru fiecare transa, care se anexeaza apoi la factura sau la avizul de insotire a marfii.
4. Pe NIR-uri se inscriu obligatoriu cantitatile de bunuri materiale receptionate. Pretul unitar si valoarea bunurilor receptionate pot sa nu fie mentionate pe, daca aceasta rezulta din facturi sau alte documente justificative care au stat la baza inregistrarii in contabilitate a bunurilor intrate. Dar in conditiile in care nu se inscriu datele valorice in nota de receptie si constatare de diferente, este obligatoriu ca acestea sa se regaseasca intr-un alt document justificativ care sta la baza inregistrarii in contabilitate a valorii bunurilor.
5. Adesea, in practica, o data cu receptia bunurilor se constata diferente intre cantitatea comandata si cantitatea primita. In aceasta, entitatile trebuie sa stabileasca prin proceduri proprii informatiile care trebuie sa fie inscrise in Nota de receptie si constatare de diferente (ex: cantitatea si valoare constatate plus/minus, persoanele care au facut receptia si alte mentiuni, in functie de necesitati).
6. Termenul de arhivare al notelor de receptive este de 5 ani calculati de la data de 1 iulie a anului urmator celui incheierii exercitiului financiar in care au fost intocmite.
7. Un model al documentului este prevazut in O 2634/2015. Modelul documentului nu este unul standard, obligatoriu, insa pot fi adaptate in functie de specificul si necesitatile entitatilor, cu conditia respectarii cel putin a urmatoarelor informatii:
a) denumirea documentului;
b) denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul;
c) numarul documentului si data intocmirii acestuia;
d) mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
e) continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
f) datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
g) numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare.
8. NIR-urile pot fi pretiparite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor. Numarul de exemplare al documentelor financiar-contabile se stabileste prin proceduri proprii, in functie de necesitatile entitatilor.
9. In cazul NIR-urilor intocmite pe suport de hartie, nu sunt admise stersaturi, modificari sau alte asemenea procedee, si nici lasarea de spatii libere intre operatiunile inscrise in acestea sau file lipsa. Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, concomitent inscriindu-se alaturi textul sau cifra corecta. Corectarea se face in toate exemplarele documentului si se confirma prin semnatura persoanei care a intocmit/corectat documentul, mentionandu-se si data efectuarii corecturii.
10. In cazul completarii documentului prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, corecturile sunt admise numai inainte de prelucrarea acestora. Documentele prezentate in listele de erori, anulari sau completari (pe baza carora se fac modificari in fisiere sau in baza de date a entitatii) trebuie sa fie semnate de persoanele imputernicite de conducerea entitatii.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
