Semnatura digitala vs. semnatura olografa electronica

In ultima perioada, auzim din ce in ce mai des de digitalizarea institutiilor publice si de comunicarea la distanta cu acestea. In acest sens, recent a fost publicata Ordonanta de urgenta nr. 38 din 30 martie 2020 privind utilizarea inscrisurilor in forma electronica la nivelul autoritatilor si institutiilor publice care urmareste utilizarea semnaturii electronice ca mijloc de evitare, pe cat posibil, a contactul direct intre persoane. Aceasta ordonanta de urgenta reglementeaza cadrul general pentru utilizarea la nivelul autoritatilor si institutiilor publice a semnaturii electronice si a documentelor electronice. Potrivit acesteia, actele emise in format electronic de autoritatile si institutiile publice vor fi semnate cu semnatura electronica calificata.

Incepand cu 7 aprilie 2020, data intrarii in vigoare a acestei ordonante de urgenta, autoritatile si institutiile publice au obligatia primirii inscrisurilor semnate cu semnatura electronica. Autoritatile si institutiile publice stabilesc tipul de semnatura electronica aplicabila pentru utilizarea de catre persoanele fizice sau juridice a unui serviciu disponibil online prestat de respectivele autoritati. In termen de 15 zile de la data intrarii in vigoare a ordonantei de urgenta, autoritatile si institutiile public vor emite actele administrative necesare punerii in aplicare a dispozitiilor mentionate anterior.

Ce este o semnatura electronica?

Semnatura electronica reprezinta date in forma electronica, care sunt atasate sau logic asociate cu alte date in forma electronica si care servesc ca metoda de identificare (Legea nr. 455 din 18 iulie 2001, republicata privind semnatura electronica). Potrivit art. 5 al aceleiasi legi, inscrisul in forma electronica, caruia i s-a incorporat, atasat sau i s-a asociat logic o semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv si generata cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnaturii electronice, este asimilat, in ceea ce priveste conditiile si efectele sale, cu inscrisul sub semnatura privata. Cu alte cuvinte, documentele semnate cu certificat au valoare legala.

Semnatura olografa electronica

Semnatura electronica cu certificat calificat nu trebuie confundata cu semnatura olografa, reprodusa intr-un cadru electronic – ne referim aici la semnarea de mana si scanarea imaginii intr-un fisier sau incarcarea unei semnaturi de mana intr-o aplicatie care sa permita apoi aplicarea ei pe documente in acelasi format.

Aceasta este o operatiune care poate fi realizata de catre oricine si nu prezinta siguranta in ce priveste identitatea partilor, insa este utilizata in anumite context fiindca da documentului o nota personala.

Mai jos este o scurta comparatie intre semnatura digitala cu certificat digital si cea olografa electronica:

	Semnatura digitala (cu certificat calificat)	Semnatura olografa electronica
Autenticitatea	Presupune utilizarea unui certificat digital emis de un furnizor autorizat	Nu presupune o certificare externa
Siguranta	Este greu de falsificat. Nu se poate copia de pe un document pe altul. Garanteaza ca documentul nu a fost modificat	Este usor de falsificat. Se poate copia usor de pe un document pe altul
Ce tipuri de documente se pot semna?	Orice document care permite acest lucru (declaratii catre autoritati fisere word, excel, etc)	Orice document
Pentru cine se poate semna?	Atat in nume propriu cat si in numele unui tert	In nume propriu

Cateva exemple de utilizare a certificatului calificat:

• contabilii semneaza electronic declaratiile cu certificate calificate, pentru clientii lor, pentru a le putea depune electronic la ANAF
• la ONRC – pentru infiintarea de firme, se pot semna electronic unele documente de la dosar
• medicii semneaza raportarile pe care le fac la Casa de sanatate.
• se pot semna electronic contracte intre parteneri.

Ce informatii contine un certificat calificat?

Un certificat calificat cuprinde cateva informatii precum:

• indicarea faptului ca certificatul a fost eliberat cu titlu de certificat calificat
• datele de identificare a furnizorului de servicii de certificare
• numele semnatarului
• codul personal de identificare a semnatarului
• datele de verificare a semnaturii, care corespund datelor de creare a semnaturii aflate sub controlul exclusiv al semnatarului
• perioada de valabilitate a certificatului calificat
• codul de identificare a certificatului calificat

 Fiecarui semnatar i se va atribui de catre furnizorul de servicii de certificare un cod personal care sa asigure identificarea unica a semnatarului.

Cum poti dobandi un certificat digital?

Pentru acest lucru trebuie sa contactezi un furnizor care ofera astfel de servicii. Exista pe piata din Romania cateva firme care ofera astfel de servicii.

Vei avea nevoie de:

• certificat calificat de semnare
• un dispozitiv calificat de creare a semnaturilor electronice (un token care se conecteaza la calculator)
• o aplicatie software de semnare

Aceste trei elemente sunt livrare la pachet de catre respectivele firme de servicii. Valabilitatea certificatului merge pana la 3 ani. Dupa expirarea perioadei de valabilitate, acesta trebuie reinnoit.