Sistemul e-Factura cu SmartBill

Digitalizarea mediului de business vizeaza simplificarea relatiilor dintre antreprenori si eliminarea birocratiei, a muncii manuale si tergiversarilor inutile, iar e-Factura vine sa reglementeze legal si procedural digitalizarea, accelerandu-i in acelasi timp ritmul de expansiune.

La SmartBill, tratam cu maxima seriozitate acest subiect si am pus deja la dispozitia celor care ne urmaresc diverse materiale informative: o pagina dedicata, discutii live cu specialisti, articole de blog, vizualuri explicative etc. Dar, mai mult de atat, ne-am asigurat ca putem integra in mod corect si complet sistemul e-Factura in programele SmartBill, pentru ca utilizatorii nostri sa il poata folosi fara griji, simplu si rapid, fara eforturi inutile. Pentru acestia, munca din spate nu este vizibila si nici nu trebuie: odata realizata autorizarea firmei in SPV (si cu rezerva implementarii informatiilor aferente produselor cu risc, unde este cazul), trimiterea unei facturi prin e-Factura se face printr-un singur click.

Sistemul e-Factura reprezinta de fapt implementarea unor specificatii tehnice transmise de autoritatile fiscale, iar la SmartBill acest lucru s-a facut metodic, cu meticulozitate, atentie la detalii si prin respectarea cu strictete a tuturor elementelor din standardul transmis de autoritati, pentru a oferi utilizatorilor siguranta, stabilitate si eficienta pe termen lung.

Daca esti in cautarea unui program de facturare sau gestiune ce este integrat cu e-Factura si nu stii cum sa alegi, iata cateva elemente de care sa tii cont:

Conformitatea cu standardul transmis de autoritati

Sistemul e-Factura presupune generarea unui fisier XML standard care este apoi validat in SPV. Exista insa anumite situatii in care, chiar daca forma este respectata, fondul nu va fi, ceea ce va atrage invariabil probleme.

Iata la ce sa fii atent:

• Daca realizezi vanzari cu mentiuni speciale (de exemplu: TVA la incasare sau taxare inversa), acest lucru trebuie mentionat in fisierul XML
• Pe e-Factura trebuie trecute orice mentiuni legale obligatorii pentru factura normala (de exemplu capitalul social)
• Discounturile trebuie specificate in anumite locuri in e-Factura
• Formatul corect al XML-ului trebuie respectat, pentru a putea identifica imediat orice nereguli ar aparea

Toate aspectele mentionate mai sus nu invalideaza automat fisierul transmis in SPV, insa nu respecta regulile romanesti ale e-Factura si pot aduce neplaceri (de exemplu, in momentul in care utilizarea e-Facturii va deveni obligatorie, nerespectarea standardului ar putea fi sanctionata).

Conectarea cu ANAF

SmartBill le permite antreprenorilor sa se autorizeze in SPV cu un certificat digital calificat propriu, dar permite si o autorizarea externa, pe care o poate realiza contabilul firmei, utilizand certificatul digital calificat de care dispune deja.

Acest aspect este important, deoarece obtinerea unui certificat digital calificat presupune un cost suplimentar, in timp ce pentru contabil reprezinta o actiune rapida, de cateva minute, pe care o va repeta la 90 de zile. Deci, vorbim despre cateva minute petrecute de 4 ori pe an pentru a autoriza un client.

Aceasta autorizare externa, ce se realizeaza in afara contului SmartBill, nu are niciun impact asupra emiterii de facturi si a transmiterii acestora prin e-Factura la ANAF, aceste actiuni ramanand in continuare in sarcina antreprenorilor sau a persoanelor responsabile de facturare in firma.

Gestionarea datelor furnizorului

Pentru ca factura sa fie validata, datele furnizorului: tara, judet, localitate trebuie sa fie corecte. In cazul firmelor cu sediul in Bucuresti este obligatoriu ca la localitate sa fie indicat si sectorul. In caz contrar, chiar daca e-Factura este transmisa, ea nu va fi validata.

Este deci important sa aflam daca XML-ul propus de furnizorul de servicii de facturare tine cont de acest aspect.

Gestionarea datelor clientului

La fel ca la punctul de mai sus, in SmartBill verificam corectitudinea datelor clientilor: tara, judet, localitate sau sector si prevalidam acest lucru. In acest fel, documentele transmise vor fi acceptate de catre validatorul ANAF.

Produse cu risc fiscal

Pentru acele companii ce comercializeaza produse considerate cu risc fiscal si sunt obligate sa utilizeze e-Factura incepand cu data de 1 iulie 2022, este foarte important ca softul de facturare pe care decid sa il foloseasca sa le fie de real ajutor. Astfel, antreprenorii ar trebui sa se asigure:

• ca sunt ghidati in mod explicit in aplicatie in ceea ce priveste aceste produse
• ca au posibilitatea de a importa produsele cu risc fiscal manual, dar si in masa, dintr-un fisier excel, de exemplu
• ca aplicatia semnaleaza eventualele erori identificate in timpul importului

In SmartBill, echipele de implementare a e-Factura au tinut cont de toate aceste aspecte, ceea ce permite o gestionare pe cat de simpla posibil a produselor cu risc fiscal, asigurand in acelasi timp corectitudinea facturilor aferente acestora.

Unitatile de masura

In ciuda faptului ca ar parea un detaliu minor, unitatile de masura reprezinta una dintre specificatiile standardului pentru e-Factura transmis de autoritati si este necesar ca acestea sa respecte anumite codari. In caz contrar si datorita interoperabilitatii dintre sistemele informatice, pot aparea probleme la importul datelor, iar facturile pot fi refuzate.

In SmartBill se poate face o mapare intre unitatile de masura folosite intern, in firma si cele care ajung in e-Factura. Astfel, sunt emise facturi corecte care, odata ajunse la clienti, vor putea fi usor importate in sistemele lor. Mai mult, maparile odata realizate sunt memorate si vor putea fi astfel refolosite la urmatoarele trimiteri de documente.

Cotele de TVA

Este fara indoiala esential ca pe o factura sa fie indicate corect cotele de TVA aplicate. In ceea ce priveste e-Factura, acest lucru este cu atat mai mult valabil in cazul cotelor cu 0%, unde in fisierul XML trebuie specificate anumite informatii, in functie de motivul pentru care cota de TVA aplicata este de 0% (SDD, SFDD, taxare inversa, TVA inclus, export). Aceste informatii asigura completarea corecta a fisierului XML, tinand cont de specificul activitatii clientului caruia ii va fi trimisa factura.

SmartBill permite gestionarea corecta a fiecarei cote de TVA si, mai mult de atat, permite adaugarea de cote noi de TVA si configurarea lor corecta pentru e-Factura.

Este important de mentionat ca nerespectarea corectitudinii acestor informatii nu duce automat la invalidarea facturilor, insa acestea nu respecta cu siguranta instructiunile ANAF si pot fi refuzate de client.

Daca esti in cautarea unui soft de facturare sau gestiune, iti recomandam sa tii cont de informatiile prezentate mai sus. La SmartBill, a fost si ramane esential sa realizam o implementare impecabila a e-Factura, deoarece este vorba despre un sistem etapizat, ce presupune ca fiecare etapa sa fie corect realizata. Echipele de management si dezvoltare SmartBill au fost inca din primele discutii implicate in dezvoltarea e-Factura, implementarea sistemului in programele noastre fiind un proiect caruia i-au fost alocate toate resurselor disponibile.

Si chiar daca anumite modificari legislative vor duce la o actualizare a fisierelor care sustin e-Factura, sa stii ca nu am lasat nimic la voia intamplarii si ca poti utiliza e-Factura din contul tau SmartBill fara nicio grija.

Avem noi grija de afacerea ta!

Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.