In relatia dintre firma si angajatii sai se utilizeaza o serie de documente, reglementate de legi diferite:
Contractul de munca
Contractul individual de munca este contractul in baza caruia o persoana fizica, denumita salariat, se obliga sa presteze munca pentru si sub autoritatea unui angajator, persoana fizica sau juridica, in schimbul unei remuneratii denumite salariu.
Tot aici se includ si actele aditionale incheiate ulterior angajarii care aduc modificari contractului initial.
Documentul este prevazut la art. 10 din Codul muncii, dar si de Ordinul nr. 64 din 28 februarie 2003 pentru aprobarea modelului-cadru al contractului individual de munca.
Fisa postului
Fisa postului este un document care insoteste contractul de munca si care cuprinde competentele, responsabilitatile si sarcinile functiei pe care o detine salariatul. In sectorul privat nu exista un model standard pentru fisa postului care sa fie general valabil. Fiecare angajator poate alege forma pe care o doreste.
Documentul este prevazut la art 17 din Codul muncii.
Evidenta orelor de munca prestate zilnic (condica de prezenta)
Angajatorii au obligatia de a tine la locul de munca evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru, si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru.
Documentul este reglementat de art. 119 din Codul muncii.
Statul de salarii
Statul de salarii este documentul cel mai important din salarizare si serveste ca:
- document pentru calculul sumelor cuvenite salariatilor, precum si al contributiilor si al altor sume datorate;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate a notelor contabile de salarii.
Statul de salarii se intocmeste lunar, pe baza documentelor de evidenta a timpului lucrat efectiv, a evidentei si a documentelor privind retinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihna, a certificatelor medicale etc. si se arhiveaza pe o perioada de 50 de ani.
Actul normativ care reglementeaza acest document este O 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
Fluturasii de salarii
Fluturasii de salarii sunt documente prin care angajatii sunt informati cu privire la toate elementele salariale, precum: numarul de ore lucrate, orele suplimentare, concedii, salariu brut cu toate componentele sale : salariu de baza, prime, sporuri avantaje in natura, etc, contributiile si impozitul retinut, deducerea personala si salariul net rezultat.
Fiecare companie poate sa isi configureze fluturasul de salariu in functie de necesitatile proprii.
Documentul este utilizat din necesitati practice, el nefiind reglementat de un act normativ anume.
Adeverintele eliberate angajatilor
Angajatorii pot elibera mai multe tipuri de adeverinte angajatilor:
- adeverinta care se elibereaza la incetarea activitatii unui salariat -lLegislatia muncii prevede ca la incetarea activitatii salariatului, angajatorii au obligatia sa ii elibereze acestuia o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, precum si un extras din registru. Baza legala este Hotararea 905/2017 privind registrul general de evidenta a salariatilor.
- adeverinta de venit pe ultimele 12 luni – aceasta adeverinta este importanta pentru persoanele care intra in concediu de ingrijire copil si care au nevoie de istoricul veniturilor obtinute pentru a putea calcula si solicita indemnizatia de crestere copil.
- adeverinte de venit pentru banca – aceasta este o adeverinta solicitata de catre banci atunci cand un angajat doreste sa contracteze un credit.Forma acesteia poate diferi de la o banca la alta.
- adeverinta pentru medic – aceasta adeverinta de salariat pentru medicul de familie este solicitata de angajat in scopul acordarii anumitor tipuri de concedii si indemnizatii. Modelul acesteia este prezentat in normele de aplicare a prevederilor OUG nr. 158/2005 privind concediile si indemnizatiile de asigurari sociale de sanatate.
Ordinul de deplasare (delegatia)
Ordinul de deplasare (delegatie) se intocmeste pentru fiecare deplasare, de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea, precum si pentru justificarea avansurilor acordate in vederea procurarii de valori materiale cu plata in numerar. Serveste ca:
- dispozitie catre persoana delegata sa efectueze deplasarea pe teritoriul tarii;
- document pentru decontarea cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferentelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate.
Acest document este reglementat de O 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
Ordin de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale)
Ordinul de deplasare (delegatie) in strainatate (transporturi internationale) serveste ca:
- dispozitie catre conducatorii auto sa efectueze transporturi in strainatate cu autovehiculele entitatii;
- document de stabilire a avansului in valuta, pentru deplasarile conducatorilor auto care urmeaza sa efectueze transporturi in strainatate, pe baza caruia acestia ridica avansul de la casierie;
- document pentru justificarea valutei ridicate de la casierie, precum si a valutei de restituit la inapoiere in tara;
- document justificativ de inregistrare in Registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.
Acest document este reglementat de O 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
Decont de cheltuieli (pentru deplasari externe) si decont de cheltuieli valutare (transporturi internationale)
Decontul de cheltuieli (pentru deplasari externe) si decontul de cheltuieli valutare (transporturi internationale) servesc ca:
- documente pentru decontarea cheltuielilor efectuate (in valuta si in lei), cu ocazia deplasarii in strainatate;
- documente pentru stabilirea diferentelor de primit de la titularul de avans sau de achitat acestuia;
- documente justificative de inregistrare in Registrul de casa (in valuta) si in contabilitate.
Aceste deconturi se intocmesc de catre persoana care urmeaza a efectua deplasarea in vederea justificarii cheltuielilor efectuate pe intreaga durata a deplasarii iar modelul lor este prevazut de O 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
Declaratia privind functia de baza si numarul de persoane in intretinere
Aceasta declaratie se utilizeaza pentru se putea stabili deducerea personala de baza de care poate beneficia angajatul la calculul impozitului pe venit. Pe langa aceste documente, firmele mai utilizeaza in practica urmatoarele documente:
- proces verbal de primire a echipamentelor la angajare: masina de serviciu, telefon, laptop
- foaia de lichidare, la plecarea din firma
- oferta de angajare
- declaratia de luare la cunostinta a regulamentului intern
- cereri de concediu
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
