In cadrul activitatii comerciale, partile implicate utilizeaza diverse documente pentru a clarifica si a documenta conditiile unei tranzactii, precum si pentru a asigura transparenta relatiilor dintre acestea.
Definitie factura proforma
Factura proforma este un document frecvent utilizat in activitatea comerciala, in special in relatia dintre furnizori si clienti. Desi in practica se utilizeaza in denumire si termenul de „factura”, aceasta nu are nici o legatura cu facturile obisnuire, nu are valoare fiscala si nu genereaza obligatii de plata sau de inregistrare contabila. Rolul sau este in principal informativ.
Asadar, factura proforma:
- nu reprezinta un document care atesta incheierea unei tranzactii comerciale
- nu obliga clientul la achitarea contravalorii produselor sau serviciilor care fac obiectul negocierii intre parti
- nu este un document contabil reglementat prin lege
- nu genereaza inregistrari contabile.
Important! Fiindca in afara de denumire, proforma are de regula o forma identica cu cea a facturilor obisnuite (aceleasi elemente: date identificare cumparator, date identificare vanzator, denumirea si valoarea produselor si/sau serviciilor, etc), mentiunea „proforma” trebuie sa fie clar indicata pe document, pentru a nu crea confuzii.
Baza legala a facturii proforma
Factura proforma nu are o reglementare legala specifica. Nu figureaza printre documentele mentionate expres ca fiind documente justificative contabile (nu se regaseste in Ordinul 2634/2015 privind documentele financiar-contabile) si nici nu este mentionata de Codul fiscal asa cum se intampla cu factura obisnuita.
Existenta sa rezulta mai degraba din practica entitatilor economice si din utilitatea sa imediata, respectiv informarea unui potential client cu privire la produsele sau serviciile oferite, datele de identificare ale firmei furnizoare si termenii tranzactiei.
Exemple de situatii care se utilizeaza proforma
- La solicitarea clientului, pentru a cunoaste valoarea estimativa a bunurilor sau serviciilor inainte de plasarea unei comenzi ferme.
- In cazul platilor in avans, pentru a justifica suma ce urmeaza a fi achitata anterior livrarii bunurilor sau prestarii serviciilor.
- Pentru participarea la licitatii sau negocieri, ca document orientativ privind preturile si conditiile comerciale.
- In situatia in care clientul solicita un document scris care sa reflecte oferta furnizorului, fara a genera obligatii fiscale.
- Pentru fundamentarea bugetelor sau a deciziilor de achizitie in cadrul unei societati.
Mentiuni obligatorii pe factura proforma
Intrucat nu este un document contabil reglementat prin lege, nu exista reguli clare privind continutul facturii proforma. Cu toate acestea, in practica, pentru a-si doveni utilitatea documentul ar fi bine sa contina cel putin:
- mentiunea clara ca este o factura proforma
- bunurile sau serviciile care fac obiectul tranzactiei
- pretul acestora
- datele de indentificare ale vanzatorului
- datele de identificare ale cumparatorului
- alte informatii similare celor inscrise pe o factura fiscala obisnuita
Cum rezolva SmartBill emiterea proformelor si apoi facturarea finala
Emiterea proformelor
Din SmartBill facturare se pot emite direct facturi proforme: Emitere ->Factura proforma
Emiterea facturilor finale pe baza proformelor
In cazul in care tranzactia se valideaza si se poate emite factura finala, in SmartBill Facturare nu mai trebuie sa reintroduci datele de pe proforma.
Acestea se vor prelua automat prin asocierea facturii cu proforma.
La emiterea facturii se poate allege optiunea: Creeaza pe baza de proforme, care simplifica mult procesul de generare a facturii:
Cum rezolva SmartBill cele mai frecvente probleme legate de emiterea proformelor/facturare
Completarea eronata a datelor clientului pe proforma/factura
SmartBill preia automat datele clientului de pe internet, eliminand riscul erorilor umane.
Calcule eronate la discount-uri si TVA
Orice discount, fie valoric, fie procentual, este calculat automat in SmartBill, pentru o facturare corecta si rapida.
Proces greoi de anulare a unui document emis eronat
Optiunea „Modifica” permite corectarea unui document emis catre client, fara a fi necesara anularea si reemiterea acestuia.Completarea eronata a cursului valutar
Prin preluarea automata a cursului valutar, SmartBill realizeaza conversia corecta a sumelor in lei pentru documentele emise.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
Ai firma noua? Primesti SmartBill gratuit timp de 12 luni, daca esti la inceput de drum. Afla mai multe pe smartbill.ro/startup.
