In cadrul activitatii comerciale, partile implicate utilizeaza diverse documente pentru a clarifica si a documenta conditiile unei tranzactii, precum si pentru a asigura transparenta relatiilor dintre acestea.
Unul dintre cele mai utilizate documente este factura proforma. Desi multi antreprenori au auzit de ea, exista in continuare intrebari precum: ce este factura proforma, cand trebuie emisa si ce valoare are o factura proforma ?
Desi seamana foarte mult cu o factura, factura proforma are un rol diferit. Ea este folosita pentru informarea clientului cu privire la produsele sau serviciile oferite si la valoarea acestora, fara a genera obligatii fiscale sau contabile. In acest articol vei afla ce este o factura proforma, cum se utilizeaza in practica si care sunt avantajele sale pentru gestionarea eficienta a activitatii comerciale.
Ce este si de ce este importanta pentru afacerea ta
Factura proforma este un document frecvent utilizat in activitatea comerciala, in special in relatia dintre furnizori si clienti. Desi in practica se utilizeaza in denumire si termenul de „factura”, aceasta nu are nicio legatura cu facturile obisnuite, nu are valoare fiscala si nu genereaza obligatii de plata sau de inregistrare contabila. Rolul sau este in principal informativ.
Asadar, factura proforma:
- nu reprezinta un document care atesta incheierea unei tranzactii comerciale;
- nu obliga clientul la achitarea contravalorii produselor sau serviciilor care fac obiectul negocierii intre parti;
- nu este un document contabil reglementat prin lege;
- nu genereaza inregistrari contabile.
Important! Fiindca, in afara de denumire, proforma are de regula o forma identica cu cea a facturilor obisnuite (aceleasi elemente: date identificare cumparator, date identificare vanzator, denumirea si valoarea produselor si/sau serviciilor etc.), mentiunea „Proforma” trebuie sa fie clar indicata pe document pentru a evita orice confuzie.
Pe scurt, pentru cei care se intreaba ce inseamna o factura proforma, raspunsul este simplu: reprezinta o oferta comerciala prezentata intr-un format similar unei facturi fiscale.
Diferenta intre factura proforma si factura
Una dintre cele mai frecvente confuzii este legata de diferenta dintre factura proforma si factura fiscala.
| Factura proforma | Factura |
| Are rol informativ | Are valoare fiscala |
| Nu genereaza TVA exigibil | Poate genera obligatii fiscale |
| Nu se inregistreaza in contabilitate | Se inregistreaza in contabilitate |
| Nu confirma o tranzactie finalizata | Confirma o tranzactie efectuata |
| Nu obliga la plata | Reprezinta document de plata |
Cand trebuie emisa o factura proforma?
Factura proforma este utilizata in numeroase situatii comerciale:
- la solicitarea clientului, pentru a cunoaste valoarea estimativa a bunurilor sau serviciilor;
- in cazul platilor in avans;
- pentru participarea la licitatii sau negocieri;
- pentru aprobarea interna a bugetelor;
- atunci cand clientul solicita o oferta scrisa;
- pentru tranzactii internationale care necesita documente preliminare.
Rolul facturii proforme in procesul de vanzare si livrare
Factura proforma faciliteaza comunicarea dintre furnizor si client inainte de emiterea documentelor fiscale finale.
Prin intermediul sau, clientul poate verifica:
- produsele sau serviciile comandate;
- cantitatile;
- preturile;
- conditiile comerciale;
- termenele de plata;
- modalitatile de livrare.
In multe companii, factura proforma reprezinta documentul pe baza caruia se aproba achizitiile inainte de emiterea facturii fiscale.
Unde platesc o factura proforma?
In realitate, plata nu se face „pe factura proforma”, deoarece aceasta nu este un document fiscal. Cu toate acestea, furnizorul poate include in document contul bancar si instructiunile de plata. Daca partile convin efectuarea unui avans, plata se poate realiza pe baza informatiilor din proforma, urmand ca ulterior sa fie emisa factura fiscala corespunzatoare.
Baza legala a facturii proforme
Factura proforma nu are o reglementare legala specifica. Nu figureaza printre documentele mentionate expres ca fiind documente justificative contabile si nici nu este mentionata de Codul Fiscal asa cum se intampla cu factura fiscala.
Existenta sa rezulta mai degraba din practica entitatilor economice si din utilitatea sa imediata, respectiv informarea unui potential client cu privire la produsele sau serviciile oferite, datele de identificare ale firmei furnizoare si termenii tranzactiei.
Din punct de vedere fiscal:
- nu genereaza TVA;
- nu produce efecte contabile;
- nu reprezinta document justificativ;
- nu inlocuieste factura fiscala.
Ce informatii trebuie sa contina o factura proforma?
Intrucat nu este un document contabil reglementat prin lege, nu exista reguli clare privind continutul facturii proforme.
Totusi, pentru a-si indeplini scopul, este recomandat sa contina:
- mentiunea clara „FACTURA PROFORMA”;
- datele de identificare ale vanzatorului;
- datele de identificare ale cumparatorului;
- denumirea produselor sau serviciilor;
- cantitatile si preturile unitare;
- valoarea totala;
- termenul de valabilitate al ofertei;
- conditiile de plata;
- datele bancare ale furnizorului.
Cu cat informatiile sunt mai complete, cu atat riscul aparitiei unor neintelegeri intre parti este mai redus.
Cum sa folosesti corect factura proforma in afacerea ta
Factura proforma poate simplifica semnificativ procesul comercial atunci cand este utilizata corect.
Un exemplu simplu de flux este:
- Clientul solicita o oferta.
- Furnizorul emite factura proforma.
- Clientul aproba oferta si efectueaza plata avansului.
- Bunurile sunt livrate sau serviciile sunt prestate.
- Furnizorul emite factura fiscala finala.
Daca utilizezi un program modern de facturare, procesul devine mult mai simplu. Descopera beneficiile unui program de facturare integrat cu contabilitatea pentru emiterea rapida a proformelor si transformarea lor ulterioara in facturi fiscale.
- Avantajele facturii proforme in managementul afacerii
- Utilizarea facturilor proforme aduce numeroase beneficii.
- Clarificarea conditiilor comerciale
- Clientul primeste toate informatiile necesare inainte de confirmarea comenzii.
- Reducerea erorilor
- Produsele, preturile si conditiile sunt verificate inainte de emiterea documentelor fiscale.
- Gestionarea avansurilor
- Factura proforma ofera un suport informativ pentru solicitarea platilor in avans.
- Eficientizarea procesului de facturare
- In SmartBill, factura fiscala poate fi generata direct pe baza proformei, fara reintroducerea informatiilor.
- Control mai bun asupra fluxului de numerar
- Companiile pot estima mai usor incasarile si comenzile aflate in negociere.
Cum rezolva SmartBill emiterea proformelor si apoi facturarea finala
- Emiterea proformelor
- Din SmartBill Facturare se pot emite direct facturi proforme prin optiunea:
- Emiterea facturilor finale pe baza proformelor
- In cazul in care tranzactia se valideaza si se poate emite factura finala, nu mai este necesara reintroducerea datelor de pe proforma.
Acestea se preiau automat prin asocierea facturii cu proforma.
La emiterea facturii se poate alege optiunea „Creeaza pe baza de proforme”, ceea ce simplifica semnificativ procesul de generare a facturii finale.
Cum rezolva SmartBill cele mai frecvente probleme legate de emiterea proformelor
- Completarea eronata a datelor clientului
- SmartBill preia automat datele clientului de pe internet, eliminand riscul erorilor umane.
- Calcule eronate la discount-uri si TVA
- Orice discount, fie valoric, fie procentual, este calculat automat pentru o facturare corecta si rapida.
- Proces greoi de anulare a unui document emis eronat
- Optiunea „Modifica” permite corectarea unui document emis catre client, fara anularea si reemiterea acestuia.
- Completarea eronata a cursului valutar
- Prin preluarea automata a cursului valutar, SmartBill realizeaza conversia corecta a sumelor in lei pentru documentele emise.
Greseli comune la utilizarea facturii proforme si cum sa le eviti
- Lipsa mentiunii „Proforma” pe document;
- Inregistrarea eronata in contabilitate;
- Considerarea proformei drept document fiscal;
- Date incomplete sau incorecte;
- Neemiterea ulterioara a facturii fiscale.
Intrebari frecvente despre factura proforma
Factura proforma are valoare fiscala?
Nu. Factura proforma nu produce efecte fiscale si nu poate inlocui factura fiscala.
Se poate deduce TVA din factura proforma?
Nu. TVA poate fi dedus doar pe baza documentelor fiscale prevazute de legislatie.
Este obligatorie emiterea unei facturi proforme?
Nu. Emiterea unei facturi proforme nu este obligatorie prin lege, insa este o practica utila in relatia comerciala dintre furnizori si clienti.
Cat timp este valabila o factura proforma?
Legislatia nu stabileste o perioada de valabilitate. Furnizorul poate mentiona in document termenul in care oferta este valabila.
Concluzie
Factura proforma este un instrument util in relatia dintre furnizori si clienti, deoarece faciliteaza comunicarea conditiilor comerciale inainte de emiterea documentelor fiscale finale. Desi nu are valoare fiscala sau contabila, aceasta contribuie la reducerea erorilor, gestionarea avansurilor si eficientizarea procesului de vanzare.
Daca doresti sa afli mai multe despre ce este o factura sau despre avantajele unui program de contabilitate automatizat, poti consulta resursele disponibile pe site.
Cu ajutorul SmartBill, poti emite rapid facturi proforme si le poti transforma ulterior in facturi fiscale, fara introducerea repetata a datelor, economisind timp si reducand riscul greselilor administrative.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
Ai firma noua? Primesti SmartBill gratuit timp de 12 luni, daca esti la inceput de drum. Afla mai multe pe smartbill.ro/startup.
