Ce documente trebuie sa cuprinda dosarul de personal?

Orice entitate (persoana fizica sau persoana juridica) ce are calitatea de angajator este obligat de legislatia in vigoare sa intocmeasca pentru fiecare angajat in parte un dosar de personal care sa cuprinda cateva documente cu privire la calitatea acestuia de angajat in societate.

Dosarul de personal trebuie pastrat in bune conditii la sediul social al angajatorului sau, dupa caz, la sediul secundar al angajatorului daca este delegata competenta incadrarii personalului prin incheierea de contracte individuale de munca iar in cazul unor inspectii din partea inspectorilor de munca, angajatorul trebuie sa prezinte aceste dosare, la solicitarea acestora.

In ceea ce priveste componenta dosarelor de personal, potrivit Hotararii nr. 905 din 2017, acesta trebuie sa cuprinda cel putin urmatoarele elemente:

? actele necesare angajarii;

? contractul individual de munca;

? actele aditionale si celelalte acte referitoare la modificarea, suspendarea si incetarea contractelor individuale de munca;

? acte de studii/certificate de calificare;

? orice alte documente care certifica legalitatea si corectitudinea completarii in registru.

Intr-un mod mai detaliat, fiecare categorie enumerata mai sus ar trebui sa contina la randul ei cateva documente pe care angajatorul trebuie, fie sa le solicite viitorului angajat, fie sa le intocmeasca, daca este cazul.

In cadrul actelor necesare angajarii, angajatorul ar trebui sa includa urmatoarele urmatoarele tipuri de documente:

? copia dupa cartea de identitate a angajatului;

? adeverinta medicala (medicina muncii) ? de mentionat este faptul ca un contract individual de munca intocmit pentru care nu exista medicina muncii, este considerat nul, conform legislatiei in vigoare;

? fisa postului;

? CV-ul si scrisoare de intentie prezentate la interviu;

? declaratie privind functia de baza;

? copie dupa certificatele de nastere ale persoanelor aflate in intretinere (daca este cazul);

? adeverinta de vechime in munca/stagiu de cotizare (daca angajatul a mai fost angajat);

? IBAN-ul pentru plata salariilor (daca plata salariilor se realizeaza prin virament bancar).

In cadrul actelor privind contractul individual de munca, angajatorul ar trebui sa includa urmatoarele urmatoarele tipuri de documente:

? contractul individual de munca;

? actele aditionale la contractul individual de munca (intocmite ulterior);

? decizii de suspendare/incetare suspendare contract individual de munca;

? cerere de concediu fara plata (daca este cazul);

? cerere intrare/iesire in/din concediu de ingrijire copil (daca este cazul);

? cerere de demisie (daca este cazul);

? decizii de incetare a contractului individual de munca.

In cadrul actelor privind studiile, angajatorul ar trebui sa includa urmatoarele urmatoarele tipuri de documente:

? diploma de la ultima institutie absolvita;

? certificat de atestare a cunoasterii unei limbi straine de circulatie internationala;

? alte certificate profesionale;

? certificate privind cursurile de pregatire profesionala organizate de angajator sau de terti.

In cadrul altor documente necesare dosarului de personal, angajatorul ar putea sa includa urmatoarele urmatoarele tipuri de documente:

? certificat de cazier judiciar (daca este cazul);

? copie dupa permisul de conducere (daca este cazul);

? recomandari de la locurile de munca anterioare;

? documente care sa ateste scutiri de diferite taxe si impozite;

? documente/avertizari care reflecta performanta neadecvata, nerespectarii regulamentului intern, sanctiuni disciplinare;

? diverse adeverinte acordate angajatului pe parcursul angajarii in cadrul societatii (adeverinte pentru concediul medical; adeverinte pentru inscrierea la medicul de familie; adeverinte pentru solicitarea unui imprumut; etc.)

? situatia concediilor de odihna sau a altor tipuri de concedii;

? fisele de evaluare anuale.

Un lucru foarte important de stiut este faptul ca, potrivit art. 40 alin. 1 litera h) din Codul Muncii, angajatorului ii revine obligatia de a-i elibera angajatului, la cerere, toate documentele care atesta calitatea de salariat a acestuia.

Pe de alta parte, la solicitarea scrisa a salariatului sau a unui fost salariat, angajatorii sunt obligati sa ii elibereze acestuia copii ale documentelor existente in dosarul personal, in termen de 15 zile lucratoare de la data solicitarii.

Atentie! La incetarea activitatii salariatului, angajatorii au obligatia sa ii elibereze acestuia o adeverinta care sa ateste activitatea desfasurata de acesta, durata activitatii, salariul, vechimea in munca si in specialitate, precum si un extras din REVISAL.