In activitatea contabila a unei firme apar frecvent situatii in care bunurile sunt achizitionate de la persoane fizice, care, prin urmare, nu emit factura. Pentru a documenta corect aceste tranzactii si pentru a le inregistra in contabilitate, se utilizeaza un document specific numit borderou de achizitie. Acesta are rolul de a justifica intrarea bunurilor in gestiune si plata efectuata catre vanzator, fiind un instrument important pentru evidenta financiar-contabila si pentru respectarea legislatiei fiscale.
Ce este un borderou de achizitie?
Borderoul de achizitie este un document financiar-contabil utilizat pentru a inregistra cumpararea de bunuri de la persoane fizice. Acesta serveste drept document justificativ pentru intrarea bunurilor in patrimoniul firmei si pentru plata contravalorii acestora.
In practica, borderoul de achizitie este folosit mai ales atunci cand o companie cumpara diverse articole direct de la persoane fizice. Documentul contine informatii despre vanzator, cumparator, bunurile achizitionate, cantitatile, preturile si valoarea totala a tranzactiei.
Din punct de vedere contabil, borderoul are rolul de a demonstra realitatea operatiunii economice si de a permite inregistrarea acesteia in contabilitatea firmei. De asemenea, documentul poate sta la baza altor evidente interne, precum registrul de casa sau nota de receptie si constatare de diferente (NIR).
Documentele justificative provenite din tranzactii sau operatiuni de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baza de borderou de achizitie sau carnet de comercializare, pot fi inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective.
In ce situatii se foloseste borderoul de achizitie?
Borderoul de achizitie serveste ca:
- document de inregistrare in gestiune a bunurilor cumparate de la persoane fizice;
- document justificativ de inregistrare in contabilitate a valorii bunurilor cumparate;
- document pentru justificarea sumelor primite ca avans spre decontare pentru achizitii sau pentru decontarea sumelor platite pentru achizitii de la persoane fizice.
Borderoul de achizitie se intocmeste de catre persoana care efectueaza aprovizionarea cu bunuri de la persoane fizice, in momentul achizitiei.
Printre cele mai frecvente cazuri in care se utilizeaza se numara:
- cumpararea de materii prime sau materiale reciclabile de la persoane fizice;
- colectarea de bunuri sau produse din gospodarii individuale;
- tranzactii ocazionale cu persoane care nu desfasoara activitati economice autorizate.
Important! Se interzice utilizarea borderoului de achizitie (de la producatori individuali) pentru achizitiile de la producatorii agricoli persoane fizice, definiti potrivit prevederilor Legii 145/2014.
Prin Legea nr. 145 din 21 octombrie 2014 s-au stabilit masuri de reglementare a pietei produselor din sectorul agricol.
Acest document permite firmei sa justifice, din punct de vedere contabil si fiscal, tranzactia realizata.
In lipsa unei facturi, borderoul de achizitie devine documentul principal care dovedeste operatiunea economica si plata efectuata.
In anumite domenii, cum ar fi agricultura, comertul cu produse naturale sau activitatea de colectare, borderoul de achizitie este utilizat frecvent pentru a centraliza mai multe achizitii realizate intr-o anumita perioada.
Cum se intocmeste un borderou de achizitie?
Intocmirea unui borderou de achizitie presupune completarea unui formular care include toate informatiile necesare pentru identificarea tranzactiei. Documentul trebuie sa contina, in general, urmatoarele elemente:
- denumirea firmei cumparatoare si datele de identificare ale acesteia;
- numarul si data documentului;
- numele si datele de identificare ale vanzatorului (persoana fizica);
- descrierea bunurilor achizitionate;
- cantitatea si pretul unitar;
- valoarea totala a achizitiei;
- semnatura persoanei care intocmeste documentul si, dupa caz, semnatura vanzatorului.
De regula, borderoul de achizitie este intocmit de catre reprezentantul firmei care realizeaza achizitia. Dupa completare, documentul este transmis departamentului contabil pentru inregistrarea operatiunii si pentru justificarea platii.
In multe cazuri, borderoul este insotit si de alte documente interne, cum ar fi nota de receptie sau documentele de plata, pentru a crea un set complet de evidente contabile.
Reguli contabile privind utilizarea borderoului
Pentru a fi acceptat in evidenta contabila, borderoul de achizitie trebuie sa respecte anumite reguli si cerinte prevazute de legislatia financiar-contabila. In primul rand, documentul trebuie sa contina toate informatiile obligatorii care permit identificarea tranzactiei si a partilor implicate.
Formatul borderoului este reglementat de Ordinul nr. 2.634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile.
De asemenea, operatiunea trebuie sa fie reala si justificata economic. Borderoul nu poate fi folosit pentru a inregistra tranzactii fictive sau pentru a substitui documente fiscale atunci cand furnizorul are obligatia legala de a emite factura.
In contabilitate, valoarea bunurilor achizitionate se inregistreaza pe baza borderoului si a documentelor de receptie. Daca plata este realizata in numerar, aceasta trebuie reflectata corespunzator in registrul de casa. In cazul platilor prin transfer bancar, borderoul este corelat cu extrasul de cont.
Pastrarea documentului este obligatorie pe perioada stabilita de legislatia contabila, deoarece acesta poate fi solicitat in cadrul controalelor fiscale sau al auditului financiar.
Greseli frecvente si cum le poti evita
Utilizarea incorecta a borderoului de achizitie poate genera probleme in evidenta contabila sau in relatia cu autoritatile fiscale. Una dintre cele mai frecvente greseli este completarea incompleta a documentului, fara toate datele necesare despre vanzator sau despre bunurile achizitionate.
O alta problema apare atunci cand borderoul este utilizat in situatii in care ar trebui emisa o factura. De exemplu, daca furnizorul este o persoana juridica sau o persoana fizica autorizata, tranzactia trebuie documentata prin factura, nu prin borderou.
De asemenea, pot aparea erori legate de calculul valorilor sau de necorelarea documentului cu alte evidente contabile, cum ar fi registrul de casa sau documentele de receptie.
Pentru a evita aceste probleme, este recomandat ca firmele sa stabileasca proceduri clare privind intocmirea si verificarea borderourilor de achizitie. Verificarea atenta a informatiilor, pastrarea documentelor justificative si colaborarea stransa intre departamentul de achizitii si cel contabil contribuie la mentinerea unei evidente corecte si conforme cu legislatia in vigoare.
Caz particular: achizitionarea de la persoane fizice a metalelor feroase si neferoase si a aliajelor acestora
Borderoul de achizitie de deseuri metalice feroase si neferoase si a aliajelor acestora constituie document de evidenta financiar-contabila, cu regim intern de numerotare.
Formatul acestuia este reglementat prin OUG nr. 31 din 20 martie 2011 privind interzicerea achizitionarii de la persoane fizice a metalelor feroase si neferoase si a aliajelor acestora.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
Ai firma noua? Primesti SmartBill gratuit timp de 12 luni, daca esti la inceput de drum. Afla mai multe pe smartbill.ro/startup.
