Comertul online a sters granitele dintre state, dar nu a sters obligatiile fiscale. In momentul in care o firma din Romania incepe sa vanda bunuri catre persoane fizice din Germania, Ungaria sau Italia, apare intrebarea inevitabila: unde se plateste TVA si cum se declara? Raspunsul, pentru majoritatea vanzatorilor, se numeste regimul special One Stop Shop, iar instrumentul practic prin care functioneaza acest regim in Romania este declaratia 398. Este un formular pe care multe firme il descopera abia dupa ce depasesc plafonul de 10.000 de euro, uneori cu intarziere si cu costuri suplimentare. Articolul de mai jos explica ce este D398, cand devine obligatorie, cum se completeaza si ce greseli apar cel mai frecvent in practica.
Ce este D398?
D398 este „Declaratia speciala de TVA (VAT Return)”, formularul prin care se declara TVA datorata in alte state membre de catre persoanele impozabile inregistrate intr-unul din regimurile speciale One Stop Shop. Temeiul legal este dat de art. 314, art. 315 si art. 315^2 din Codul fiscal, iar formularul si procedura au fost aprobate prin Ordinul ANAF nr. 1387/2021.
Acelasi formular deserveste trei regimuri diferite:
- regimul non-UE, pentru persoanele impozabile nestabilite in Uniunea Europeana care au ales Romania ca stat de inregistrare, in temeiul art. 314 alin. (7) din Codul fiscal;
- regimul UE, cel mai relevant pentru firmele romanesti, pentru vanzari intracomunitare de bunuri la distanta si prestari de servicii catre persoane neimpozabile din alte state membre, in temeiul art. 315 alin. (6) din Codul fiscal;
- regimul de import, cunoscut ca IOSS, pentru vanzarile la distanta de bunuri importate cu valoare intrinseca de maximum 150 de euro, in temeiul art. 315^2 alin. (18) din Codul fiscal.
Diferenta de periodicitate este importanta: pentru regimul UE si pentru regimul non-UE declaratia este trimestriala, in timp ce pentru schema de import se depune lunar.
De ce este importanta declaratia 398 pentru tranzactiile intracomunitare?
Pana la 1 iulie 2021, vanzarile la distanta functionau cu plafoane diferite pe fiecare stat. Astazi regula este alta: exista un plafon unic anual de 10.000 de euro aplicabil cumulat pentru serviciile TBE si vanzarile intracomunitare de bunuri la distanta. Sub plafon, facturarea se face cu TVA din Romania. Peste plafon, locul livrarii se muta in statul clientului, deci TVA se datoreaza acolo, la cota din statul respectiv.
Aici intervine importanta reala a D398. Fara regimul OSS si fara aceasta declaratie, o firma care vinde in sase state membre ar trebui sa se inregistreze in scopuri de TVA in fiecare dintre ele, sa depuna sase deconturi si sa faca sase plati, in sase limbi si cu sase termene diferite. Prin regimul UE, aceeasi firma depune trimestrial in Romania o singura declaratie speciala, prin care declara TVA datorata fiecarui stat membru de consum, si face o singura plata in Romania, distribuita ulterior de statul roman catre statele de consum.
Un al doilea motiv, mai putin discutat, tine de coerenta raportarilor. Operatiunile declarate prin D398 nu se declara in D300, D390 sau D394, iar declaratia OSS nu include TVA datorata in Romania pentru operatiunile interne, care ramane in decontul obisnuit, formularul 300.
Cum ajuta D398 la gestionarea tranzactiilor internationale?
Beneficiile practice ale mecanismului se vad in patru directii.
1. Un singur punct de contact fiscal
Firma comunica exclusiv cu ANAF, ca stat membru de identificare. Romania nu are competenta de a aplica sanctiuni pentru TVA datorata in alte state membre, dar transmite datele si sumele catre administratiile fiscale de consum, pe baza schimbului automat de informatii.
2. O singura plata, in euro
Declaratia se completeaza in euro, iar suma datorata se achita intr-un cont in euro deschis la Banca Comerciala Romana, pe titularul D.G.R.F.P. Bucuresti, IBAN RO30 RNCB 0090 0006 9551 0027.Diferentele de curs se calculeaza pe baza cursului publicat de Banca Centrala Europeana in ultima zi a perioadei fiscale de raportare.
3. Predictibilitate in extinderea pe noi piete
Intrarea pe o piata noua nu mai presupune un proiect de inregistrare fiscala locala. Se adauga statul respectiv in declaratie, cu cotele lui de TVA, si atat. Pentru un magazin online care testeaza cinci tari intr-un an, diferenta de cost administrativ este considerabila.
4. Disciplina in evidenta operatiunilor
Persoana impozabila care utilizeaza regimul special are obligatia sa tina evidenta operatiunilor pentru care se aplica regimul. In practica, aceasta evidenta este exact ceea ce face posibila completarea corecta a declaratiei si justificarea ei la un control ulterior.
Cum se completeaza formularul D398?
1. Ce informatii se raporteaza
Declaratia cuprinde datele de identificare ale persoanei impozabile si codul de inregistrare in regimul special, perioada fiscala acoperita si, pentru fiecare stat membru de consum, baza de impozitare, cotele de TVA aplicabile in statul respectiv, TVA calculata pe fiecare cota si TVA totala datorata statului. Fiecare stat in care s-au efectuat livrari sau prestari apare ca o sectiune distincta.
2. Termenul de depunere
Pentru regimul UE, termenul este pana la sfarsitul lunii urmatoare incheierii fiecarui trimestru calendaristic, adica 30 aprilie, 31 iulie, 31 octombrie si 31 ianuarie. Atentie la un detaliu care produce erori: sfarsitul lunii urmatoare se considera ultima zi calendaristica a lunii, chiar daca aceasta este o zi nelucratoare, deci termenul nu se proroga.
3. Cum se transmite
Declaratia se depune exclusiv prin mijloace electronice. ANAF pune la dispozitie formularul in format electronic si un ghid de utilizare a aplicatiei OSS, iar transmiterea se face pe portalul e-guvernare.ro, cu certificat digital calificat. Formularul si programele de asistenta sunt disponibile in pagina dedicata formularului 398 din portalul ANAF.
4. Referinta obligatorie la plata
Pe documentul de plata trebuie inscrise numele societatii, codul de identificare in scopuri de TVA si numarul de referinta al declaratiei, in formatul RO/CUI/trimestru/an pentru schema UE si non-UE, respectiv RO/codul de identificare in schema de import/luna/an pentru IOSS. In lipsa numarului de referinta, plata nu poate fi procesata.
Greseli comune in utilizarea D398 si cum le poti evita
1. Nedepunerea declaratiei in trimestrele fara operatiuni
Obligatia de depunere exista indiferent daca au fost sau nu efectuate livrari de bunuri ori prestate servicii in perioada de raportare . Un trimestru fara vanzari nu inseamna un trimestru fara declaratie, ci o declaratie cu valori zero.
2. Incercarea de a rectifica prin redepunerea aceleiasi perioade
Modificarile ulterioare ale declaratiei speciale se includ intr-o declaratie ulterioara, in termen de cel mult 3 ani de la data la care trebuia depusa declaratia initiala. Declaratia ulterioara identifica statul membru de consum, perioada fiscala si valoarea totala a TVA rezultata din corectie, care poate fi si negative. Dupa expirarea celor 3 ani, corectia se face direct catre statul membru de consum.
3. Aplicarea cotei de TVA din Romania dupa depasirea plafonului
Peste plafonul de 10.000 de euro, TVA se colecteaza la cota din statul clientului, nu la cea romaneasca, iar depasirea plafonului se notifica organului fiscal. Cotele trebuie actualizate ori de cate ori un stat membru le modifica.
4. Declararea aceleiasi operatiuni in doua formulare
Vanzarile la distanta declarate prin D398 nu se raporteaza in D300, D390 sau D394.
5. Neconformarea repetata
Nedepunerea in termen sau depunerea cu date incorecte poate duce la excluderea din regimul OSS, ceea ce readuce obligatia de inregistrare individuala in fiecare stat de consum, plus penalitati si dobanzi aplicate de statele membre unde TVA era datorata.
Cum te ajuta SmartBill in gestionarea D398?
SmartBill rezolva partea cea mai consumatoare de timp: identificarea corecta a operatiunilor si defalcarea TVA pe tari si cote.
1. Configurarea CIF-ului OSS
Din Configurare / Datele firmei > Generale se adauga un CIF intracomunitar, iar optiunea de generare creeaza automat CIF-ul OSS in forma CIF firma_OSS, de exemplu RO1234567_OSS. Acest CIF poate fi apoi selectat la emiterea facturilor, avizelor, proformelor si documentelor recurente, iar aplicatia sugereaza CIF-ul corespunzator atunci cand identifica un client din UE neplatitor de TVA. Sufixul nu apare pe factura sau pe PDF, dar este recunoscut la importul in SmartBill Conta.
2. Recunoasterea automata a vanzarilor la distanta
Pentru ca o tranzactie sa fie preluata in SmartBill Conta drept vanzare la distanta, factura trebuie emisa de pe CIF-ul cu sufix _OSS, iar clientul trebuie sa aiba completata corect tara. Daca tara lipseste, tranzactia ajunge in aplicatie cu mentiunea „fara tara”, iar tocmai tara clientului este informatia necesara pentru intocmirea D398.
3. Cote si conturi pe fiecare tara
La inregistrarea manuala se poate selecta tipul de tranzactie „Vanzare la distanta”, se completeaza tara si se adauga cotele de TVA externe folosite in statul respectiv, contul propus fiind 446 „Alte impozite, taxe si varsaminte asimilate”, modificabil din Configurari > Setari conturi. Din aceeasi zona, prin optiunea de configurare a conturilor pe tari, se poate stabili contul de TVA pentru fiecare combinatie tara–cota, cu regula ca aceeasi combinatie nu poate aparea de doua ori.
4. Raportul care sta la baza declaratiei
Din Liste documente > Vanzari, filtrand pe tip tranzactie „Vanzari la distanta” si apoi pe tara, se obtin sumele de TVA datorate in fiecare stat, exact structura necesara pentru a completa sectiunile din D398.
Concluzie
D398 este o varianta simplificata a unei obligatii care altfel s-ar multiplica in fiecare stat unde societatea are clienti. Cheia este pregatirea din amonte: monitorizarea plafonului de 10.000 de euro, facturarea cu cota corecta din statul clientului, marcarea tranzactiilor ca vanzari la distanta chiar de la emiterea facturii si depunerea declaratiei pana la sfarsitul lunii urmatoare trimestrului, inclusiv cand nu au existat operatiuni.
Ce este D398?
D398 este declaratia speciala de TVA prin care se declara TVA datorata in alte state membre pentru operatiunile realizate prin regimurile speciale One Stop Shop.
Cand se depune D398?
Pentru regimul UE si regimul non-UE, D398 se depune trimestrial, pana la sfarsitul lunii urmatoare trimestrului calendaristic.
D398 se depune si daca nu au existat vanzari?
Da. Pentru regimul OSS, declaratia trebuie depusa si pentru trimestrele fara operatiuni, caz in care se depune cu valori zero.
Se declara operatiunile din D398 si in D300?
Nu. Vanzarile la distanta declarate prin D398 nu se raporteaza si in D300, D390 sau D394.
Ce se intampla daca se depaseste plafonul de 10.000 de euro?
Dupa depasirea plafonului, TVA se colecteaza la cota aplicabila in statul clientului, iar operatiunile pot fi declarate prin regimul OSS si D398.
