La baza activitatii de calcul salarial stau cateva documente importante care sunt nelipsite din dosarul unei entitati si care trebuie arhivate potrivit legii.
Cele mai importante 3 documente utilizate in salarizare sunt:
Statul de plata
Statul de plata sau de salarii este documentul care sta la baza calculului salarial al angajatilor unei societati si cuprinde drepturile banesti ale acestora dar si impozitul, contributiile sociale sau alte sume datorate.
Statul de plata este un document justificativ si confidential de inregistrare in contabilitate a notelor contabile de salarii si care trebuie intocmit lunar.
Documentele in baza carora se intocmeste sunt: documentele de evidenta a timpului lucrat efectiv, evidenta si documentele privind retinerile legale, concedii de odihna, certificatele medicale, etc.
Ordinul 2634/2015 privind documentele financiar-contabile prevede ca statul de salarii se semneaza, pentru confirmarea exactitatii calculelor, de catre persoana care determina salariul cuvenit si intocmeste statul de salarii.
Arhivarea statelor de plata se efectuata pentru o perioada de 50 de ani.
Statul de plata ar trebui sa contina cel putin urmatoarele informatii:
- numele si prenumele salariatilor
- salariul de baza
- alte drepturi salariale
- alte drepturi impozabile
- venitul brut
- CAS
- CASS
- CAM
- impozit
- venit net
- alte contributii sau cheltuieli deductibile
- deducerea personala de baza
- deduceri suplimentare
- venit baza de calcul
- salariul net
- avans
- alte retineri
Fluturasul de salarii
Fluturasul de salariu nu este un document prevazut in legislatie, dar este un document util, prin care angajatii sunt informati cu privire la toate elemente salariale, de exemplu:
- numarul de ore lucrate
- ore suplimentare
- concediul
- salariul brut cu toate componentele sale: salariul de baza, prime, sporuri, avantaje in natura, etc.)
- contributiile sociale si impozitul
- deducerea personala
- salariul net
Consultand fluturasul de salarii, angajatii vor fi instiintati cu privire la modul in care li s-a calculat salariul, taxele retinute, eventualele sume impozitate (prime, avantaje in natura, tichete de masa, etc.) dar si taxele care le-au fost retinute.
Datorita faptului ca fluturasul de salarii nu este reglementat prin lege, fiecare societate poate sa isi configureze fluturasul de salariu asa cum isi doreste.
In practica, acest fluturas se poate trimite fie pe mail, fie se preda personal angajatilor. Este importanta aici asigurarea conditiilor pentru respectarea confidentialitatii informatiilor.
Art. 163 din Codul muncii prevede ca salariul este confidential, angajatorul avand obligatia de a lua masurile necesare pentru asigurarea confidentialitatii.
Pontajul si condica de prezenta
Pontajul este o evidenta a orelor lucrate de catre salariati (a zilelor libere legale; a zilelor de concediu de odihna, a zilelor de concediu medical, etc.)
El se realizeaza in baza condicii de prezenta, aceasta fiind primul document prin care angajatii isi justifica prezenta la locul de munca si care contine informatii cu privire la ora de inceput si ora de sfarsit al programului de munca.
Angajatorul are obligatia de a tine la locul de munca definit potrivit art. 16.1 din Codul muncii o evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidentierea orelor de incepere si de sfarsit ale programului de lucru, si de a supune controlului inspectorilor de munca aceasta evidenta, ori de cate ori se solicita acest lucru (art. 119 Codul muncii).
Pentru salariatii mobili, salariatii care desfasoara munca la domiciliu si salariatii microintreprinderilor cu pana la 9 salariati, angajatorul tine evidenta orelor de munca prestate zilnic de fiecare salariat in conditiile stabilite cu salariatii prin acord scris, in functie de activitatea specifica desfasurata de catre acestia.
Nu exista un format standardizat al condicii de prezenta. Aceasta se poate tine in format fizic sau electronic.
Mai mult, incalcarea de catre angajator a obligatiei de a tine aceasta evidenta se sanctioneaza cu amenda cuprinsa intre 1.500 lei si 3.000 lei.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
