Multi antreprenori la inceput de drum, dar si persoane fizice care vand ocazional produse sau servicii, se intreaba de la ce suma este obligatorie emiterea unei facturi fiscale. Raspunsul nu tine neaparat de o suma minima, ci de tipul operatiunii, de calitatea partilor implicate si de regulile stabilite prin Codul Fiscal. In acest articol explicam clar cand esti obligat sa emiti factura, ce diferente exista intre PFA si SRL, si cum functioneaza facturarea catre persoane fizice.
Ce spune legislatia despre emiterea facturilor
Exista o suma minima pentru emiterea facturii?
Contrar unei idei raspandite, legislatia romaneasca nu stabileste o suma minima sub care factura nu ar fi necesara. Obligatia de a emite factura este legata de faptul ca a avut loc o livrare de bunuri sau o prestare de servicii impozabila, nu de valoarea tranzactiei. Chiar si pentru o suma de 10 lei, daca operatiunea intra in sfera de aplicare a TVA sau este realizata de o persoana impozabila inregistrata, factura poate fi obligatorie. Practic, criteriul determinant este natura tranzactiei, nu cuantumul ei.
Cand esti obligat sa emiti factura fiscala
Potrivit Codului Fiscal, persoana impozabila trebuie sa emita o factura catre fiecare beneficiar, in urmatoarele situatii:
a) pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii efectuate;
b) pentru fiecare vanzare la distanta pe care a efectuat-o, impozabila in Romania cu anumite exceptii ;
c) pentru livrările intracomunitare de bunuri efectuate ;
d) pentru orice avans incasat in legatura cu una dintre operatiunile mentionate la lit. a) si b).
Persoana impozabila este scutita de obligatia emiterii facturii pentru urmatoarele operatiuni, cu exceptia cazului in care beneficiarul solicita factura:
a) livrarile de bunuri prin magazinele de comert cu amanuntul si prestarile de servicii catre populatie, pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale, precum si livrarile de bunuri si prestarile de servicii catre populatie efectuate prin echipamente nesupravegheate de tipul automatelor comerciale ce functioneaza exclusiv pe baza de plati cu cardul;
b) livrarile de bunuri si prestarile de servicii, altele decat cele mentionate la lit. a), furnizate catre beneficiari persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fara nominalizarea cumparatorului, cum ar fi: transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau abonamentelor, accesul pe baza de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, targuri, expozitii;
c) livrarile de bunuri si prestarile de servicii, altele decat cele mentionate la lit. a) si b), furnizate catre beneficiari, persoane neimpozabile, altele decat persoanele juridice neimpozabile, care prin natura lor nu permit furnizorului/prestatorului identificarea beneficiarului, cum sunt: livrarile de bunuri efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcari auto a caror contravaloare se incaseaza prin automate, servicii de reincarcare electronica a cartelelor telefonice preplatite.
d) livrarile de energie electrica efectuate de prosumatori, persoane fizice in anumite conditii.
Diferente intre persoane fizice, PFA si SRL
O persoana fizica ce nu desfasoara activitate economica nu are obligatia de a emite facturi fiscale. In schimb, PFA-urile si SRL-urile, fiind persoane impozabile inregistrate fiscal, trebuie sa respecte intocmai regulile de facturare prevazute de lege, indiferent de marimea afacerii sau de valoarea fiecarei tranzactii in parte.
De la ce suma se emite factura fiscala in Romania
Facturarea pentru sume mici
Asa cum am mentionat, nu exista un plafon minim legal pentru emiterea facturii. Totusi, in practica, multe firme mici sau PFA-uri emit bonuri fiscale pentru tranzactiile de valoare redusa catre persoane fizice, urmand ca factura sa fie emisa doar la cererea expresa a clientului. Este important de retinut ca aceasta practica nu inlocuieste obligatia de facturare in relatiile dintre persoane juridice.
Facturarea catre persoane fizice vs juridice
Cand vanzarea se face catre o persoana fizica ce cumpara pentru uz propriu, emiterea bonului fiscal este suficienta, insa vanzatorul este obligat sa emita factura daca aceasta este solicitata de cumparator.
In absenta bonului, daca vanzarea se face catre o alta firma sau catre o PFA, factura este intotdeauna obligatorie, indiferent de suma.
Exceptii si situatii speciale
Exista si operatiuni scutite de TVA fara drept de deducere pentru care nu exista obligatia de a emite factura, precum si situatii in care se opteaza voluntar pentru emiterea unei facturi chiar daca legea nu o impune. In aceste cazuri, documentul trebuie sa contina cel putin informatiile minime prevazute de Codul Fiscal.
Reguli generale privind emiterea facturilor
Termenul legal de emitere a facturii
Termenul standard este pana in a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei, cu exceptia cazului in care factura a fost deja emisa.
In practica majoritatea firmelor emit factura chiar in ziua livrarii sau prestarii serviciului, pentru a evita erori de evidenta sau omisiuni.
Ce informatii trebuie sa contina o factura
O factura fiscala valida trebuie sa cuprinda, printre altele: numarul si data emiterii, datele de identificare ale furnizorului si ale clientului, denumirea si cantitatea bunurilor sau serviciilor, pretul unitar, baza de impozitare, cota de TVA aplicata si suma taxei colectate, exprimata in lei. Semnatura si stampila nu sunt elemente obligatorii, conform Codului Fiscal.
Facturarea electronica si e-Factura
Sistemul national RO e-Factura a devenit obligatoriu pentru majoritatea operatorilor economici care emit facturi catre alte entitati inregistrate in Romania, iar transmiterea facturilor prin acest sistem este strans monitorizata de ANAF. Este recomandat ca fiecare antreprenor sa verifice periodic actualizarile legislative privind extinderea acestei obligatii, deoarece regulile au fost modificate succesiv in ultimii ani.
Emiterea facturilor pentru PFA si SRL
Obligatii de facturare pentru PFA
PFA-urile au aceleasi obligatii de facturare ca si societatile comerciale.
Obligatii de facturare pentru SRL
SRL-urile, indiferent de cifra de afaceri, trebuie sa emita facturi pentru fiecare livrare sau prestare in situatiile mentionate anterior in acest articol. Daca sunt platitoare de TVA, factura trebuie sa contina toate elementele obligatorii legate de cota si suma taxei.
Facturarea in relatie cu persoane fizice
Cand este obligatorie factura pentru persoane fizice
Factura devine obligatorie atunci cand persoana fizica solicita in mod expres acest document, de regula pentru a justifica o cheltuiala sau pentru a beneficia de garantie. In lipsa unei asemenea solicitari, bonul fiscal este suficient pentru majoritatea tranzactiilor de vanzare cu amanuntul.
Bon fiscal vs factura
Bonul fiscal este emis de casa de marcat si atesta plata, in timp ce factura este un document contabil complet, cu valoare fiscala mai mare, folosit adesea pentru deducerea cheltuielilor sau a TVA-ului de catre firme.
Situatii in care clientul solicita factura
Cel mai frecvent, clientii persoane fizice solicita factura pentru achizitii de electronice, electrocasnice sau servicii cu valoare mai mare, unde documentul este necesar pentru garantie sau pentru evidente personale.
Exemple practice de emitere factura
Facturare servicii de valoare mica
Un PFA care presteaza un serviciu de consultanta in valoare de 50 de lei catre o alta firma este obligat sa emita factura, indiferent de suma redusa, deoarece clientul este persoana juridica.
Facturare produse catre clienti individuali
Un magazin care vinde produse unei persoane fizice poate emite doar bon fiscal, insa trebuie sa emita si factura daca aceasta este ceruta la momentul cumpararii.
Greseli frecvente in emiterea facturilor
Printre cele mai intalnite greseli se numara emiterea cu intarziere, omiterea unor elemente obligatorii, folosirea unui numar de factura incorect sau neconcordanta dintre factura si evidentele contabile ulterioare.
Recomandari pentru antreprenori
Cum sa gestionezi corect facturarea
Este recomandat ca fiecare antreprenor sa stabileasca o procedura clara pentru emiterea facturilor, sa respecte termenele legale si sa verifice periodic modificarile aduse Codului Fiscal, mai ales in ceea ce priveste e-Factura.
Automatizarea procesului de facturare
Automatizarea reduce semnificativ riscul de erori umane si asigura respectarea termenelor legale, mai ales in cazul firmelor cu volum mare de tranzactii.
Avantajele utilizarii unui program de facturare
Un program de facturare permite generarea rapida a documentelor, transmiterea automata prin e-Factura, arhivarea electronica si evidenta clara a incasarilor, economisind timp si reducand riscul de sanctiuni din partea autoritatilor fiscale.
FAQ
De la ce suma este obligatorie emiterea unei facturi?
Nu exista o suma minima de la care factura devine obligatorie. Obligatia de facturare depinde de tipul tranzactiei si de statutul furnizorului si al clientului, nu de valoarea vanzarii.
Trebuie sa emit factura pentru o vanzare de 10 lei?
Valoarea de 10 lei nu te scuteste automat de emiterea facturii. Daca operatiunea se incadreaza intr-un caz in care facturarea este obligatorie, factura trebuie emisa indiferent de suma.
PFA-ul trebuie sa emita factura?
Da. Un PFA are obligatii de facturare pentru operatiunile pentru care legislatia prevede emiterea facturii, la fel ca un SRL.
SRL-ul trebuie sa emita factura pentru orice vanzare?
Nu orice vanzare catre persoane fizice presupune automat emiterea unei facturi. In cazul operatiunilor pentru care este suficient bonul fiscal, factura poate fi emisa la solicitarea clientului. In relatiile in care factura este obligatorie, aceasta trebuie emisa indiferent de valoarea tranzactiei.
Factura este obligatorie daca vand catre o persoana fizica?
Depinde de tipul operatiunii. Pentru multe vanzari cu amanuntul catre persoane fizice, bonul fiscal este suficient, insa factura trebuie emisa daca este solicitata de client sau daca operatiunea intra intr-un caz in care facturarea este obligatorie.
Care este termenul pentru emiterea unei facturi?
In cazul general, factura se emite pana in a 15-a zi a lunii urmatoare celei in care ia nastere faptul generator al taxei, cu respectarea exceptiilor prevazute de legislatia fiscala.
Este obligatorie e-Factura pentru PFA si SRL?
Obligatia de transmitere prin RO e-Factura depinde de tipul operatiunii si de partile implicate si a fost extinsa succesiv prin modificari legislative. De aceea, este important ca antreprenorii sa verifice regulile aplicabile situatiei lor.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
Ai firma noua? Daca firma ta este nou infiintata, primesti SmartBill gratuit timp de 12 luni. Afla mai multe pe smartbill.ro/startup.
