Dar ce este facturarea online si cum poti emite facturi online

Am vorbit in articolul precendent despre originea si istoria facturarii. Dar sa vedem impreuna, ce este de fapt facturarea online si cum poti emite si tu facturi online alaturi de Smart Bill.

Societatea in care traim are anumite asteptari si norme atunci cand este vorba despre bani. In majoritatea situatiilor sociale, a vorbi despre bani este considerat un lucru de prost gust. Daca imprumutam bani cuiva, nu ne simtim foarte in largul nostru sa ii cerem inapoi atunci cand rambursarea intarzie, iar daca luam cu imprumut, cu siguranta nu avem liniste pana nu ne platim datoria.

In afaceri este mai simplu, daca nu avem dovada, nu primim bani. Sa punem problema altfel: daca un client iti datoreaza 1000 EUR, nu ii poti trimite un email spunandu-i ca trebuie sa-ti dea 1000 EUR. Ar fi complet neprofesional si chiar nepoliticos. Ai putea pierde clientul respectiv. Ca sa nu mai vorbim de faptul ca acel client ar putea efectiv sa nu inteleaga de ce trebuie sa-ti dea bani.

Daca in schimb ii trimiti un e-mail spunandu-i ca atasezi factura corespunzatoare serviciilor prestate sau bunurilor vandute, atunci atitudinea ta este cea corecta. Acesta este un mod politicos de a solicita plata datorata. Facturile sunt acceptate social ca fiind modalitate de plata. Astfel, din punctul de vedere al clientului, acest document este reprezentarea contravalorii serviciilor sau bunurilor achizitionate si un act fiscal pe care il vor inregistra in contabilitate.

Pentru a putea incasa bani in schimbul serviciilor prestate sau a bunurilor vandute, legea ne obliga sa emitem o factura. Practic, factura este un instrument de plata, reprezinta dovada ca ti se datoreaza bani.

In general, clientii platesc dupa ce le-a fost emisa o factura. Asta nu inseamna ca nu pot plati inainte, dar asa functioneaza majoritatea tranzactiilor de business. Chiar daca plata se realizeaza inainte, tot este necesar sa fie trimisa o factura in urma platii.

Facturarea clasica

De-a lungul anilor, facturile au fost emise pe hartie si trimise clientului prin posta la finalul perioadei de facturare. Exista inca foarte multe companii care factureaza astfel, dar nu este o metoda eficienta.

Crearea unei facturi pe hartie ia timp, dureaza o zi-doua cel putin pana ajunge la client, si asta daca nu se pierde la posta si nici nu vreau sa incep macar sa discut despre ce inseamna asta din punct de vedere ecologic. De asemenea, odata ajunsa la client, factura trebuie procesata, ceea ce inseamna ca plata va fi intarziata semnificativ.

Exista si alte probleme in ceea ce priveste aceasta metoda de lucru. De exemplu, trebuie sa creezi si sa refolosesti facturi diferite pentru clienti diferiti si sa introduci datele de facturare atat in contabilitatea ta, cat si pe facturi, ceea ce reprezinta un volum de munca destul de insemnat. De asemenea, nu este sarcina usoara nici sa tii socoteala facturilor trimise si a platilor incasate. Chiar si simpla trimitere pe email a facturilor iti va lua timp pretios.

Facturarea online evolutie a sistemului de facturare

Facturarea online rezolva toate aceste probleme, conferind procesului rapiditate si usurinta. In plus, permite antreprenorilor sa identifice cu usurinta statusul unei facturi. Facturarea electronica reduce costurile si creste rapiditatea cu care sunt incasate facturile emise.

Clientii se asteapta intotdeauna ca produsele si serviciile comandate sa fie livrate intr-un timp foarte scurt si in mod eficient. Plata corespunzatoare acestor bunuri sau servicii ar trebui sa fie efectuata la fel de repede. Facturarea online permite acest lucru, inlaturand multe dintre barierele si intarzierile de plata, ceea ce inseamna ca banii vor fi transferati rapid, fluxul de numerar va fi mai alert, iar antreprenorul va avea mai mult timp la dispozitie pentru a-si dezvolta afacerea.

Facturarea online presupune achizitionarea unui program de facturare precum SmartBill, care permite emiterea de facuri online de oriunde, oricand si cu usurinta. De asemenea, datele introduse sunt in siguranta, acest tip de programe fiind gazduitin cloud.

Practic, odata achizitionat acest program de facturare, iti creezi un cont, putand din acel moment sa emiti facturi online care pot fi personalizate in functie de client, pot fi setate sa fie recurente, se trimit automat prin email clientilor si sunt in permanenta la zi cu orice modificari legislative (de exemplu, rata de TVA aplicabila). In plus, in cazul in care anumite facturi online nu sunt platite la timp, programul poate emite o serie de notificari pentru a reaminti ca facturile respective sunt inca scadente.

Daca nu ai incercat inca un astfel de program de facturare si facturi onlineacum e momentul. Intra pe SmartBill si creeaza-ti cont pentru a test gratuit timp de 30 de zile.

In articolul urmator vom discuta in detaliu despre beneficiile facturarii online.