Unele documente financiar-contabile sunt obligatoriu de intocmit numai in anumite situatii sau in functie de indeplinirea unor conditii. Iata mai jos cateva exemple:
NIR (nota de receptie si constatare de diferente)
NIR-ul nu este un document obligatoriu pentru fiecare intrare de bunuri in gestiune.
Potrivit prevederilor O 2634/2015 privind documentele financiar-contabile, nota de receptie are caracter obligatoriu doar in urmatoarele situatii:
- in cazul in care avem intrari de marfuri in gestiunea la care evidenta se tine la pret de vanzare
- daca bunurile care sunt facturate sau mentionate pe avizul de insotire a marfii nu fac parte din aceeasi gestiune. Pentru a se putea face repartizarea lor pe gestiune este necesara întocmirea unei NIR.
- in situatia in care firma primeste bunuri in vederea pastrarii, in custodie, sau in vederea prelucrarii
- in cazul in care achizitiile se fac de la persoane fizice. Persoanele fizice nu emit factura, astfel ca NIR este documentul care atesta intrarea in gestiune
- in situatia in care se primesc bunuri fara niciun document de livrare.
In toate aceste cazuri este obligatorie nota de receptie.
Pentru cazurile in care nu este obligatorie intocmirea NIR, receptia se face pe baza facturii sau avizului de insotire marfii.
Chiar daca nu este obligatoriu in toate cazurile, NIR este un document util de intocmit iar odata cu introducerea in aplicatia de gestiune, de regula documentul se genereaza automat.
Factura
In legislatia Uniunii Europene, factura este obligatorie din punct de vedere a TVA in marea majoritate a tranzactiilor B2B (business to business – adica intre persoane juridice) si in anumite tranzactii B2C (business to consumer; persoana juridica – persoana fizica).
Din punct de vedere al legislatiei romanesti, factura este obligatorie in urmatoarele situatii:
- pentru livrarile de bunuri sau prestarile de servicii efectuate
- pentru fiecare vanzare la distanta efectuata
- pentru livrarile intracomunitare de bunuri
- pentru orice avans incasat in legatura cu una dintre operatiunile mentionate la lit. a) si b)
Prin exceptie, persoana impozabila nu are obligatia emiterii de facturi pentru operatiunile scutite fara drept de deducere a taxei. Aceste operatiuni scutite de taxa fara drept de deducere sunt operatiuni impozabile pentru care nu se datoreaza taxa si nu este permisa deducerea taxei datorate sau achitate pentru achizitiile de bunuri si servicii necesare realizarii unor astfel de operatiuni.
De asemenea, tot ca exceptie, persoana impozabila este scutita de obligatia emiterii facturii pentru urmatoarele operatiuni, cu exceptia cazului in care beneficiarul solicita factura:
- daca vanzarile au loc prin magazinele de comert cu amanuntul pentru care este obligatorie emiterea de bonuri fiscale. In acest caz se elibereaza bonul fiscal si doar la cerere se elibereaza si factura
- in alte situatii precum cele in care nu se nominalizeaza cumparatorul, de exemplu: transportul persoanelor pe baza biletelor de calatorie sau abonamentelor, accesul pe baza de bilet la: spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, târguri, expozitii. In toate aceste situatii, nu se emite factura
- livrarile de bunuri efectuate prin automatele comerciale, serviciile de parcari auto a caror contravaloare se incaseaza prin automate, servicii de reincarcare electronica a cartelelor telefonice preplatite
Avizul
Avizul de insotire a marfii este documentul de insotire a marfii pe timpul transportului si sta la baza intocmirii facturii.
Se utilieaza si pentru transferul de bunuri de la o gestiune la alta, dar numai in anumite situatii. Este vorba de transferul intre gestiunile dispersate teritorial, ale aceleiaşi entitati.
Aici exista o delimitare:
- daca se transfera bunuri intre doua gestiuni aflate in incinta entitatii documentul utilizat este bonul de transfer
- in cazul gestiunilor dispersate teritorial se intocmeste Aviz de insotire a marfii.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
La firma la care lucrez ca gestionar apare pe factura numele fostului gestionar ca fiind cel care a operat/realizat factura. Este legal sa semnez peste numele lui acea factura?
Multumesc.
Buna ziua,
Probabil a ramas setat in aplicatie numele fostului gestionar. Puteti sa solicitati sau sa faceti dumneavoastra schimbarea numelui, cu numele dumneavoastra, mai ales ca persoana respectiva nu mai este in firma. In majoritatea aplicatiilor aceasta setare se poate face usor in configurari.
Zi frumoasa!
Buna ziua,
Am o nelamurire cu intocmirea NIR-ului , si as avea nevoie de un sfat.
Marfa a venit din china si factura este in USD . Este correct daca am introdus produsele in gestiune in RON la cursul valutar pe care s-a facut tranzactia ? (S-a platit cu card RON , convertirea in USD s-a facut automat)
Ca si valoarea produs total am calculat : pret produs + fractie servicii transport / fiecare produs
Multumesc anticipat
Buna ziua Andrei,
Regulile contabilitatii financiare prevad ca tranzactiile in valuta se introduc atat in lei cat si valuta. Cel putin in contabilitate, tranzactia va trebui introdusa in ambele valute. In gestiune consideram ca suma poate ramane asa, in lei.
Daca transferati datele din gestiune in contabilitate va trebui sa corectati inregistrarea. Legat de modul de calcul a valorii de intrare a produsului este bine cum ati procedat repartizand si cota parte din valoarea transportului.
Mult succes!