Proforma versus factura

Factura si proforma sunt doua documente frecvent utilizate in activitatile economice, insa intre ele exista diferente importante din punct de vedere juridic, fiscal si contabil. In acest articol explicam ce este factura, ce este proforma si care sunt asemanarile si deosebirile dintre factura si proforma.

Ce este proforma (factura proforma)

Proforma sau factura proforma este un document fara semnificatie contabila, care nu se inregistreaza in contabilitate. Aceasta este emisa de vanzator catre beneficiar cu scop informativ, pentru a-l anunta asupra produselor sau serviciilor pe care urmeaza sa le achizitioneze.

Factura proforma contine, in general, aceleasi informatii ca o factura finala, insa:

– se emite inainte de efectuarea vanzarii;

– nu creeaza o obligatie legala de plata;

– nu are valoare fiscala.

In baza proformei, clientul poate decide daca doreste sa efectueze plata. Dupa achitarea sumei, vanzatorul este obligat sa emita factura fiscala finala.

Cand se emite o proforma

Poti emite o factura proforma in urmatoarele situatii:

– pentru a evita anularea unei facturi finale in caz de neplata (de exemplu, in relatia cu un client nou);

– pentru a evita colectarea TVA si plata impozitului pe venit inainte de incasare;

– atunci cand nu exista un contract si doresti sa incasezi banii inainte de livrarea produselor;

– la solicitarea bancii, pentru obtinerea unui credit documentar;

– atunci cand autoritatile vamale din tara importatorului solicita acest document.

Ce este factura

Factura este un document contabil oficial, care se inregistreaza in contabilitate si este emis de un furnizor catre un client (persoana fizica sau juridica). Factura atesta realizarea unei vanzari si sta la baza:

– incasarii contravalorii bunurilor sau serviciilor;

– colectarii sau deducerii TVA.

Ce informatii trebuie sa contina o factura (conform Codului Fiscal)

Potrivit Codului Fiscal, factura trebuie sa contina cel putin urmatoarele elemente obligatorii:

– numarul si seria facturii;

– data emiterii;

– data livrarii bunurilor sau prestarii serviciilor (daca difera);

– datele de identificare ale furnizorului si beneficiarului;

– codurile de identificare fiscala si de TVA, daca este cazul;

– denumirea si cantitatea bunurilor sau serviciilor;

– pretul unitar, baza de impozitare si valoarea totala;

– cota si valoarea TVA aplicata;

– mentiuni speciale (ex: „taxare inversa”, „TVA la incasare”, „autofactura”), daca sunt aplicabile;

– referinte la alte documente sau facturi emise anterior, daca este cazul.

👉 Important: semnatura si stampila nu sunt obligatorii pe factura, conform legislatiei in vigoare.

Rolul facturii in contabilitate

Factura este documentul justificativ:

– pe baza caruia se deduce TVA pentru achizitii;

– prin care se colecteaza TVA pentru vanzarile realizate.

Asemanari intre proforma si factura

Atat factura, cat si proforma:

– contin informatii similare;

– pot fi emise fara semnatura si stampila;

– pot circula atat in format fizic, cat si in format electronic.

Diferente intre proforma si factura

Principalele diferente dintre factura si proforma sunt:

– factura este document contabil, proforma nu este;

– factura creeaza obligatia de plata, proforma are caracter informativ;

– factura confirma o vanzare, proforma este emisa inainte de vanzare;

– factura este reglementata de Codul Fiscal, proforma nu este reglementata de un act normativ;

– factura se poate emite inainte sau dupa plata, proforma se emite inainte de plata.

Concluzie

Pe scurt, proforma este o oferta, iar factura este documentul fiscal care confirma tranzactia. Intelegerea diferentei dintre factura si proforma te ajuta sa eviti erori contabile si fiscale si sa gestionezi corect relatiile comerciale.

Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.

Ai firma noua? Primesti SmartBill gratuit timp de 12 luni, daca esti la inceput de drum. Afla mai multe pe smartbill.ro/startup.