Unul dintre documentele financiar-contabile utilizate in activitatea economica a unei societati este dispozitia de incasare/plata. Modul de intocmire si utilizare a acestui document este reglementat prin Ordinul nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile.
Dispozitia de incasare/plata este documentul financiar-contabil ce sta ca dovada a tranzactiilor derulate prin casierie: incasari si plati si prin urmare a operarii in Registrul de incasari si plati.
Se utilizeaza in cazul incasarii unor sume in numerar (inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale, materii prime, etc.) sau pentru efectuarea unor plati in numerar.
Pe de alta parte, dispozitia de incasare este o dovada pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale.
Totodata, este un document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate, fara sa mai existe un alt document justificativ pentru acele plati. Ordinul 2634/2015 nu mai prevede un anumit circuit al documentelor sau un anumit numar de exemplare.
De regula, in practica, dispozitia de plata/incasare se intocmeste intr-un singur exemplar de catre responsabilul cu casieria sau cel mai adesea de catre contabil. Documentul se anexeza la registrul de casa pentru a justifica intrarea sau iesirea de numerar respectiva.
Elementele unei dispozitii sunt:
- denumirea societatii
- numarul si data intocmirii dispozitiei de incasare/plata
- numele/prenumele si functia persoanei care incaseaza/restituie suma
- suma incasata/restituita
- scopul incasarii/platii
- semnaturile: conducatorului unitatii, compartimentul financiar-contabil
- datele suplimentare privind beneficiarul sumei (seria si numarul actului de identitate, suma primita, data, numele si prenumele, semnatura) – acest camp se completeaza numai pentru plati
- tipul tranzactiei si suma aferenta
- data si semnatura casierului
Cand utilizam aceste dispozitii?
Cateva exemple practice cand putem utiliza dispozitia de incasare/plata sunt urmatoarele:
Dispozitia de incasare:
- creditarea in numerar a societatii de catre administrator/asociatii entitatii
- restituirea unui avans nedecontat integral de catre angajatii care revin din delegatie
- recuperarea unei pagube produse de un angajat
- restituirea dividendelor interimare platite in plus unui asociat
Dispozitia de plata:
- restituirea creditarii in numerar a societatii catre administrator/asociatii entitatii
- plata diferentei cuvenite angajatilor pentru cheltuielile de deplasare
- plata salariilor in numerar cand din diverse motive nu se utilizeaza statul de plata
- justificarea platii unui furnizor pentru care s-au pierdut documentele de plata
- restituirea in numerar a unei garantii retinute de la un gestionar
Fiind documente care reflecta tranzactii cu numerar, este important sa fie urmarita incadrarea in plafoanele pentru tranzactii cu numerar, reglementate de Legea 70/2015. Cateva din aceste plafoane sunt:
- plati din avansuri spre decontare – in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoana care a primit avansuri spre decontare
- incasari de la persoane juridice, persoane fizice autorizate, intreprinderi individuale, intreprinderi familiale, liber profesionisti, persoane fizice care desfasoara activitati in mod independent, asocieri si alte entitati cu sau fara personalitate juridicalimita unui plafon zilnic de 5.000 lei de la o persoana
- plati catre persoanele mentionate anterior, in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei/persoana, dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi
- plati catre magazinele de tipul cash and carry, care sunt organizate si functioneaza in baza legislatiei in vigoare, in limita unui plafon zilnic total de 10.000 lei
Termenul de arhivare
Termenul de arhivare a dispozitiilor de incasare si plata este de 5 ani, fiind astfel in lista documentelor cu cel mai redus termen de arhivare.
Model de completare dispozitie de incasare (creditare societate):
Model de completare dispozitie de plata (plata salariu in numerar catre angajat):
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
Ai firma noua? Primesti SmartBill gratuit timp de 12 luni, daca esti la inceput de drum. Afla mai multe pe smartbill.ro/startup.
Cine si unde se trece numarul de inregistrare al disporitiei de plata sau incasare pentru contabilitate in partida simpla?
Buna seara,
Persoana care intocmeste respectiva dispozitie (persoana fizica autorizata spre exemplu in cazul PFA-ului).
In ceea ce priveste locul in care se trece numarul de inregistrare al dispozitiei, fiecare dispozitie de plata/incasare are in partea de sus un camp cu numarul si data de completare al acesteia.
Seara frumoasa!
Buna ziua,
Este necesara Dispozitia de plata in cazul mutarii de catre administrator de cash din casa in banca ?
Multumesc !
Buna ziua Daniel,
Nu este necesar acest document. Extrasul de cont este singurul document necesar.
Zi frumoasa!
buna ziua!Spune-ti ca la mutarea de cash din casierie in banca nu e nevoie de dispozitie de plata,e de ajuns extrasul de cont.Exista vreo lege care spune asta?Eu am primit amenda de la pol economica pt ca am luat bani din vanzari si i-am depus la banca.Nu au luat in considerare extrasul de cont.Acum ma judec si am nevoie de cat mai multe informatii.Multumesc!
Buna ziua Sebastian,
Avem Ordinul nr. 2634/2015, care prevede ca Dispozitia de plata/incasare catre casierie serveste ca:
dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;
dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;
document justificativ de inregistrare in Registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.
Dispozitia de plata/incasare catre casierie se intocmeste:
in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, atunci cand nu exista alte documente prin care se dispune plata (ex.: stat de salarii, lista de avans chenzinal etc.);
in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuieli de deplasare, procurare de materiale etc.;
in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, atunci cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).
Astfel, nu este mentionat ca acest document se utilizeaza pentru depunerea de bani la banca, insa se precizeaza ca dispozitia de plata se foloseste ca document justificativ de inregistrare in Registrul de casa si in contabilitate in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.
In situatia dumneavoastra ar trebui sa aveti dovada depunerii numerarului la banca – fie chitanta eliberata de ATM (daca depunerea s-a facut la ATM), fie un document emis la ghiseul bancar care atesta aceasta depunere, pe langa extrasul de banca.
In cazul in care exemplarul s-a pierdut, puteti solicita bancii un duplicat al documentului de depunere.
Mult succes si o zi frumoasa in continuare!
E necesara dispozitia de plata la depunerea banilor la banca de catre angajat?
Buna ziua,
Nu este nevoie, document justificativ va fi extrasul de cont unde va aparea suma depusa de angajat.
Zi frumoasa!
Buna ziua, in cazul recuperarii unei sume virate eronat unui angajat, se face dispoz.de incasare si chitanta, sau numai dispoz.de incadare?
Buna ziua,
Se face dispozitie de incasare. Este suficient. Chitanta se utilizeaza in relatie cu tertii.
Zi frumoasa!
Buna ziua.
In cazul restituiri unui avans acordat unui șofer la plecarea în delegație, dispoziția de încasare se face numele șoferului sau al casierului care a încasat suma respectiva?
O zi buna în continuare
Buna ziua Maria,
Se intocmeste dispozitia de incasare pe care o semneaza casierul pentru primire. Poate scrie in detaliile documentului numele persoanei care a facut restituirea avansului.
Mult succes!
Bună ziua! Dacă se plătește o factura pe firma la banca, cu numerar, se face dispoziție de plata? Mulțumesc!
Buna ziua Madalina,
Pentru aceasta situatie se intocmeste dispozitia de plata care reflecta plata efectuata din casierie. La aceasta puteti sa atasati dovada depunerii numerarului in contul furizorului, primita de la banca.
Zi frumoasa!
Buna ziua.
Numerotarea dispozitiilor de plata cum se face?
La inceputul unui an nou incepe si numerotarea de la 1 sau merge in continuare la ce numar am ajuns?
Buna ziua,
Fiecare societate ar trebui sa dispuna de o procedura interna de gestionare a documentelor interne prin care decide cum face numerotarea documentelor. Va recomandam sa intocmiti o decizie la inceput de an in care sa decideti cum numerotati facturile, dispozitiile de plata, etc. Puteti incepe de la 1 sau de la ce numar ati ajuns anul precendent.
Mult succes!
Buna ziua,
Am infiintat o firma ce se va ocupa cu: achizitia de telefoane second-hand de la persoana fizice/juridice, reconditionarea lor si vanzarea ulterioara, ca obiect principal de activitate. De asemenea, va presta si servicii de reparatii GSM, dar si de vanzare de accesorii GSM noi (huse, folii, incarcatoare, etc).
Daca ma puteti ajuta, ma intereseaza urmatoarele:
1. Atunci cand cumpar de la pers. fizica este suficienta intocmirea borderoului de achizitie?
2. Pot face plata cash catre vanzator la fata locului? Pot folosi in acest caz ca document justificativ dispozitiile de plata?
3. Cum procedez daca cumparatorul doreste sa achite cash? Este suficienta emiterea facturii insotita de bon emis de casa de marcat?
Orice alte informatii sunt binevenite.
Va multumesc!
Buna ziua Gabriela,
1. La achizitiile de la persoane fizice se utilizeaza borderoul de achizitie si nota de intrare-receptie.
Potrivit OMFP 2634/2015, documentele justificative provenite din tranzactii/operatiuni de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baza de borderou de achizitie/carnet de comercializare, pot fi inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective.
2. In cazul platilor, puteti intocmi dispozitia de plata.
3. La incasarea cash, utilizati bonul fiscal, iar daca cumparatorul doreste factura, va fi necesar sa emiteti si factura. Daca acesta nu solicita factura, este suficient bonul fiscal.
Speram ca aceste informatii sa va fie utile.
Zi frumoasa si weekend placut!
Bună ziua! In cazul returnării unor ambalaje de tip SGR de către clienți, e suficient sa emitem dispoziție de plată pentru a justifica suma scoasă din casă ? Suntem o Întreprindere individuală! Va mulțumesc!
Buna ziua Florin,
Consideram ca ar trebui emis un bon cu minus. Initial, s-a inregistrat pe bonul fiscal marfa + garantia, de aceea, la returnare, consideram ca ar trebui sa avem un bon fiscal cu semnul „-„.
Mult succes si o zi frumoasa!
Buna ziua
Cum pot face stornarea unei facturi eliberate, care a fost încasată prin chitanță? De ce document va fi insotita factura storno pentru a ”anula” chitanta?
Cu multumiri,
Buna ziua Beatrice,
Pentru factura se face o factura de storno (cu semnul minus), pentru chitanta nu se poate face acelasi lucru. Dumneavoastra va trebui sa restituiti suma clientului si acest lucru se poate face prin banca (caz in care documentul justificativ este extrasul de banca) sau prin numerar. Daca clientul este persoana juridica, va poate emite o chitanta. Altfel, se poate face o dispozitie de plata.
Speram ca aceste informatii sa va fie utile.
Zi frumoasa!
Buna ziua
Pentru efectuarea unei chirii de catere o persoana juridica SRL catre o persoana fizica in urma unui contract de inchieriere spatiu comercial inregistrat la directia fiscala, persoana fizica are obligatia de a da vreo discpozitie de plata catre sociatatea respectiva sau SRL-ul are obligatia de a da dispozitir de plata din casa? Mentionez faptul ca ma afulu in litigiu cu acea societate pentru neplata chiriei si avocatul partii parate (al societatii) pretinde ca nu am eliberat eu nici o dovada de plata cand defapr eu stiu ca societatea are obligatia sa tina evidenta platii acestei chirii
Buna ziua,
Societatea are obligatia de a evidentia in contabilitate cheltuiala cu chiria si, de asemenea, plata efectuata catre persoana fizica, fie prin banca, fie in numerar, respectand prevederile cu privire la plafoanele pentru platile in numerar (Legea 70/2015). De asemenea, are obligatia de a retine impozitul si de a-l declara prin Declaratia 100.
Speram ca aceste informatii va sunt de ajutor!
O zi frumoasa in continuare.
Buna ziua.
Ptr.achizitii platie cash cu bon fiscal este obligatorie dispozitia de plata, daca sunt atasate decont de cheltuieli sau ordin de deplasare?
Buna ziua Ana-Maria,
Aici este important circuitul documentelor: daca ati primit un avans din casierie, pe baza caruia ati efectuat plati – de exemplu, intr-un magazin – si ati primit bon fiscal, atunci, la depunerea decontului si regularizarea sumelor, este necesara intocmirea unei dispozitii de plata sau incasare. In schimb, daca ati efectuat direct plata din casierie (ex: pentru achizitia unei case mobile) si vi s-a emis bon fiscal, se poate considera ca nu mai este necesara si intocmirea unei dispozitii. Totul depinde de circuitul intern stabilit pentru astfel de situatii.
Mult succes si o zi frumoasa in continuare!
Buna ziua,
Îmi puteți transmite vă rog dacă există efectuate plăți cash din casiere către același furnizor ( de exemplu poștă) dar ni se emite facturi diferite, se emite dispoziție de plată aferentă pentru fiecare factură în parte, ori este permis emiterea unei singure dispoziții de plată care să conțină totalul facturilor, iar acestea să fie atașate dispoziției de plată ? Vă mulțumesc !
Buna ziua Anca,
Sunt posibile ambele variante, de regula, pentru simplificare, se face o singura dispozitie de plata pentru un decont de cheltuieli care cumuleaza mai multe facturi.
Mult succes si o zi frumoasa in continuare!