Autentificare Cloud

Contact

Bill
Ai o afacere? Cu SmartBill facturezi simplu, rapid si ai integrare gratuita e-Factura!       Afla mai multe
Intrebari din Domeniu

Dispozitiile de incasare si plata – cand se utilizeaza, cum se completeaza si termenul de arhivare

Dispozitie de plata si de incasare

Unul dintre documentele financiar-contabile utilizate in activitatea economica a unei societati este dispozitia de incasare/plata. Modul de intocmire si utilizare a acestui document este reglementat prin Ordinul nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile.

Dispozitia de incasare/plata este documentul financiar-contabil ce sta ca dovada a tranzactiilor derulate prin casierie: incasari si plati si prin urmare a operarii in Registrul de incasari si plati.

Se utilizeaza in cazul incasarii  unor sume in numerar (inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale, materii prime, etc.) sau pentru efectuarea unor plati in numerar.

Pe de alta parte,  dispozitia de incasare este o dovada pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale. 

Totodata, este un document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate, fara sa mai existe un alt document justificativ pentru acele plati. Ordinul 2634/2015 nu mai prevede un anumit circuit al documentelor sau un anumit numar de exemplare.

De regula, in practica, dispozitia de plata/incasare se intocmeste intr-un singur exemplar de catre responsabilul cu casieria sau cel mai adesea de catre contabil. Documentul se anexeza la registrul de casa pentru a justifica intrarea sau iesirea de numerar respectiva.

Elementele unei dispozitii sunt:

  • denumirea societatii
  • numarul si data intocmirii dispozitiei de incasare/plata
  • numele/prenumele si functia persoanei care incaseaza/restituie suma
  • suma incasata/restituita
  • scopul incasarii/platii
  • semnaturile: conducatorului unitatii, compartimentul financiar-contabil
  • datele suplimentare privind beneficiarul sumei (seria si numarul actului de identitate, suma primita, data, numele si prenumele, semnatura) – acest camp se completeaza numai pentru plati
  • tipul tranzactiei si suma aferenta
  • data si semnatura casierului

Cand utilizam aceste dispozitii?

Cateva exemple practice cand putem utiliza dispozitia de incasare/plata sunt urmatoarele:

Dispozitia de incasare: 

  • creditarea in numerar a societatii de catre administrator/asociatii entitatii
  • restituirea unui avans nedecontat integral de catre angajatii care revin din delegatie
  • recuperarea unei pagube produse de un angajat
  • restituirea dividendelor interimare platite in plus unui asociat

Dispozitia de plata:

  • restituirea creditarii in numerar a societatii catre administrator/asociatii entitatii
  • plata diferentei cuvenite angajatilor pentru cheltuielile de deplasare
  • plata salariilor in numerar cand din diverse motive nu se utilizeaza statul de plata
  • justificarea platii unui furnizor pentru care s-au pierdut documentele de plata
  • restituirea in numerar a unei garantii retinute de la un gestionar

Fiind documente care reflecta tranzactii cu numerar, este important sa fie urmarita incadrarea in plafoanele pentru tranzactii cu numerar, reglementate de Legea 70/2015. Cateva din aceste plafoane sunt:

  • plati din avansuri spre decontare – in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoana care a primit avansuri spre decontare
  • incasari de la persoane juridice, persoane fizice autorizate, intreprinderi individuale, intreprinderi familiale, liber profesionisti, persoane fizice care desfasoara activitati in mod independent, asocieri si alte entitati cu sau fara personalitate juridicalimita unui plafon zilnic de 5.000 lei de la o persoana
  • plati catre persoanele mentionate anterior, in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei/persoana, dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi
  • plati catre magazinele de tipul cash and carry, care sunt organizate si functioneaza in baza legislatiei in vigoare, in limita unui plafon zilnic total de 10.000 lei

Termenul de arhivare

Termenul de arhivare a dispozitiilor de incasare si plata este de 5 ani, fiind astfel in lista documentelor cu cel mai redus termen de arhivare.

Model de completare dispozitie de incasare (creditare societate):

Table

Description automatically generated
Table

Description automatically generated

Model de completare dispozitie de plata (plata salariu in numerar catre angajat):

Table

Description automatically generated
Table

Description automatically generated

Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.

Despre autor

Delia Mircea, FCCA, este coordonatorul editorial al Contzilla.ro, site-ul contabililor descurcareti, inca de la infiintare (2008). Experienta profesionala a editorului include doua banci, o importanta firma de soft contabil si ERP si o multinationala. In calitate de editor al Contzilla.ro a publicat peste 4.000 de articole de fiscalitate si contabilitate, articole citite de peste 5.000.000 de ori, de catre 1.500.000 de vizitatori unici.

8 Comments

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată.