Unul dintre documentele financiar-contabile utilizate in activitatea economica a unei societati este dispozitia de incasare/plata. Modul de intocmire si utilizare a acestui document este reglementat prin Ordinul nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile.
Dispozitia de incasare/plata este documentul financiar-contabil ce sta ca dovada a tranzactiilor derulate prin casierie: incasari si plati si prin urmare a operarii in Registrul de incasari si plati.
Se utilizeaza in cazul incasarii unor sume in numerar (inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale, materii prime, etc.) sau pentru efectuarea unor plati in numerar.
Pe de alta parte, dispozitia de incasare este o dovada pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale.
Totodata, este un document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate, fara sa mai existe un alt document justificativ pentru acele plati. Ordinul 2634/2015 nu mai prevede un anumit circuit al documentelor sau un anumit numar de exemplare.
De regula, in practica, dispozitia de plata/incasare se intocmeste intr-un singur exemplar de catre responsabilul cu casieria sau cel mai adesea de catre contabil. Documentul se anexeza la registrul de casa pentru a justifica intrarea sau iesirea de numerar respectiva.
Elementele unei dispozitii sunt:
- denumirea societatii
- numarul si data intocmirii dispozitiei de incasare/plata
- numele/prenumele si functia persoanei care incaseaza/restituie suma
- suma incasata/restituita
- scopul incasarii/platii
- semnaturile: conducatorului unitatii, compartimentul financiar-contabil
- datele suplimentare privind beneficiarul sumei (seria si numarul actului de identitate, suma primita, data, numele si prenumele, semnatura) – acest camp se completeaza numai pentru plati
- tipul tranzactiei si suma aferenta
- data si semnatura casierului
Cand utilizam aceste dispozitii?
Cateva exemple practice cand putem utiliza dispozitia de incasare/plata sunt urmatoarele:
Dispozitia de incasare:
- creditarea in numerar a societatii de catre administrator/asociatii entitatii
- restituirea unui avans nedecontat integral de catre angajatii care revin din delegatie
- recuperarea unei pagube produse de un angajat
- restituirea dividendelor interimare platite in plus unui asociat
Dispozitia de plata:
- restituirea creditarii in numerar a societatii catre administrator/asociatii entitatii
- plata diferentei cuvenite angajatilor pentru cheltuielile de deplasare
- plata salariilor in numerar cand din diverse motive nu se utilizeaza statul de plata
- justificarea platii unui furnizor pentru care s-au pierdut documentele de plata
- restituirea in numerar a unei garantii retinute de la un gestionar
Fiind documente care reflecta tranzactii cu numerar, este important sa fie urmarita incadrarea in plafoanele pentru tranzactii cu numerar, reglementate de Legea 70/2015. Cateva din aceste plafoane sunt:
- plati din avansuri spre decontare – in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei, stabilit pentru fiecare persoana care a primit avansuri spre decontare
- incasari de la persoane juridice, persoane fizice autorizate, intreprinderi individuale, intreprinderi familiale, liber profesionisti, persoane fizice care desfasoara activitati in mod independent, asocieri si alte entitati cu sau fara personalitate juridicalimita unui plafon zilnic de 5.000 lei de la o persoana
- plati catre persoanele mentionate anterior, in limita unui plafon zilnic de 5.000 lei/persoana, dar nu mai mult de un plafon total de 10.000 lei/zi
- plati catre magazinele de tipul cash and carry, care sunt organizate si functioneaza in baza legislatiei in vigoare, in limita unui plafon zilnic total de 10.000 lei
Termenul de arhivare
Termenul de arhivare a dispozitiilor de incasare si plata este de 5 ani, fiind astfel in lista documentelor cu cel mai redus termen de arhivare.
Model de completare dispozitie de incasare (creditare societate):
Model de completare dispozitie de plata (plata salariu in numerar catre angajat):
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
Cine si unde se trece numarul de inregistrare al disporitiei de plata sau incasare pentru contabilitate in partida simpla?
Buna seara,
Persoana care intocmeste respectiva dispozitie (persoana fizica autorizata spre exemplu in cazul PFA-ului).
In ceea ce priveste locul in care se trece numarul de inregistrare al dispozitiei, fiecare dispozitie de plata/incasare are in partea de sus un camp cu numarul si data de completare al acesteia.
Seara frumoasa!
Buna ziua,
Este necesara Dispozitia de plata in cazul mutarii de catre administrator de cash din casa in banca ?
Multumesc !
Buna ziua Daniel,
Nu este necesar acest document. Extrasul de cont este singurul document necesar.
Zi frumoasa!
E necesara dispozitia de plata la depunerea banilor la banca de catre angajat?
Buna ziua,
Nu este nevoie, document justificativ va fi extrasul de cont unde va aparea suma depusa de angajat.
Zi frumoasa!
Buna ziua, in cazul recuperarii unei sume virate eronat unui angajat, se face dispoz.de incasare si chitanta, sau numai dispoz.de incadare?
Buna ziua,
Se face dispozitie de incasare. Este suficient. Chitanta se utilizeaza in relatie cu tertii.
Zi frumoasa!
Buna ziua.
In cazul restituiri unui avans acordat unui șofer la plecarea în delegație, dispoziția de încasare se face numele șoferului sau al casierului care a încasat suma respectiva?
O zi buna în continuare
Buna ziua Maria,
Se intocmeste dispozitia de incasare pe care o semneaza casierul pentru primire. Poate scrie in detaliile documentului numele persoanei care a facut restituirea avansului.
Mult succes!
Bună ziua! Dacă se plătește o factura pe firma la banca, cu numerar, se face dispoziție de plata? Mulțumesc!
Buna ziua Madalina,
Pentru aceasta situatie se intocmeste dispozitia de plata care reflecta plata efectuata din casierie. La aceasta puteti sa atasati dovada depunerii numerarului in contul furizorului, primita de la banca.
Zi frumoasa!
Buna ziua.
Numerotarea dispozitiilor de plata cum se face?
La inceputul unui an nou incepe si numerotarea de la 1 sau merge in continuare la ce numar am ajuns?
Buna ziua,
Fiecare societate ar trebui sa dispuna de o procedura interna de gestionare a documentelor interne prin care decide cum face numerotarea documentelor. Va recomandam sa intocmiti o decizie la inceput de an in care sa decideti cum numerotati facturile, dispozitiile de plata, etc. Puteti incepe de la 1 sau de la ce numar ati ajuns anul precendent.
Mult succes!