Unul dintre documentele financiar-contabile utilizate in activitatea economica a unei societati este dispozitia de plata incasare. Modul de intocmire si utilizare a acestui document este reglementat prin Ordinul nr. 2634 din 5 noiembrie 2015 privind documentele financiar-contabile.
Dispozitia de incasare/plata este documentul financiar-contabil care dovedeste tranzactiile efectuate prin casierie, respectiv incasarile si platile in numerar, si sta la baza inregistrarii acestora in Registrul de casa. Completarea corecta a unei dispozitii de plata sau a unei dispozitii de incasare este importanta atat pentru respectarea legislatiei, cat si pentru o evidenta contabila corecta.
Ce sunt dispozitiile de incasare si plata
O dispozitie de plata incasare este un document justificativ utilizat pentru operatiunile in numerar efectuate prin casieria unei societati. In functie de natura operatiunii, documentul poate avea rol de:
- dispozitie de incasare, atunci cand societatea incaseaza numerar;
- dispozitie de plata, atunci cand societatea efectueaza o plata in numerar.
Aceste documente sunt utilizate in special pentru operatiuni care nu sunt acoperite de alte documente justificative sau pentru evidentierea unor tranzactii specifice prin casierie.
De exemplu, dispozitia de incasare reprezinta documentul prin care casieria justifica incasarea unor sume care nu constituie venituri din activitatea curenta a firmei, in timp ce dispozitia de plata justifica efectuarea unor plati in numerar pentru care nu exista un alt document justificativ.
Totodata, dispozitiile reprezinta documente justificative pentru inregistrarea operatiunilor in Registrul de casa si in contabilitate.
Potrivit Ordinului nr. 2634/2015, legislatia nu mai stabileste un circuit obligatoriu al documentelor si nici un numar fix de exemplare. In practica, o dispozitie de plata completata sau o dispozitie de incasare este intocmita, de regula, intr-un singur exemplar, de catre casier sau de persoana responsabila cu evidenta contabila, fiind ulterior anexata Registrului de casa.
Dispozitie de plata – definitie
Din punct de vedere practic, dispozitie de plata inseamna documentul prin care se aproba si se justifica plata unei sume de bani din casieria societatii catre o persoana fizica sau juridica. Acesta dovedeste iesirea numerarului si trebuie sa contina toate informatiile necesare pentru identificarea operatiunii.
Ce informatii trebuie sa contina documentul
Indiferent daca este vorba despre o dispozitie de plata catre casierie sau despre o dispozitie de incasare, documentul trebuie sa contina , la fel ca orice document justificativ, urmatoarele:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele si prenumele si, dupa caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care intocmeste documentul;
- numarul documentului si data intocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare (cand este cazul);
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cand este necesar, temeiul legal al efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate, dupa caz;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de efectuarea operatiunii economico-financiare.
Completarea tuturor acestor informatii este esentiala pentru validitatea documentului si pentru evitarea neconcordantelor la controalele fiscale.
Cand se utilizeaza dispozitiile de incasare si plata
In activitatea unei firme exista numeroase situatii in care este necesara intocmirea unei dispozitii de incasare sau a unei dispozitii de plata numerar.
Exemple de utilizare a dispozitiei de incasare
Printre cele mai intalnite situatii se numara:
- restituirea unui avans nedecontat integral de catre un angajat intors din delegatie;
- recuperarea unei pagube produse de un salariat;
- restituirea dividendelor interimare incasate in plus de catre un asociat.
In astfel de cazuri, documentul justifica intrarea banilor in casieria societatii.
Exemple de utilizare a dispozitiei de plata
O dispozitie de plata poate fi utilizata pentru:
- plata diferentei aferente cheltuielilor de deplasare;
- plata salariilor in numerar, in situatiile permise de lege;
- justificarea platii unui furnizor pentru care s-au pierdut documentele de plata;
- restituirea in numerar a unei garantii retinute unui gestionar.
In practica, multe firme genereaza aceste documente direct din aplicatiile de facturare-gestiune-contabilitate pe care le utilizeaza, cu datele completate automat.
Acest mod de lucru simplifica activitatea casieriei si reduce riscul de erori administrative.
Plafoanele legale pentru tranzactiile in numerar
Deoarece aceste documente reflecta operatiuni cu numerar, este important sa fie respectate plafoanele prevazute de Legea nr. 70/2015.
Printre cele mai importante se numara:
- plati din avansuri spre decontare – maximum 5.000 lei/zi pentru fiecare persoana;
- incasari de la persoane juridice, PFA, II, IF sau alte entitati – maximum 5.000 lei/zi de la aceeasi persoana;
- plati catre aceste persoane – maximum 5.000 lei/zi/persoana, fara a depasi 10.000 lei/zi in total;
- plati catre magazinele de tip cash & carry – maximum 10.000 lei/zi
- Incasari in numerar efectuate de la persoane fizice, reprezentand contravaloarea unor livrari ori achizitii de bunuri sau a unor prestari de servicii, dividende, cesiuni de creante sau alte drepturi, se efectueaza cu incadrarea in plafonul zilnic de 10.000 lei catre/de la o persoana.
- creditarea societatii si restituirea creditarii nu se pot face in numerar.
Respectarea acestor limite este esentiala pentru evitarea sanctiunilor si pentru desfasurarea activitatii in conformitate cu legislatia in vigoare.
Cum se completeaza corect dispozitiile de incasare si plata
Completarea corecta a unei dispozitii de plata incasare este importanta atat din punct de vedere contabil, cat si fiscal. Chiar daca documentul este relativ simplu, omisiunea unor informatii obligatorii poate crea probleme la verificarea documentelor justificative sau in cazul unui control fiscal.
O dispozitie de plata completata trebuie sa contina toate elementele prevazute de legislatia in vigoare, astfel incat operatiunea efectuata prin casierie sa poata fi identificata si justificata fara echivoc.
In functie de tipul operatiunii, documentul trebuie sa includa:
- denumirea societatii;
- numarul si data documentului;
- numele si prenumele persoanei care incaseaza sau primeste suma;
- functia persoanei respective, daca este cazul;
- suma achitata sau incasata, exprimata atat in cifre, cat si in litere, daca procedurile interne prevad acest lucru;
- explicatia operatiunii (motivul incasarii sau al platii);
- semnaturile persoanelor autorizate;
- semnatura casierului;
- seria si numarul actului de identitate al beneficiarului, atunci cand documentul reprezinta o dispozitie de plata.
De regula, documentul este intocmit de persoana responsabila cu casieria sau de departamentul financiar-contabil si este anexat Registrului de casa pentru justificarea miscarii de numerar.
Dispozitie de plata model
Utilizarea unui model de dispozitie de plata ajuta firmele sa completeze documentul unitar si sa reduca riscul aparitiei unor erori. Indiferent daca modelul este tiparit sau generat electronic, acesta trebuie sa respecte cerintele prevazute de Ordinul nr. 2634/2015 privind documentele financiar-contabile.
In mod similar, folosirea unui model de dispozitie de incasare simplifica activitatea casieriei si contribuie la pastrarea unei evidente clare a operatiunilor cu numerar.
Este recomandat ca fiecare document sa fie verificat inainte de aprobarea platii sau incasarii, pentru a evita diferente intre documentele justificative si inregistrarile din contabilitate.
Greseli frecvente in completarea dispozitiilor de casierie
Desi documentul este utilizat frecvent, exista o serie de greseli care apar in practica si care pot conduce la neconcordante in evidenta contabila.
Printre cele mai frecvente se numara:
- lipsa explicatiei privind scopul platii sau al incasarii;
- omiterea semnaturilor obligatorii;
- completarea incorecta a datelor beneficiarului;
- utilizarea dispozitiei pentru operatiuni care necesita alte documente justificative;
- neinregistrarea documentului in Registrul de casa;
- completarea eronata a sumei sau a datei documentului;
- nerespectarea plafoanelor pentru tranzactiile in numerar.
O alta greseala des intalnita este utilizarea unei dispozitii de plata catre casierie fara documente justificative suplimentare, acolo unde legislatia impune existenta acestora. In astfel de situatii, dispozitia nu poate inlocui documentele primare necesare justificarii operatiunii economice.
De asemenea, este recomandat ca documentele sa fie completate lizibil, fara stersaturi sau modificari care pot ridica semne de intrebare la verificarea ulterioara.
Respectarea procedurilor interne privind gestionarea numerarului contribuie la evitarea acestor situatii si la mentinerea unei evidente contabile corecte.
Termenul de arhivare pentru dispozitiile de incasare si plata
Dispozitiile de incasare si plata fac parte din categoria documentelor financiar-contabile care trebuie pastrate conform legislatiei privind arhivarea documentelor.
In prezent, termenul de arhivare pentru dispozitiile de incasare si plata este de 5 ani.Cei 5 ani se calculeaza insa de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar.
Respectarea termenului de arhivare este importanta deoarece documentele pot fi solicitate in cazul unui control fiscal, al unui audit sau pentru verificarea unor operatiuni contabile efectuate anterior.
Arhivarea poate fi realizata atat in format fizic, cat si electronic, cu respectarea prevederilor legale privind pastrarea documentelor financiar-contabile.
Obligatiile antreprenorilor privind documentele de casierie
Administratorii si persoanele responsabile de activitatea financiara au obligatia de a organiza si pastra in mod corespunzator documentele de casierie.
Acest lucru presupune:
- intocmirea corecta a fiecarei dispozitii de incasare sau dispozitii de plata;
- respectarea plafoanelor pentru operatiunile in numerar;
- inregistrarea tuturor operatiunilor in Registrul de casa;
- pastrarea documentelor justificative pentru fiecare tranzactie;
- arhivarea documentelor pe perioada prevazuta de lege.
O buna organizare a documentelor financiar-contabile reduce riscul erorilor, faciliteaza activitatea contabilului si contribuie la desfasurarea controalelor fiscale fara dificultati.
Totodata, este recomandat ca antreprenorii sa utilizeze solutii digitale pentru gestionarea documentelor, astfel incat evidenta acestora sa fie mai simpla, mai rapida si mai usor de verificat.
Cum te ajuta SmartBill in gestionarea dispozitiilor de incasare si plata
Gestionarea documentelor de casierie poate deveni dificila pe masura ce volumul operatiunilor creste. De aceea, este important ca antreprenorii sa utilizeze instrumente care simplifica evidenta documentelor financiar-contabile si reduc riscul aparitiei erorilor.
Cu ajutorul aplicatiilor SmartBill, poti administra mai eficient documentele utilizate in activitatea curenta a firmei si poti avea o evidenta clara a operatiunilor de incasare si plata.
Daca doresti sa gestionezi mai usor intreaga activitate financiar-contabila, poti utiliza Programul de contabilitate online SmartBill Conta, care te ajuta sa organizezi documentele contabile, sa urmaresti operatiunile firmei si sa ai acces rapid la informatiile necesare.
Pentru companiile care colaboreaza cu un contabil extern sau doresc o administrare eficienta a documentelor contabile, SmartBill ManagerConta faciliteaza schimbul de documente si centralizarea informatiilor intr-un singur loc.
O evidenta corecta a documentelor de casierie contribuie nu doar la respectarea obligatiilor legale, ci si la o mai buna organizare financiara a companiei.
Concluzie
Dispozitiile de incasare si plata sunt documente esentiale pentru evidenta operatiunilor efectuate prin casieria unei societati. Fie ca este vorba despre o dispozitie de incasare sau o dispozitie de plata, fiecare document trebuie intocmit corect, pastrat conform termenelor legale si inregistrat corespunzator in contabilitate.
Respectarea prevederilor legale privind utilizarea acestor documente, impreuna cu respectarea plafoanelor pentru operatiunile in numerar si arhivarea lor corespunzatoare, contribuie la evitarea problemelor fiscale si la o administrare eficienta a afacerii.
Daca iti doresti o gestionare mai simpla a documentelor financiar-contabile si o evidenta clara a operatiunilor firmei, solutiile SmartBill te pot ajuta sa economisesti timp si sa reduci riscul erorilor administrative.
Usureaza-ti munca cu gestionarea documentelor si castiga timp pretios pentru afacerea ta! Testeaza produsele SmartBill: program facturare, gestiune si contabilitate. Afla din pagina dedicata e-Factura si e-Transport motivele pentru care merita sa alegi SmartBill.
Ai firma noua? Primesti SmartBill gratuit timp de 12 luni, daca esti la inceput de drum. Afla mai multe pe smartbill.ro/startup.
Cine si unde se trece numarul de inregistrare al disporitiei de plata sau incasare pentru contabilitate in partida simpla?
Buna seara,
Persoana care intocmeste respectiva dispozitie (persoana fizica autorizata spre exemplu in cazul PFA-ului).
In ceea ce priveste locul in care se trece numarul de inregistrare al dispozitiei, fiecare dispozitie de plata/incasare are in partea de sus un camp cu numarul si data de completare al acesteia.
Seara frumoasa!
Buna ziua,
Este necesara Dispozitia de plata in cazul mutarii de catre administrator de cash din casa in banca ?
Multumesc !
Buna ziua Daniel,
Nu este necesar acest document. Extrasul de cont este singurul document necesar.
Zi frumoasa!
buna ziua!Spune-ti ca la mutarea de cash din casierie in banca nu e nevoie de dispozitie de plata,e de ajuns extrasul de cont.Exista vreo lege care spune asta?Eu am primit amenda de la pol economica pt ca am luat bani din vanzari si i-am depus la banca.Nu au luat in considerare extrasul de cont.Acum ma judec si am nevoie de cat mai multe informatii.Multumesc!
Buna ziua Sebastian,
Avem Ordinul nr. 2634/2015, care prevede ca Dispozitia de plata/incasare catre casierie serveste ca:
dispozitie pentru casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;
dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;
document justificativ de inregistrare in Registrul de casa si in contabilitate, in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.
Dispozitia de plata/incasare catre casierie se intocmeste:
in cazul utilizarii ca dispozitie de plata, atunci cand nu exista alte documente prin care se dispune plata (ex.: stat de salarii, lista de avans chenzinal etc.);
in cazul utilizarii ca dispozitie de plata a avansurilor pentru cheltuieli de deplasare, procurare de materiale etc.;
in cazul utilizarii ca dispozitie de incasare, atunci cand nu exista alte documente prin care se dispune incasarea (avize de plata, somatii de plata etc.).
Astfel, nu este mentionat ca acest document se utilizeaza pentru depunerea de bani la banca, insa se precizeaza ca dispozitia de plata se foloseste ca document justificativ de inregistrare in Registrul de casa si in contabilitate in cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.
In situatia dumneavoastra ar trebui sa aveti dovada depunerii numerarului la banca – fie chitanta eliberata de ATM (daca depunerea s-a facut la ATM), fie un document emis la ghiseul bancar care atesta aceasta depunere, pe langa extrasul de banca.
In cazul in care exemplarul s-a pierdut, puteti solicita bancii un duplicat al documentului de depunere.
Mult succes si o zi frumoasa in continuare!
Buna ziua!
Pentru plata unui prestator ocazional, curatenie, pe langa dispozitia de plata numerar, se mai plateste de catre platitor (Asociatie de prop) impozit de 10% din „brut”?
Multumesc
Buna Liviu,
Daca este o prestare ocazionala se va retine 10% impozit. Ar trebui sa existe un contract cu persoana respectiva. Pentru plata se poate utiliza dispozitie de plata.
E necesara dispozitia de plata la depunerea banilor la banca de catre angajat?
Buna ziua,
Nu este nevoie, document justificativ va fi extrasul de cont unde va aparea suma depusa de angajat.
Zi frumoasa!
Buna ziua, in cazul recuperarii unei sume virate eronat unui angajat, se face dispoz.de incasare si chitanta, sau numai dispoz.de incadare?
Buna ziua,
Se face dispozitie de incasare. Este suficient. Chitanta se utilizeaza in relatie cu tertii.
Zi frumoasa!
Buna ziua.
In cazul restituiri unui avans acordat unui șofer la plecarea în delegație, dispoziția de încasare se face numele șoferului sau al casierului care a încasat suma respectiva?
O zi buna în continuare
Buna ziua Maria,
Se intocmeste dispozitia de incasare pe care o semneaza casierul pentru primire. Poate scrie in detaliile documentului numele persoanei care a facut restituirea avansului.
Mult succes!
Bună ziua! Dacă se plătește o factura pe firma la banca, cu numerar, se face dispoziție de plata? Mulțumesc!
Buna ziua Madalina,
Pentru aceasta situatie se intocmeste dispozitia de plata care reflecta plata efectuata din casierie. La aceasta puteti sa atasati dovada depunerii numerarului in contul furizorului, primita de la banca.
Zi frumoasa!
Buna ziua.
Numerotarea dispozitiilor de plata cum se face?
La inceputul unui an nou incepe si numerotarea de la 1 sau merge in continuare la ce numar am ajuns?
Buna ziua,
Fiecare societate ar trebui sa dispuna de o procedura interna de gestionare a documentelor interne prin care decide cum face numerotarea documentelor. Va recomandam sa intocmiti o decizie la inceput de an in care sa decideti cum numerotati facturile, dispozitiile de plata, etc. Puteti incepe de la 1 sau de la ce numar ati ajuns anul precendent.
Mult succes!
Buna ziua,
Am infiintat o firma ce se va ocupa cu: achizitia de telefoane second-hand de la persoana fizice/juridice, reconditionarea lor si vanzarea ulterioara, ca obiect principal de activitate. De asemenea, va presta si servicii de reparatii GSM, dar si de vanzare de accesorii GSM noi (huse, folii, incarcatoare, etc).
Daca ma puteti ajuta, ma intereseaza urmatoarele:
1. Atunci cand cumpar de la pers. fizica este suficienta intocmirea borderoului de achizitie?
2. Pot face plata cash catre vanzator la fata locului? Pot folosi in acest caz ca document justificativ dispozitiile de plata?
3. Cum procedez daca cumparatorul doreste sa achite cash? Este suficienta emiterea facturii insotita de bon emis de casa de marcat?
Orice alte informatii sunt binevenite.
Va multumesc!
Buna ziua Gabriela,
1. La achizitiile de la persoane fizice se utilizeaza borderoul de achizitie si nota de intrare-receptie.
Potrivit OMFP 2634/2015, documentele justificative provenite din tranzactii/operatiuni de cumparare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baza de borderou de achizitie/carnet de comercializare, pot fi inregistrate in contabilitate numai in cazul in care se face dovada intrarii in gestiune a bunurilor respective.
2. In cazul platilor, puteti intocmi dispozitia de plata.
3. La incasarea cash, utilizati bonul fiscal, iar daca cumparatorul doreste factura, va fi necesar sa emiteti si factura. Daca acesta nu solicita factura, este suficient bonul fiscal.
Speram ca aceste informatii sa va fie utile.
Zi frumoasa si weekend placut!
Bună ziua! In cazul returnării unor ambalaje de tip SGR de către clienți, e suficient sa emitem dispoziție de plată pentru a justifica suma scoasă din casă ? Suntem o Întreprindere individuală! Va mulțumesc!
Buna ziua Florin,
Consideram ca ar trebui emis un bon cu minus. Initial, s-a inregistrat pe bonul fiscal marfa + garantia, de aceea, la returnare, consideram ca ar trebui sa avem un bon fiscal cu semnul „-„.
Mult succes si o zi frumoasa!
Buna ziua
Cum pot face stornarea unei facturi eliberate, care a fost încasată prin chitanță? De ce document va fi insotita factura storno pentru a ”anula” chitanta?
Cu multumiri,
Buna ziua Beatrice,
Pentru factura se face o factura de storno (cu semnul minus), pentru chitanta nu se poate face acelasi lucru. Dumneavoastra va trebui sa restituiti suma clientului si acest lucru se poate face prin banca (caz in care documentul justificativ este extrasul de banca) sau prin numerar. Daca clientul este persoana juridica, va poate emite o chitanta. Altfel, se poate face o dispozitie de plata.
Speram ca aceste informatii sa va fie utile.
Zi frumoasa!
Buna ziua
Pentru efectuarea unei chirii de catere o persoana juridica SRL catre o persoana fizica in urma unui contract de inchieriere spatiu comercial inregistrat la directia fiscala, persoana fizica are obligatia de a da vreo discpozitie de plata catre sociatatea respectiva sau SRL-ul are obligatia de a da dispozitir de plata din casa? Mentionez faptul ca ma afulu in litigiu cu acea societate pentru neplata chiriei si avocatul partii parate (al societatii) pretinde ca nu am eliberat eu nici o dovada de plata cand defapr eu stiu ca societatea are obligatia sa tina evidenta platii acestei chirii
Buna ziua,
Societatea are obligatia de a evidentia in contabilitate cheltuiala cu chiria si, de asemenea, plata efectuata catre persoana fizica, fie prin banca, fie in numerar, respectand prevederile cu privire la plafoanele pentru platile in numerar (Legea 70/2015). De asemenea, are obligatia de a retine impozitul si de a-l declara prin Declaratia 100.
Speram ca aceste informatii va sunt de ajutor!
O zi frumoasa in continuare.
Buna ziua.
Ptr.achizitii platie cash cu bon fiscal este obligatorie dispozitia de plata, daca sunt atasate decont de cheltuieli sau ordin de deplasare?
Buna ziua Ana-Maria,
Aici este important circuitul documentelor: daca ati primit un avans din casierie, pe baza caruia ati efectuat plati – de exemplu, intr-un magazin – si ati primit bon fiscal, atunci, la depunerea decontului si regularizarea sumelor, este necesara intocmirea unei dispozitii de plata sau incasare. In schimb, daca ati efectuat direct plata din casierie (ex: pentru achizitia unei case mobile) si vi s-a emis bon fiscal, se poate considera ca nu mai este necesara si intocmirea unei dispozitii. Totul depinde de circuitul intern stabilit pentru astfel de situatii.
Mult succes si o zi frumoasa in continuare!
Buna ziua,
Îmi puteți transmite vă rog dacă există efectuate plăți cash din casiere către același furnizor ( de exemplu poștă) dar ni se emite facturi diferite, se emite dispoziție de plată aferentă pentru fiecare factură în parte, ori este permis emiterea unei singure dispoziții de plată care să conțină totalul facturilor, iar acestea să fie atașate dispoziției de plată ? Vă mulțumesc !
Buna ziua Anca,
Sunt posibile ambele variante, de regula, pentru simplificare, se face o singura dispozitie de plata pentru un decont de cheltuieli care cumuleaza mai multe facturi.
Mult succes si o zi frumoasa in continuare!